Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG mit Sitz in Düsseldorf ist seit zwei Generationen ein kompetenter Partner für Handwerk, Baugewerbe und Unternehmen der Region und vermarktet elektrotechnische Erzeugnisse. Zur Firmenphilosophie der Kunden- und Partnerbindung durch Leistung, Service und Fairness gehört auch eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Darum hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden. Nach umfassenden Marktsondierungen fiel die Wahl auf drei Bausteine der DocuWare-Produktfamilie. Mit der Umsetzung des Projekts wurde der Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit beauftragt.
Dazu Philipp Klein, IT- und Organisations-Verantwortlicher bei dem Elektro-Großhändler: „Für uns war es ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, dass der Partner uns hervorragend beraten und mit Dokumentenmanagement schon seit über 75 Jahren Erfahrung hat. Dies belegt auch die entsprechend umfassende Referenzliste von Behrens & Schuleit.“
Rasche Projektrealisierung
Dank des Know-hows der Dokumentenexperten konnte die Software rasch in die vorhandene Umgebung eingepasst und produktiv geschaltet werden. Plein Elektro setzt die Lösung in den Abteilungen Verkauf, Einkauf, Rechnungsprüfung und Buchhaltung ein. Insgesamt arbeiten ca. 50 Mitarbeiter mit dem DMS. Gescannt und archiviert werden jegliche Belege, die mit handschriftlichen Notizen versehen sind. Dies sind zum großen Teil Lieferscheine, die die Abholer der örtlichen Handwerkerschaft abgeben, aber auch Lieferantenrechnungen. Diese werden sofort nach Eingang mit einem Barcode versehen, gescannt und an die Warenwirtschaft übergeben. Dabei kommt ein von Behrens & Schuleit entwickeltes Barcode-Tool zum Einsatz, das durch die automatische Erfassung ohne händische Verschlagwortung für maximale Effizienz sorgt.
Nutzen macht sich umgehend bemerkbar
Für Plein Elektro hat sich die Investition allein aufgrund der Zeiteinsparung für Ablage und Suche bereits gelohnt. Mitarbeiter haben jetzt binnen Sekunden die Möglichkeit, in Belege Einsicht zu nehmen, anstatt wie in der Vergangenheit einmal quer durch das Haus zu laufen. Sie können sich durch den Wegfall der früher zeitintensiven Ablage und Recherche um wesentliche Aufgaben kümmern, wodurch die knappen Personalressourcen des Elektro-Großhändlers geschont werden. Die Zufriedenheit der Kunden wurde ebenfalls verbessert, da Informationen noch während des Gesprächs am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Hinzu kommt der Raumgewinn durch die überflüssig gewordenen Aktenregale.
Plein Elektro ist mit dem Service von Behrens & Schuleit bei der Projekteinführung sehr zufrieden. Dazu Philipp Klein: „Klar gibt es mal Probleme, das bleibt bei einem solchen Projekt nicht aus. Aber gerade dann zeigt sich ja auch, wie gut der Partner wirklich ist – und hier hat Behrens & Schuleit auf ganzer Linie gepunktet.“ Daher erhielt das Systemhaus auch einen Wartungs- und Supportvertrag, mit dem Plein Elektro dafür sorgen will, dass sein System auch zukünftig stets auf dem aktuellsten Stand ist.
Über die Behrens & Schuleit GmbH:
Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, die LTU, die Plus Warenhandelsges. mbH, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.
Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Mitarbeiter und verfügt – neben seiner Zentrale in Düsseldorf – über Vertriebsbüros in Bad Bentheim, Meckenheim und Osnabrück. Geschäftsführer sind Dieter Rick und Thomas Rick. Behrens & Schuleit ist aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Darüber hinaus ist Thomas Rick Vorsitzender des Regionalkreises Niederrhein des BJU – DIE JUNGEN UNTERNEHMER (www.behrens-schuleit.de).
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