Für Unternehmen bedeutet dies entweder die vorübergehende Stilllegung ganzer Betriebsteile oder die Umorganisation. Bei Bildschirmarbeitsplätzen, an denen die jeweiligen Mitarbeiter nicht zwingend im Unternehmen anwesend sein müssen, bietet es sich an, die anfallenden Tätigkeiten im Home-Office zu erledigen. Das dies relativ reibungslos funktionieren kann, ist der immer stärker fortschreitenden Digitalisierung sowohl in den Unternehmen als auch in den Privathaushalten zu verdanken. Während heute praktisch keine Firma mehr ohne Internetanschluss auskommt, liegt der Anteil im Privatbereich bei knapp 90 %. Damit liegt Deutschland innerhalb der EU an der Spitze, was gerade in der Krise ein Wettbewerbsvorteil bedeuten kann. Der oder die Mitarbeiterin muss praktisch nur sein wichtigstes Arbeitsgerät nehmen, den Laptop, und mit der Arbeit zu Hause weitermachen. Ganz so einfach ist es jedoch meist nicht. Es braucht zumindest eine gute Netzwerkinfrastruktur auf dem Rechner genauso wie ein Dokumentenmanagement, das die gleiche Kompatibilität erzeugt, als wenn alle im Großraumbüro beieinander sitzen würden. PaperOffice DMS ist eine Software, die Netzwerk, Dokumentenmanagement, Workflow, automatisierte Datenbe- und Verarbeitung sowie Datensicherheit in sich vereint.
PaperOffice DMS, bestens geeignet für KMUs
Gerade Klein- und Mittelständische Betriebe (KMU) haben sich in der Vergangenheit eher zögerlich mit dem Thema Home-Office beschäftigt. Nur etwa 20 % aller Unternehmen mit unter 100 Mitarbeitern bieten diesen die Option des Home-Office an. Dementsprechend hinkt die Infrastruktur seitens der richtigen Software gegenüber Großunternehmen hinterher.
PaperOffice DMS ist die richtige Lösung, um den Vorsprung der „Multis“ aufzuholen. Dabei überzeugt die Dokumentenmanagementsoftware durch eine Vielzahl von Funktionen und nicht zuletzt durch ein Preis-Leistungs-Verhältnis, das Firmeninhabern die vielleicht bittere Medizin des Home-Office in Zeiten der Corona-Krise versüßt. Eventuell sogar darüber hinaus, wenn erst einmal erkannt wird, das Home-Office mit PaperOffice DMS sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen Vorteile bringt. Tatsächlich ergab eine Befragung unter Führungskräften, dass sie eigentlich kaum handfeste Gründe für die Ablehnung des Home-Office haben, sondern vielmehr Kontrollverlust fürchten.
PaperOffice DMS, besser Controlling als Kontrolle
Zunächst ermöglicht PaperOffice DMS die Vernetzung von bis zu 800 Terminals oder Bildschirmarbeitsplätzen. Dazu baut PaperOffice DMS auf dem weltweit meistgenutzten Betriebssystem auf, Microsoft Windows. Natürlich ist PaperOffice entsprechend mit der Bürosoftware von Microsoft kompatibel und verfügt über Schnittstellen zu weiteren gängigen Softwarelösungen. Über die Workflow-Funktion lässt sich die Zusammenarbeit genauso gut organisieren, als wenn alle in einem Büro sitzen würden. Dabei spielt Entfernung wirklich keine Rolle und Zeit sowieso nicht. Alles erfolgt in Echtzeit, auch und vor allem die Datenspeicherung. An dieser Stelle kommt die KI von PaperOffice ins Spiel, praktisch die virtuelle Mitarbeiterin im Netzwerk, die auf den hübschen Namen PIA hört. Alles, was von den Mitarbeitern im Home-Office digital erfasst oder eingegeben wird, genauso wie die Daten in der Firma, wird von PIA automatisiert richtig zugeordnet und sie erstellt daraus bei Bedarf Listen, Dokumente und Formulare.
Das Home-Office nicht sicher sei, ist übrigens mit PaperOffice DMS auch ein Gerücht von gestern. Eine 1024bit-AES-Verschlüsselung sorgt dafür, dass alle Inhalte nur von denen gelesen werden, die dafür autorisiert sind. PaperOffice empfiehlt zudem für den Home-Office-Betrieb den Einsatz von NAS, Network Attached Storage, z.B. der Firma Synology, um die Gefahren aus einer Cloudspeicherung eines Drittanbieters vermeiden zu können.
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