Mittelständische Unternehmen plagen sich täglich mit erheblichen Informationsdefiziten, Dateichaos und intransparenten Prozessen. Enterprise Content Management (ECM) Systeme wie DocuPortal können solche Missstände wirksam und schnell beseitigen. Dabei sorgt ein ECM-System dafür – neben dem nachweisbaren Einsparpotenzial von Betriebsmitteln – dass bis zu 50 Prozent der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter wieder für produktive Tätigkeiten bereit stehen. Und dies zu Kosten von teilweise weniger als einem Prozent der täglichen Personalkosten.
Überzeugung durch risikolosen Praxiseinsatz
Trotz des in zahlreichen Projekten nachgewiesenen Nutzens und des schnellen ROIs wird das Thema ECM im deutschsprachigen Raum wenig beachtet. Hinzu kommt die Marktsituation im Mittelstand, wo interessierte Unternehmen keine Zeit, keine Ressourcen und keine Kapitalmittel zur Verfügung stellen, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens durch eine ECM-Lösung zu fördern. Firmen entscheiden im Mittelstand oft nach einem „gefühlten“ Nutzen, der zweifelsohne vorhanden ist, aber immer noch viel zu selten (an-)erkannt wird.
Daher stellt DocuPortal die EXPRESS-Version seiner umfassenden ECM-Suite mit einer schnellen Installation zur Verfügung, um die zahlreichen Aspekte einer Informationsverbesserung im Unternehmen ohne Kosten und ohne Zeitlimitierung praxisnah zu prüfen.
DocuPortal EXPRESS als umfassende ECM-Suite
Die DocuPortal ECM Plattform ist eine moderne, mehrschichtige Architektur auf der Microsoft .NET Plattform und unterstützt die Installation auf modernen Windows Server Systemen sowie MS SQL, Oracle oder MySQL Datenbanken. Als Schnittstellen zwischen Server und den zahlreichen Oberflächen werden Web-Services auf Basis des SOAP-Protokolls bereitgestellt.
Der Zugriff erfolgt danach beispielsweise über gängige Browser und hier ohne sicherheitskritische Komponenten. Bestehende Datei- und Ordnerstrukturen können problemlos importiert werden. Die Dateien werden analysiert und sind danach über die Volltextsuche und frei definierbaren Zusatz-Felder erheblich schneller auffindbar, als über die klassische Suche im Dateisystem.
DocuPortal EXPRESS unterstützt ein umfassendes ECM-Portfolio. Enthalten sind eine Benutzerkonten- und Gruppenverwaltung, Lese- und Bearbeitungsrechte, E-Mail-Benachrichtigungen, Versionierung mit Haupt- und Arbeitsversionen, Versionsvergleiche und Änderungshistorien.
Die Lösung ist speziell für die aktive Zusammenarbeit und die schnelle Auffindung geschäftsrelevanter Inhalte konzipiert und damit kein „totes Archivsystem“. DocuPortal EXPRESS wird als Zusatz zum klassischen Dateisystem genutzt und erweitert dies um neue Strukturierungsmöglichkeiten, wie Kategorien, Schlagworte, Querverknüpfungen, freie Eingabe von Zusatzfeldern und vieles mehr.
Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten wird über E-Mail-Benachrichtigungen sowie Foren und Kalender verbessert. Dies geschieht sowohl im nationalen als auch im internationalen Kontext, denn DocuPortal EXPRESS wird in vier Dialogsprachen ausgeliefert und ist vollständig UNICODE-konform.
Das integrierte Langzeitarchiv umfasst Aufbewahrungsfristen, beliebige Archivdatenträger via UNC/Laufwerk und erlaubt die automatische oder manuelle Archivierung auch kompletter Strukturen, z.B. eines gesamten Projektordners.
Der mitgelieferte integrierte Workflowdesigner ermöglicht die individuelle Konfiguration umfassender Geschäftsprozesse, angefangen von Freigaben, über Urlaubsanträge bis hin zum Vertragsmanagement. Es lassen sich Aufgaben zu Entscheidungen, Eskalationen oder Wiedervorlagen ebenso einrichten wie E-Mail Versendungen, Delegationen oder Fristen. Selbst der Start externer Prozesse lässt sich in Workflows einbinden.
Die Business-Object-Pattern (Schablonen) Technologie von DocuPortal erlaubt außerdem die Anpassung der Inhaltsarten an den Unternehmenskontext, z.B. Vertragsmanagement, Aktenablage, alltägliche Büroorganisation oder Qualitätsmanagement-Anforderungen.
Web-Oberfläche, Office-, Outlook- und Dateisystem-Integration inklusive
Gerade zur Motivation der Mitarbeiter müssen bestehende Arbeitsweisen beibehalten werden. Daher bietet DocuPortal EXPRESS nicht nur den Zugriff über die leistungsfähige, AJAX-unterstützte Web-Oberfläche, sondern auch mit annähernd jeder Anwendung über die Dateisystem-Integration. Die Integration in moderne Outlook-Versionen ermöglicht das Speichern wichtiger E-Mails in der zentralen Ablage.
Einfacher Umstieg auf DocuPortal Unternehmens-Lösungen
Der Vorteil der DocuPortal-Technologieplattform ist ihr zentraler Ansatz, der keine Neuinstallation erfordert beim Umstieg auf höhere Versionen oder im Fall von Lizenzerweiterungen. Unternehmen können also durch einen Lizenzwechsel ohne Aufwand den Einsatzbereich erweitern.
Über das Unternehmen DocuPortal
Über 230 Kunden setzen bereits die DocuPortal ECM Suite für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein.
Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung aus.
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