ClickPost ist das neueste Produkt der One Click Solutions und übernimmt auf elektronischem Weg die Posteingangsverteilung in Organisationen. Die Einsparpotenziale durch diese Lösung sind vielfältig: Das manuelle Zustellen an die Mitarbeiter im Haus entfällt, stattdessen erhalten sie ihre Post bereits in elektronischer Form. Dadurch ist jetzt auch die Weiterleitung zur Kenntnisnahme an andere Mitarbeiter oder Teams schnell und einfach, genauso wie die Postzustellung an Mitarbeiter in Außenstellen oder auf Dienstreisen verzugsfrei erfolgt. Zudem kann die Post einfach in ECM-Systemen wie windream abgelegt werden.
In vielen Organisationen und Unternehmen wird heute die tägliche Eingangspost immer noch manuell verteilt. Das kostet Zeit und ist bisweilen nicht mal erfolgreich: Die Post erreicht die Mitarbeiter nicht, da sie unterwegs sind, oder wird sogar an einen nicht zuständigen Mitarbeiterkreis gesandt. Kontraproduktiv ist auch die gern praktizierte Erstellung von Kopien, die dann in Umlauf gebracht, vielleicht auch noch mehrfach eingescannt und schließlich abgelegt werden.
Einfacher und sicherer mit ClickPost
ClickPost optimiert diesen Posteingangsprozess wie folgt: Die Eingangspost wird ohne Trennungsmerkmale wie Barcode oder Leerseite stapelweise eingescannt. Die Software ClickPost sammelt die Scans dann von einem oder mehreren File-Verzeichnissen ein und führt die Belegtrennung automatisch eigenständig durch. Dabei können die analysierten Dokumente optional in durchsuchbare PDF/A-Dateien gewandelt werden.
Über eine integrierte Lookup-Funktion wird dann die Mailadresse des adressierten Mitarbeiters ermittelt und die Post per Email versendet.
Sind einzelne Posteingangsdokumente nicht eindeutig zustellbar, z.B. weil nur die Abteilung und kein Mitarbeiter adressiert ist, so wird die Post zum entsprechenden Abteilungssekretariat oder einer angelegten Vertretungsregelung gesendet.
Damit unterstützt ClickPost den Übergang von Papier zur digitalen Verarbeitung bereits zu einem sehr frühen Prozesszeitpunkt, und die Vorteile der softwaregestützten Verarbeitung können effizient genutzt werden.
Neue Funktionen
Mit der Version 4 hat One Click Solutions seine lernende Erfassungsoftware AutoClick weiterentwickelt, die nun für noch mehr Anwendungsfälle bereitsteht. So wurden neue Features wie die Adresserkennung oder Mehrprozessorfähigkeit integriert, und eine neue Viewer-Technik sorgt für ein signifikant optimiertes Look & Feel. Im Bereich der Texterkennung wurde in AutoClick die aktuelle ABBYY FineReader Version 10 integriert, mit der sich bei der Datenerfassung und Barcodeerkennung noch bessere Ergebnisse erzielen lassen.
Mit dem Add-on Multiqueue kann AutoClick nun auch beliebig viele Mandanten verarbeiten, wobei die Erfassung für jeden Mandanten individuell konfigurierbar ist.
Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von AutoClick ermöglichen den Einsatz in einem breitgefächerten Anwendungsfeld: von der inhaltlichen Auswertung von Barcodes, über die inhaltliche Validierung erfasster Werte und Formalprüfungen bei Eingangsrechnungen entsprechend dem geltenden Umsatzsteuergesetz, bis zur Auslesung von Positionsdaten mit unterschiedlicher Länge und über mehrere Seiten hinweg.
Damit bietet AutoClick zahlreiche Funktionen insbesondere auch für das Rechnungswesen, um zum Beispiel die automatische Rechnungsprüfung mittels Workflows, wie dem BPM von windream, effizient zu ermöglichen.
One Click Solutions GmbH
Die One Click Solutions GmbH ist Hersteller von Produkten und Software-Lösungen rund um den Bereich Belegerfassung. Im Fokus stehen dabei die eigenen Produkte ClickWizard, ClickReader und AutoClick, deren Verfahren patentiert sind. Zudem ist One Click Solutions ein Systemhaus mit den Lösungsschwerpunkten ECM, EIMS, Workflow und Capturing.
Das Unternehmen wurde im März 2006 gegründet. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner europaweit. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart. Zum Kundenkreis zählen u.a. CIP Adidas, E.ON Ruhrgas, MAN Ferrostaal Automotive GmbH, Volvo Trucks Region Central Europe GmbH, Hans Henglein & Sohn GmbH, FleetCompany GmbH, Deutscher Tierschutzbund e.V. und der Caritasverband.
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Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit mehr als 60 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika, Afrika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel Babcock Noell, die DFS Deutsche Flugsicherung, die Deutz AG, Swisscom, die Koenig & Bauer AG sowie die BKK Essanelle.
Über das Enterprise-Content-Management-System windream
windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein Dokumenten-Management-System in ein Betriebssystem integriert.
windream wird in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen und in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab. Zu den verfügbaren Produkten zählen Anbindungen an ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme ebenso wie Integrationen in Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging / Data-Capturing-Lösungen sowie in verschiedenste branchenspezifische Anwendungen. windream hat als Teilnehmer an der BARC-Studie „Enterprise Content Management“ ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.
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