Durch eine Workflow-Engine werden alle Audit-Schritte von der Planung und eigentlichen Durchführung bis zur Verfolgung von Korrekturmaßnahmen automatisiert. Dabei kann jede Art von Analysen abgebildet werden, beispielsweise interne oder Lieferanten-Audits, Zertifizierungen oder Compliance-Checks. Als zentrale Informationsplattform stellt das PILOT Audit Management auf Knopfdruck Informationen für das Management bereit und unterstützt so den kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Unternehmens.
Konkret konfiguriert der Auditor im PILOT-Modul Audit Management unterschiedliche Audit-Pläne und stellt sie den entsprechenden Audit-Beauftragten via Webportal zur Verfügung. Er kann verschiedene Audit-Pläne für unterschiedliche Bereiche innerhalb und außerhalb des Unternehmens erstellen und per E-Mail zuweisen. Eine fristgerechte Bearbeitung durch die Audit-Beauftragten wird über fortlaufende Statusübersichten und automatisierte Erinnerungsfunktionen gewährleistet. Nach Durchführung der definierten Aufgaben erhält der Auditor ebenfalls eine entsprechende Rückmeldung zur Prüfung der Ergebnisse. Über die PILOT-Benutzerverwaltung kann der Auditor zudem für jeden Audit-Beauftragten individuell festlegen, welche Funktionen er ausführen kann.
Eine in der Praxis wichtige Unterstützung bietet die Online-Hilfe des PILOT-Systems in Form eines Wikis. Es enthält bei Auslieferung detaillierte Beschreibungen zu allen Funktionen und Kennzahlen der individuellen Kundenlösung. Hierin sind auch die für den Audit-Beauftragten wichtigen Angaben bereits beschrieben. Je nach den Einstellungen in der Benutzerverwaltung kann der Auditor die Inhalte des Wikis selbst bearbeiten und ergänzen. Auf diese Weise lassen sich beispielswiese auch neu angelegte Audit-Pläne beschreiben und den entsprechenden Audit-Beauftragten zur Unterstützung bereitstellen.
„Das Audit-Management der PILOT Suite dient nicht allein der effizienten und kostenschonenden Analyse möglicher Schwächen im eigenen Haus oder bei Lieferanten, sondern sein Wert liegt gleichzeitig in den Folgeprozessen“, betont Martin Krupa, Software Consultant bei der FELTEN Group. „Eine mindestens ebenso große Bedeutung kommt der konsequenten Verfolgung von eingeleiteten Maßnahmen zur Beseitigung der identifizierten Schwachstellen zu, damit ihre Wirksamkeit überprüft werden kann.“
