Das Unternehmen ist im asiatischen Raum aktiv und arbeitet mit Kreditoren in China, Japan, Singapur, Malaysia, Hong Kong und Taiwan zusammen. Bislang wurden deren Rechnungen in den Niederlassungen vor Ort von den lokalen Buchhaltungsabteilungen bearbeitet. Der Grund: Die Rechnungsinhalte sind für Fachkräfte im zentralen Accounting in der niederländischen Firmenzentrale nicht lesbar. Hinzu kommen regionale Besonderheiten beim Datumsformat, die eine automatisierte Auswertung mit den bisherigen Systemen erschwerten. Auch gelten in Asien, was Rechnungsvorgänge angeht, zum Teil andere Regeln. So wird zum Beispiel oft eine Bestellung angelegt und der Betrag vollständig überwiesen, ohne dass eine Rechnung und damit ein Beleg zur Zahlung vorliegt.
Die Cocq Datendienst GmbH hat deshalb die von ihr eingesetzte Technologie für Erkennung und Workflow entsprechend angepasst. Rechnungsdaten (Lieferant, Rechnungsdaten, Beträge etc.) werden nun trotz der Tatsache, dass sie in asiatischen Schriftzeichen verfasst sind, extrahiert und stehen dem zentralen Accounting für die Verarbeitung zur Verfügung. Den bestehenden Rechnungsworkflow hat Cocq von der Komplexität her reduziert und neue Regelsets für die Buchungskreise in den sechs betreffenden Ländern definiert.
Die neue Lösung verarbeitet rund 1.000 Rechnungen pro Monat aus sechs asiatischen Ländern. Das Unternehmen ist so erstmalig in der Lage, auch solche Belege nahtlos in den standardisierten SAP-Workflow zu überführen. Diesen befüllt Cocq bereits seit Jahren mit den ausgelesenen Inhalten der übrigen internationalen Rechnungsbelege.
Der Vorteil zum bisherigen Verfahren, bei dem die lokalen Buchhaltungen die Rechnungen eigenhändig nach SAP überspielten: Die Daten sind nun von Anbeginn korrekt im System hinterlegt und damit les- sowie auswertbar. Es wurden klare Felder definiert, die der Rechnungssteller liefern muss. Cocq erhält vom Kunden die Steuer-ID der Lieferanten und kann anhand derer ermitteln, welcher Lieferant sich hinter einer Rechnung verbirgt. Im Accounting in der niederländischen Firmenzentrale kümmern sich landessprachliche Hilfskräfte um die Validierung. Aus wenigen Key Facts entsteht so ein validierter Datensatz, den Cocq digital übergibt.
Das Unternehmen:
Die Cocq Datendienst GmbH aus Hamburg-Bergedorf unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Als Business Process Outsourcing-Dienstleister bietet Cocq Datendienst das komplette Spektrum von IT-Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement. Das Hamburger Traditionsunternehmen wurde 1967 in Bergedorf von Carl Rainer Cocq gegründet. Damit ist Cocq ein wahrer Pionier der EDV-gestützten Datenverarbeitung und im Bereich Großrechner. Heute beschäftigt Cocq über 100 Mitarbeiter/innen am Standort Bergedorf und zählt namhafte deutsche und internationale Unternehmen zu seinen Kunden, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Tesa, den niederländischen Hersteller von Lithographiesystemen ASML u.v.m. Das Dienstleistungsspektrum reicht vom Scannen beliebiger Papierdokumente und der automatisierten Beleglesung über die gezielte Extraktion und Aufbereitung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online Archiv. Dabei integriert Cocq Datendienst seine Dienstleistungen eng in die Systeme und Prozesse der Kunden. Seit 2010 ist die Cocq Datendienst GmbH Teil der ANS-Unternehmensgruppe, zu der daneben die Active Network Systems GmbH und die Active Network Sea Systems GmbH gehören. Im Verbund können diese drei Unternehmen ihren Kunden ein außergewöhnlich breites Dienstleistungsportfolio in den Bereichen Systemintegration, Digitalisierung und Prozessoptimierung, Netzwerke und maritime IT-Lösungen aus einer Hand bieten.
Weitere Informationen
Cocq Datendienst GmbH
Ruselerweg 19
21033 Hamburg
Martin Echt, Betriebsleiter
Tel.: +49 (0)40 725 609 - 0
Fax: +49 (0)40 721 55 99
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