Digitaler Werkzeugkasten für HPM: Mit JSM zur elektronischen Akte

Wenn sich ein Unternehmen dem Digitalisierungsprozess stellt, heißt es: Zettelwirtschaft minimieren und physische Akten digitalisieren. Insbesondere im Verwaltungsbereich ist das ein Pain Point vieler deutscher Unternehmen, die über Jahre ein immenses Aktenarchiv aufgebaut haben. Doch die Rechtsabteilung der „HPM Die Handwerksgruppe“ hat sich mit Erfolg genau dieser Mammutaufgabe gestellt und die elektronische Akte eingeführt. Unterstützung hatte die Handwerksgruppe dabei von der Jodocus GmbH – Deutschlands erstem und einzigen Cloud Native unter den Prozessoptimierern im Atlassian-Umfeld. So konnten die richtigen Werkzeuge zur Einführung der elektronischen Akte implementiert und ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung geschaffen werden.

Handwerksbetriebe mit Recht gut unterstützt: Die in Hamburg ansässige HPM Service und Verwaltung GmbH versteht sich als Dienstleister für die Betriebe und unterstützt in vielen Bereichen, wie Personal, im Rechnungswesen, Controlling, Marketing, IT oder auch in rechtlichen Fragen mit erfahrenen Anwälten und viel Fachwissen aus der Baubranche. 
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So geht es häufig um eine umfassende Begleitung von Bauvorhaben, die Prüfung von Verträgen und die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen. Aber auch in Streitfällen können Betriebe auf rechtliche Hilfe zählen – sowohl intern durch Experten als auch gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit externen Anwälten. Darüber hinaus stellt die Rechtsabteilung der Handwerksgruppe Musterschreiben und Musterverträge bereit, die den Betrieben als Vorlagen dienen. Um jedoch die individuelle Rechtsberatung der einzelnen Betriebe zu gewährleisten, muss es für jeden Rechtsfall eine Akte mit allen wichtigen rechtlichen Informationen und Ansprechpartnern geben. Viele Jahre wurde das in Form von physischen Akten – dem damaligen Standard – gemacht. Doch mit dem Wachstum der Gruppe auf mittlerweile mehr als 150 Betriebe wurde der Wunsch nach Digitalisierung der Prozesse immer größer.

HPM AUF WACHSTUMSKURS – PHYSISCHE AKTEN ALS BREMSE

Dass physische Akten in der heutigen Zeit schnell an ihre Grenzen stoßen, erkannte die Rechtsabteilung der HPM und zog die Digitalisierung der Akten in Betracht. Für die Umsetzung holte die HPM die Jodocus GmbH ins Boot. Das Unternehmen, ebenfalls mit Sitz in Hamburg, hat sich auf die Prozessoptimierung und -digitalisierung in der Atlassian Cloud spezialisiert. Neben technisch einwandfreien Migrationen von Tools wie Jira oder Confluence legen die Digitalisierungsspezialisten größten Wert auf individuelle Lösungen zur Prozessdigitalisierung und -optimierung. So hatte man auch für die HPM schnell das richtige Werkzeug für die Umsetzung der elektronischen Akte zur Hand: Jira Service Management (JSM).

OPTIMIERUNG VORPROGRAMMIERT: ELEKTRONISCHE AKTE & MORE MIT JSM

Vom Self-Service-Portal über einen übersichtlichen, intuitiven Service-Desk bis zum umfassenden Berichtswesen bietet JSM viele Funktionen, um nahezu alle Prozesse der Rechtsabteilung zu digitalisieren. Dabei funktioniert Jira Service Management wie eine zentrale offene Service-Plattform, um Anfragen schnell abzuwickeln und einen beispielhaften Mitarbeiter- und Kundensupport – bzw. im Fall der HPM Mitarbeiter- und Mitgliederbetriebs-Support – zu bieten. „Jira ist zwar nicht auf rechtsanwaltliche Tätigkeit zugeschnitten, aber flexibel anpassbar. Die Spezialisten von Jodocus haben JSM so angepasst, dass es immer besser für unsere Tätigkeiten in der Rechtsabteilung funktioniert“, beschreibt Tim Janke, Leiter der Rechtsabteilung bei der HPM, die Implementierung. So erfüllt JSM sämtliche Vorteile der elektronischen Akte und bietet darüber hinaus weitere Funktionen, um Prozesse noch effizienter zu gestalten.

Jasmin Ewert, Rechtsanwaltsfachangestellte bei HPM und federführend bei der Umstellung auf die elektronische Akte involviert, fasst die Vorteile zusammen: „Durch die Einführung von JSM arbeiten wir jetzt nahezu papierlos und revisionssicher. Auch ist der Verwaltungsaufwand in Bezug auf den Platz und das Archiv stark gesunken. Die Kommunikation innerhalb unserer Abteilung läuft dank JSM jetzt noch reibungsloser ab, da in den elektronischen Akten gezielte Anweisungen oder Informationen übertragen werden können." Man findet alles an “einer Stelle” und durch den Service Desk wird den Betrieben ein einfacher und transparenter Einstieg in die Kommunikation mit der Abteilung angeboten. Dazu profitieren die Betriebe der HPM von der elektronischen Akte auch in anderer Weise: Sie erhalten umgehend eine Benachrichtigung über den Erhalt von Anfragen, können jederzeit den aktuellen Stand abrufen und einfach und schnell selbst Unterlagen einstellen. Das macht die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und Betrieben für beide Seiten deutlich effizienter.

Zudem bietet JSM für rechtsanwaltliche Tätigkeiten eine Reihe an sinnvollen Funktionen out of the box, etwa das Einstellen von Wiedervorlagen und Fristen – teilweise komplett automatisiert. Auch Fristverlängerungsanträge können, dank JSM, jetzt besser verfolgt werden. Genauso nützlich sind die Zugriffsrechte auf die Akten, die von den Administratoren bei HPM jetzt individuell vergeben und jederzeit geändert werden können. Vor allem erleichtert der ortsunabhängige Zugriff auf die elektronischen Akten die Zusammenarbeit im Team, da jede/r Kolleg*in der Abteilung von überall Einsicht in die Akten der anderen nehmen kann. Die deutlichen Vorteile für die HPM durch die E-Akte lassen Tim Janke zu seinem Fazit kommen: „Ich bin froh, dass wir mit unserer Rechtsabteilung das Pilotprojekt für die Implementierung von JSM sein durften. Das macht unsere Arbeit sehr viel einfacher, transparenter und effizienter. Ich würde nie wieder zurück zum Papier gehen.“