Wenn sich ein Unternehmen dem Digitalisierungsprozess stellt, heißt es: Zettelwirtschaft minimieren und physische Akten digitalisieren. Insbesondere im Verwaltungsbereich ist das ein Pain Point vieler deutscher Unternehmen, die über Jahre ein immenses Aktenarchiv aufgebaut haben. Doch die Rechtsabteilung der „HPM Die Handwerksgruppe“ hat sich mit Erfolg genau dieser Mammutaufgabe gestellt und die elektronische Akte eingeführt. Unterstützung hatte die Handwerksgruppe dabei von der Jodocus GmbH – Deutschlands erstem und einzigen Cloud Native unter den Prozessoptimierern im Atlassian-Umfeld. So konnten die richtigen Werkzeuge zur Einführung der elektronischen Akte implementiert und ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung geschaffen werden.
Handwerksbetriebe mit Recht gut unterstützt: Die in Hamburg ansässige HPM Service und Verwaltung GmbH versteht sich als Dienstleister für die Betriebe und unterstützt in vielen Bereichen, wie Personal, im Rechnungswesen, Controlling, Marketing, IT oder auch in rechtlichen Fragen mit erfahrenen Anwälten und viel Fachwissen aus der Baubranche.
So geht es häufig um eine umfassende Begleitung von Bauvorhaben, die Prüfung von Verträgen und die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen. Aber auch in Streitfällen können Betriebe auf rechtliche Hilfe zählen – sowohl intern durch Experten als auch gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit externen Anwälten. Darüber hinaus stellt die Rechtsabteilung der Handwerksgruppe Musterschreiben und Musterverträge bereit, die den Betrieben als Vorlagen dienen. Um jedoch die individuelle Rechtsberatung der einzelnen Betriebe zu gewährleisten, muss es für jeden Rechtsfall eine Akte mit allen wichtigen rechtlichen Informationen und Ansprechpartnern geben. Viele Jahre wurde das in Form von physischen Akten – dem damaligen Standard – gemacht. Doch mit dem Wachstum der Gruppe auf mittlerweile mehr als 150 Betriebe wurde der Wunsch nach Digitalisierung der Prozesse immer größer.
HPM AUF WACHSTUMSKURS – PHYSISCHE AKTEN ALS BREMSE
Dass physische Akten in der heutigen Zeit schnell an ihre Grenzen stoßen, erkannte die Rechtsabteilung der HPM und zog die Digitalisierung der Akten in Betracht. Für die Umsetzung holte die HPM die Jodocus GmbH ins Boot. Das Unternehmen, ebenfalls mit Sitz in Hamburg, hat sich auf die Prozessoptimierung und -digitalisierung in der Atlassian Cloud spezialisiert. Neben technisch einwandfreien Migrationen von Tools wie Jira oder Confluence legen die Digitalisierungsspezialisten größten Wert auf individuelle Lösungen zur Prozessdigitalisierung und -optimierung. So hatte man auch für die HPM schnell das richtige Werkzeug für die Umsetzung der elektronischen Akte zur Hand: Jira Service Management (JSM).