Der im März 2016 veröffentlichte Digital Office Index des Digitalverbandes bitkom ergab, dass 58 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Rechnungen immer noch auf Papier erstellen. Selbst bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitern, mit einem enorm hohen Rechnungsvolumen, setzt fast die Hälfte auf Papier. Etwas besser stellt sich die Situation beim Empfang von Rechnungen dar: Nur circa 40 % der deutschen Unternehmen empfangen Rechnungen in Papierform.
Erheblicher Nachholbedarf
„Diese Zahlen belegen, dass wir Deutschland nach wie vor einen erheblichen Nachholbedarf bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches haben“, sagt Sven Kaiser, Geschäftsbereichsleiter Marketing der OPTIMAL SYSTEMS. „Deshalb haben wir diese Initiative gestartet und wollen somit weitere Unternehmen von den Vorteilen überzeugen. Dabei wäre es wenig authentisch, wenn wir unseren Kunden E-Invoicing empfehlen und wir weiter auf die Zustellung mit der Postkutsche setzen.“
Intern vollständig digital
Intern bearbeitet der ECM-Anbieter seine eingehenden Rechnungen auf Basis von enaio® bereits vollständig digital und konnte damit den Zeitraum vom Erhalt bis zur Verbuchung und Ausgleich um 10 Prozent verkürzen. enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch. Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit. Eingehende Rechnungen erkennt das System automatisch, verteilt sie an die zuständigen Sachbearbeiter und gleicht optional die Daten mit im ERP-System oder Finanzbuchhaltungssystem vorhandenen Daten ab. Dabei lassen sich die Vorgänge direkt mit der zugehörigen elektronischen Rechnung verknüpfen.
Lieferanten, die ihre Rechnung elektronisch versenden, profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, schnellerem Ausgleich und geringeren Kosten. Auf der Empfängerseite wiederrum schlägt die schnellere Bearbeitung in der Nutzung gewährter Skonti, Rabatte oder saisonaler Angebote zu Buche. Außerdem reduzieren sich durch Wegfall manueller Arbeiten ebenfalls die Kosten.
Einheitliches Format für den Rechnungsaustausch
Idealerweise erfolgt der Rechnungsaustausch über das ZUGFeRD-Datenmodell. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung“. Dabei handelt es sich um eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnung als langzeitarchivsichere PDF/A sowie die Rechnungsdaten als XML-Datensatz hinterlegt sind. Der Kunde kann diese maschinenlesbaren XML-Daten direkt an sein ERP- oder Finanzbuchhaltung-System weitergeben und erspart sich somit die manuelle Erfassung oder Extraktion. enaio® archiviert Dateien in diesem Format revisionssicher und liest bei der Ablage die XML-Datei aus, sodass dem Anwender beim Öffnen der Indexmaske die Rechnungswerte präsentiert werden und er diese nicht mehr selbst erfassen muss.
Über die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe:
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit über 330 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital Workplace zu realisieren. Rund 300.000 Anwender bei über 1.860 Kunden arbeiten täglich mit enaio® – der ECM- Software von OPTIMAL SYSTEMS. Zur Unternehmensgruppe gehören elf Gesellschaften, die von 14 Standorten agieren. enaio® ist in zehn europäischen Ländern sowie in Asien und Übersee im Einsatz.
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Sven Kaiser
Unternehmenssprecher und Geschäftsbereichsleiter Marketing
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