Mit der zunehmenden Nutzung des mobilen Büros bricht eine langwierige Tradition: Vorbei ist die Zeit, als noch alle Mitarbeiter ihre eigenen festen Sitzplätze im Büro hatten, auf denen sie in Ruhe arbeiten konnten. Gerade der plötzliche Ausbruch von Covid-19 hat uns vor Augen geführt, wie schnell sich Gewohnheiten ändern können. Die neuen Abstandsregelungen haben zu einer Zunahme der Arbeit im Home Office geführt, was zur Folge hatte, dass zahlreiche Arbeitsflächen ungenutzt blieben. Starre Sitzordnungen lassen sich in so einem wandelbaren Umfeld nicht mehr einhalten.
Das mobile Büro muss her!
Das Ziel dieses Bürokonzeptes ist es, sich auf die wechselnden Büroarbeitsplätze einzustellen. Die Mitarbeiter haben demnach keinen festen Sitzplatz mehr, sondern Sie arbeiten dort, wo es gerade erforderlich ist. Mal arbeiten Sie alleine, mal im Team, mal sind sie im Home Office und mal arbeiten Sie einfach dort, wo im Moment Platz ist. Dies ermöglicht eine stärkere Flexibilität beim Arbeiten, setzt allerdings auch voraus, dass sich die Mitarbeiter entsprechend auf die wechselnden Bedingungen einstellen können.
Doch die fehlerlose Umsetzung des mobilen Büros bringt weitere Problemstellungen mit sich. Die aufwendigste Herausforderung ist es hier, den Überblick darüber zu behalten, welcher Mitarbeiter auf welchem Sitzplatz ist. Bei wechselnden Arbeitsplätzen wird die Beaufsichtigung aufwendiger. Wichtig ist es zudem eine Möglichkeit zu finden, mit der alle Mitarbeiter einen Überblick über die aktuelle Platzsituation erhalten, nicht nur das zuständige Management. Sie müsst schnell feststellen können, welche Arbeitsplätze noch frei sind und welche bereits überfüllt. Um Komplikationen und Schwierigkeiten bei der praktischen Durchführung zu vermeiden, muss diese Büroorganisation so einfach und verständlich wie möglich sein.
Am einfachsten geht diese Umsetzung mit den Grundlagen des visuellen Managements. Dabei werden sämtliche Bereiche des mobilen Büros auf einem festgelegten Standort visuell abgebildet, sodass alle Beteiligten auf den ersten Blick den aktuellen Sitzplan erkennen. Dabei muss die Büroorganisation nicht mal digital sein. Ein Whiteboard direkt vor Ort mit dem aktuellen Sitzplan und ergänzenden Steckkarten reicht da schon aus, um den nötigen Überblick über die Arbeitsverteilung zu geben.
Das Ziel dieses visuellen Managements ist es, ein organisatorisches System zu entwickeln, dass für jeden Mitarbeiter sofort und ohne lange Einarbeitung verständlich ist. Alles was sie tun müssen, ist es, die magnetische Steckkarte mit ihren Namen aus dem Stecksystem zu nehmen und diese auf den freistehenden Arbeitsplätzen im Sitzplan zu platzieren und bei Änderungen einfach wieder zu entfernen. Für Home Office oder weitere Abwesenheiten gibt es gekennzeichnete Bereiche auf den Steckleisten. Das Handling ist hierbei minimal.
Das visuelle mobile Büro zeichnet sich vor allem durch seine Einfachheit und seine Flexibilität aus. Die Mitarbeiter können mit nur einem Blick und einer platzierten Steckkarte ihre Sitzordnung selbstständig managen. Dadurch werden Suchzeiten verringert, Missverständnisse werden vermieden und zu Unklarheiten kommt es nicht, da die visuelle Darstellung leicht verständlich ist.
Bereits mit der richtigen visuellen Darstellungsform hat man die nötige Hilfestellung zur fehlerlosen Einführung eines mobilen Büros.
