Unternehmensberatung aus Bielefeld - eine Fallstudie

Die Ausgangssituation für die Unternehmensberatung in Bielefeld, für die ZEP-Team GmbH gestaltete sich wie folgt: Das Unternehmen beschäftigt etwa 35 hochqualifizierte Mitarbeiter und hat sich durch die Umsetzung von Projekten mit höchstem Qualitätsstandard und zufriedenen Kunden einen exzellenten Ruf erarbeitet. Die interne Kommunikation war jedoch bisher ein Problem. Informationen zu den Projekten waren nicht für alle relevanten Mitarbeitenden zugänglich. Sie wurden auf verschiedenen Medien wie WhatsApp, Excel und CRM-Software gespeichert, was zu Redundanzen und Suchaufwand führte. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter erfolgte manuell auf Papierzetteln, die in die CRM-Software eingepflegt werden mussten, was fehleranfällig und zeitaufwändig war. Informationen zu Änderungen, Nachbestellungen und Dokumentationen wurden ebenfalls auf verschiedenen Plattformen gespeichert. Es fehlte an einer einheitlichen, digitalen Lösung, um effizienter zu arbeiten und alle relevanten Projektinformationen an einem Ort zu bündeln.

Mit dem Vorgängerprogramm von INQA-Coaching konnte das Unternehmen die Baustellenkommunikation digitalisieren und so die Kommunikation verbessern und die Effizienz steigern.

Die klare Ausrichtung: Digitalisierung für mehr Effizienz

Die Geschäftsführung der ZEP-Team GmbH erkannte den Handlungsbedarf und stellte sich folgende Fragen:

• Wie können wir die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden verbessern?
• Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen effizienter gestalten?
• Wie können wir die Transparenz und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens erhöhen?

Die Antwort auf diese Fragen führte zur Initiierung des Projekts „Digitalisierung der Baustellenkommunikation“.

Ziele der ZEP-Team GmbH:

• Zukunftsorientiert arbeiten: Bereit sein für kommende Anforderungen.
• Zeitersparnis: Daten und Informationen nur einmal erfassen, kein langes Suchen.
• Steigerung der Profitabilität: Effizientere Prozesse bedeuten mehr Gewinn.
• Mehr Planungssicherheit: Verlässliche Projektinformationen.

Coaching-Methoden: Der Weg zur Transformation

Um diese Ziele zu erreichen, wurden im Coaching verschiedene Methoden angewandt:

• Zielformulierung: Klarheit über die gewünschten Veränderungen.
• SWOT-Analyse: Identifikation von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
• Mitarbeiterinterviews: Einbeziehung der Mitarbeiter, um ihre Bedenken und Ideen zu berücksichtigen.
• Workshops: Gemeinsame Arbeit an Lösungen.
• Umsetzungsbegleitung: Schritt-für-Schritt-Begleitung des Veränderungsprozesses.

Phasen des Coachings: Der Weg zum Erfolg

• Kick-off: Der Startschuss für das Projekt.
• Wöchentliche Treffen des LAB-Teams: Kontinuierlicher Austausch und Arbeitsgruppen.
• Lösungsfindung im (LAB-)Team und im Austausch mit dem Lenkungskreis: Ideenentwicklung und Problemlösung.
• Formulierung von Umsetzungsschritten: Klare Pläne für die Umsetzung.
• Abschluss-Workshop: Zusammenfassung der Ergebnisse und Abschluss des Projekts.
• Evaluierung: Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung.

Die App wurde schrittweise zunächst bei den Vorarbeitern (Erzeugung von Experten-Wissen) und dann bei allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingeführt (Know-how-Transfer innerhalb des Unternehmens).

Eine Evaluierung verschiedener Apps zeigte, wie wichtig es ist, dass die Software die internen Abläufe optimal unterstützt und zusätzliche manuelle Arbeit vermieden werden kann. Die nahtlose Integration der App in die bereits genutzte Software war entscheidend.

Die Einführung der Baustellen-App und ihre Anbindung an die bestehende Software führte zu erheblichen Zeitersparnissen und Synergieeffekten. Zentrale Prozesse wurden einfacher und zeitsparender abgebildet. Die Transparenz in den Bauprojekten erhöhte sich erheblich, und Missverständnisse wurden vermieden. Durch die partizipative Herangehensweise waren viele Mitarbeitende, unabhängig von ihrer Hierarchiestufe, in die Auswahl der App involviert. Das hat zu einer hohen Akzeptanz wesentlich beigetragen.

Unser INQA-Coaching in Bielefeld bei der ZEP-Team GmbH hat gezeigt, wie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen die Effizienz steigern, Fehler minimieren und die Zukunftsfähigkeit eines Handwerksbetriebs sicherstellen kann.

Ihr Weg zu mehr Effizienz mit INQA-Coaching

Wenn Sie auch in Ihrem Unternehmen die Prozesse und Abläufe verbessern oder neu entwickeln möchten, dann beraten wir Sie gerne zum INQA-Coaching aus Bielefeld. Das Förderprogramm unterstützt Unternehmen bei der Einführung von digitalen Lösungen mit einer Förderquote von 80 %. Erfahren Sie mehr zum INQA-Coaching Förderprogramm und wie Sie davon profitieren können.