E-Mail-Archivierung beziehungsweise E-Mail-Management ist ein viel diskutiertes Thema. Jedes Unternehmen leidet bei der Bearbeitung, der Ablage und der Suche unter der großen Menge elektronischer Nachrichten. Viele Anwender fühlen sich der täglichen Belastung durch E‐Mails nicht mehr gewachsen. Das hat zur Folge, dass E-Mails teilweise sehr lange Liegezeiten in den einzelnen Postfächern haben oder vollständig verloren gehen. Abhilfe schafft hier eine unternehmensweite Strategie zur Verwaltung und Archivierung der elektronischen Nachrichten, die jedoch oftmals fehlt. Systeme für E-Mail-Management bieten die Möglichkeit, effizient und gesetzeskonform mit E-Mails umzugehen. Die Verwaltung der elektronischen Post wird deutlich erleichtert. Es muss jedoch unterschieden werden, ob ein System nur zur Archivierung von E-Mails eingesetzt wird, oder ob eine Verbindung zu Geschäftsprozessen und anderen Dokumenten vorgenommen werden soll. Letzteres bietet Unternehmen die Möglichkeit, E‐Mails innerhalb einer zentralen Informationsplattform mit einzubeziehen. Dazu tragen insbesondere Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bei, denn sie bieten die Möglichkeit der zentralen Ablage und Verwaltung von Informationen.
Das VOI-Whitepaper erläutert auf 32 Seiten, wie Unternehmen E-Mail-Management in die bestehende IT-Infrastruktur eingliedern können. Eine unternehmensweite Strategie für E-Mail-Management ermöglicht die Verknüpfung der in E-Mails enthaltenen Informationen mit anderen geschäftsrelevanten Informationen und steigert somit die Qualität der Prozesse und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.
Gleichzeitig bietet der VOI eine kostenfreie Webinarreihe zum Thema „E-Mail-Management - Expertenwissen direkt am Arbeitsplatz“ an. Das nächste Webinar findet am 05. April 2011 statt. Weitere Termine finden dann immer am ersten Dienstag eines Monats statt.
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Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
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