Die Cocq Datendienst GmbH, ein Unternehmen der ANS-Gruppe, erhielt von dem Spezialhersteller den Auftrag zur Annahme, Verarbeitung und Datenextraktion der Kreditorenrechnungen. Zwischen 15.000 und 20.000 Rechnungen jährlich treffen direkt bei Nynas ein. Das Unternehmen benötigt dafür ein eigenständiges Rechnungseingangsverfahren und suchte einen Scandienstleister, der die in Papier- sowie PDF-Form eintreffenden Rechnungen so aufbereitet, dass Nynas damit seine Folgeworkflows starten kann. Begleitend zur künftigen Übernahme der Kreditorenbuchhaltung führt das Unternehmen auch ein neues ERP-System mit Bestellwesen ein. Eine anspruchsvolle Aufgabe für Cocq, da anfangs nur wenig konkrete Angaben auf den Rechnungen enthalten sein werden und auch der Bestellbezug oft fehlen wird, denn die Lieferanten werden erst nach und nach im ERP angelegt.
Nynas entschied sich dagegen, den für die schwedische Muttergesellschaft tätigen Dienstleister für das Invoice Management mit zu nutzen, sondern präferierte eine autarke Lösung mit „eigenem“ Scandienstleister. Nicht der geringste Preis gab den Ausschlag für die Entscheidung, sondern Cocq überzeugte durch seine Leistung, Qualität und Beratungskompetenz. Lieferanten schicken ihre Rechnungen an ein Postfach bei Cocq. Parallel gibt es ein elektronisches E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen, aus dem Cocq die PDF-Rechnungen der Lieferanten entnimmt, ausliest und an den Nynas-Workflow übergibt.
Zusätzlich zur Annahme und Aufbereitung von Eingangsrechnungen hat Nynas die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, ein eigenes Archivsystem zu installieren. Hier legt Cocq alle digitalisierten Rechnungen im sicheren Rechenzentrum ab, auf die dann ein Rechnungsprüfer bei Bedarf zugreifen kann.
Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH aus Hamburg-Bergedorf unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Als Business Process Outsourcing-Dienstleister bietet Cocq Datendienst das komplette Spektrum von IT-Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement. Das Hamburger Traditionsunternehmen wurde 1967 in Bergedorf von Carl Rainer Cocq gegründet. Damit ist Cocq ein wahrer Pionier der EDV-gestützten Datenverarbeitung und im Bereich Großrechner. Heute beschäftigt Cocq über 100 Mitarbeiter/innen am Standort Bergedorf und zählt namhafte deutsche und internationale Unternehmen zu seinen Kunden, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Tesa, den niederländischen Hersteller von Lithographiesystemen ASML u.v.m. Das Dienstleistungsspektrum reicht vom Scannen beliebiger Papierdokumente und der automatisierten Beleglesung über die gezielte Extraktion und Aufbereitung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online Archiv. Dabei integriert Cocq Datendienst seine Dienstleistungen eng in die Systeme und Prozesse der Kunden. Seit 2010 ist die Cocq Datendienst GmbH Teil der ANS-Unternehmensgruppe, zu der daneben die Active Network Systems GmbH und die Active Network Sea Systems GmbH gehören. Im Verbund können diese drei Unternehmen ihren Kunden ein außergewöhnlich breites Dienstleistungsportfolio in den Bereichen Systemintegration, Digitalisierung und Prozessoptimierung, Netzwerke und maritime IT-Lösungen aus einer Hand bieten.
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