„Eines unser vordringlichen Anliegen ist es, für kleine und mittelständische Unternehmen die Hemmschwelle für den Einsatz von ECM-Systemen herabzusetzen. Mit unserer Aktion geben wir Interessenten die Möglichkeit, risikofrei und mit wenig Aufwand unsere Lösung zu testen“, erklärt DocuPortal Geschäftsführer Jens Büscher. „Dabei können sie sich in Ruhe von der Funktionalität rund um Volltextsuche, Workflow, Archivierung, Office- und Dateisystem-Integration oder auch E-Mail-Archivierung überzeugen. Das gibt ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, den Nutzen einer ECM-Lösung zu überprüfen.“
Die Rechnung von DocuPortal ist aufgegangen und inzwischen haben sich über 500 Interessenten für die Express-Version der DocuPortal ECM Suite Version 8 registriert. Das belegt, dass DocuPortal mit seinem Anliegen voll im Trend liegt und die Situation von Unternehmen richtig einschätzt: Der Bedarf und das Interesse an Effizienzsteigerungen und Einsparpotenzialen durch ECM-Systeme ist auch im Mittelstand da, doch stehen dem häufig Zeit- und Kostenaufwand entgegen. Der kostenfreie Download einer in puncto Funktionalität annähernd vollumfänglichen Version hat daher großen Anklang gefunden. Die Unternehmens-Anwender können jetzt zeitlich unbegrenzt die Lösung testen und sich von dem Motto „Alles. Einfach. Schnell. Finden!“ überzeugen. Mit der Ausweitung seiner Aktion setzt DocuPortal zusätzliche Anreize, Hemmschwellen zu überwinden und den Schritt in die digitale Dokumentenbearbeitung zu wagen.
DocuPortal EXPRESS als umfassende ECM-Suite
Die DocuPortal ECM Plattform ist eine moderne, mehrschichtige Architektur auf der Microsoft .NET Plattform und unterstützt die Installation auf modernen Windows Server Systemen sowie MS SQL, Oracle oder MySQL Datenbanken. Als Schnittstellen zwischen Server und den zahlreichen Oberflächen werden Web-Services auf Basis des SOAP-Protokolls bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt danach beispielsweise über gängige Browser und hier ohne sicherheitskritische Komponenten. Bestehende Datei- und Ordnerstrukturen können problemlos importiert werden.
DocuPortal EXPRESS unterstützt ein umfassendes ECM-Portfolio. Enthalten sind eine Benutzerkonten- und Gruppenverwaltung, Lese- und Bearbeitungsrechte, E-Mail-Benachrichtigungen, Versionierung mit Haupt- und Arbeitsversionen, Versionsvergleiche und Änderungshistorien.
Die Lösung ist speziell für die aktive Zusammenarbeit und die schnelle Auffindung geschäftsrelevanter Inhalte konzipiert und damit kein „totes Archivsystem“. DocuPortal EXPRESS wird als Zusatz zum klassischen Dateisystem genutzt und erweitert dies um neue Strukturierungsmöglichkeiten, wie Kategorien, Schlagworte, Querverknüpfungen, freie Eingabe von Zusatzfeldern und vieles mehr.
Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten wird über E-Mail-Benachrichtigungen sowie Foren und Kalender verbessert. Dies geschieht sowohl im nationalen als auch im internationalen Kontext, denn DocuPortal EXPRESS wird in vier Dialogsprachen ausgeliefert und ist vollständig UNICODE-konform.
Der mitgelieferte integrierte Workflowdesigner ermöglicht die individuelle Konfiguration umfassender Geschäftsprozesse, angefangen von Freigaben, über Urlaubsanträge bis hin zum Vertragsmanagement. Es lassen sich Aufgaben zu Entscheidungen, Eskalationen oder Wiedervorlagen ebenso einrichten wie E-Mail Versendungen, Delegationen oder Fristen. Selbst der Start externer Prozesse lässt sich in Workflows einbinden.
Web-Oberfläche, Office-, Outlook- und Dateisystem-Integration inklusive
Gerade zur Motivation der Mitarbeiter müssen bestehende Arbeitsweisen beibehalten werden. Daher bietet DocuPortal EXPRESS nicht nur den Zugriff über die leistungsfähige, AJAX-unterstützte Web-Oberfläche, sondern auch mit annähernd jeder Anwendung über die Dateisystem-Integration. Die Integration in moderne Outlook-Versionen ermöglicht das Speichern wichtiger E-Mails in der zentralen Ablage.
Einfacher Umstieg auf DocuPortal Unternehmens-Lösungen
Der Vorteil der DocuPortal-Technologieplattform ist ihr zentraler Ansatz, der keine Neuinstallation erfordert beim Umstieg auf höhere Versionen oder im Fall von Lizenzerweiterungen. Unternehmen können also durch einen Lizenzwechsel ohne Aufwand den Einsatzbereich erweitern.
Über das Unternehmen DocuPortal
Über 230 Kunden setzen bereits die DocuPortal ECM Suite für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein.
Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung aus.
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