KI in der Baukalkulation: Wie der KI-PreisNavigator vorhandenes Preiswissen nutzbar macht

Das Grundproblem: Wissen ist da, wird aber nicht genutzt

Wer Angebote auf GAEB-Ausschreibungen abgibt, kennt die Situation: Bei jeder neuen Ausschreibung müssen Preise erneut ermittelt und eingetragen werden – selbst bei wiederkehrenden Leistungen oder sehr ähnlichen Leistungsverzeichnissen. Die Preisermittlung läuft in der Praxis oft über Hilfsmittel wie EFB-basierte Kalkulationen oder die Suche mach gleichen Positionen in Stamm-LVs ab.

Das Paradoxe daran: Die nötigen Informationen liegen in jedem Bau- und Handwerksbetrieb bereits im Detail vor – sie müssen nur automatisiert aufbereitet werden. Denn jedes abgegebene Angebot enthält Positionspreise, die strukturiert gespeichert sind, aber bislang nicht systematisch wiederverwendet werden konnten. Genau hier setzt der KI-PreisNavigator an.

Wie das System arbeitet

Der KI-PreisNavigator wertet bereits abgegebene GAEB-Angebote aus, speichert diese in einer KI-Preisdatenbank und leitet daraus Preisvorschläge für neue Leistungsverzeichnisse und neue Angebote ab. Der Ablauf ist einfach und erfolgt in vier Schritten:

1. Angebot wie gewohnt erstellen – am normalen Workflow in GAEB-Online 2025 ändert sich nichts.
2. Positionspreise speichern – die kalkulierten Preise wandern nach Abschluss in eine lokale KI-Preisdatenbank.
3. Datenbasis wächst – je mehr Angebote und Positionen gespeichert werden, desto mehr lernt das System aus Positionstexten und Strukturinformationen.
4. Vorschläge bei neuen Ausschreibungen – bei einem neuen LV erkennt das System gleiche oder ähnliche Positionen und übernimmt passende Einheitspreise.

Ein zentrales Merkmal ist die semantische Texterkennung. Planer beschreiben dieselbe Leistung sprachlich unterschiedlich – „Untergrund von haftmindernden Rückständen befreien“ meint fachlich dasselbe wie „Untergrund reinigen, haftmindernde Rückstände entfernen“. Das System soll also auch solche inhaltsgleichen Positionen auch bei abweichender Formulierung erkennen. Wahlweise steht auch ein klassischer Textvergleich für exakte Treffer bei einheitlicher Schreibweise zur Verfügung.

Kontrolle bleibt beim Kalkulator

Entscheidend für die Praxistauglichkeit: Das System trifft keine Entscheidungen selbst, es macht „nur“ Vorschläge. Die Mindestgenauigkeit für einen Treffer ist frei einstellbar – von „auch bei größeren Abweichungen einen Anhaltspunkt für einen EP liefern“ bis „nur bei sehr hoher Übereinstimmung überhaupt einen Preis vorschlagen“.

Nach jeder Preisübernahme entsteht ein Detail-Protokoll: Für jede Position wird ausgewiesen, wie viele vergleichbare Einträge gefunden wurden, wie hoch die Konfidenz, also die Ähnlichkeit ist und ob ein Preis von der KI vorgeschlagen werden konnte. Liegt die Ähnlichkeit unter der eingestellten Schwelle, wird bewusst kein Preis übernommen, sondern auf manuelle Prüfung hingewiesen. Die finale Entscheidung liegt immer beim Menschen.

Der Anbieter ist hier bemerkenswert offen: Auch eine semantische KI erkenne nicht jede verwandte Leistung zuverlässig. Das System ist ein Assistenzwerkzeug für den Großteil typischer GAEB-Positionen – kein Ersatz für die fachliche Kalkulation. Es kennt weder die Baustelle noch projektspezifische Besonderheiten und kann Marktveränderungen nicht bewerten.

Daten bleiben „zu Hause“

Für viele Betriebe dürfte der Datenschutzaspekt ausschlaggebend sein. Der KI-PreisNavigator läuft vollständig lokal („On-Premises") auf Basis von ML.NET, einem Open-Source-Framework von Microsoft. Anders als bei Cloud-Diensten wie ChatGPT oder Microsoft Copilot verlassen Angebote, Einheitspreise und Kalkulationsdaten zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen – ein Training öffentlicher Modelle mit den eigenen Daten findet nicht statt. Auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit externen KI-Dienstleistern oder Hostern ist nicht erforderlich.

Eine Internetverbindung wird nur für die Lizenzprüfung und das einmalige Herunterladen des KI-Sprachmodells beim ersten Start benötigt. Danach steht das Modell lokal zur Verfügung und der KI-PreisNavigator ist lernfähig und einsatzbereit. Alle übrigen Kalkulations- und Angebotsdaten verlassen das Unternehmen zu keinem Zeitpunkt.

Die eigene Datenbasis als entscheidender Vorteil

Der wohl größte Unterschied zu anderen Bau-KI-Diensten liegt in der Datengrundlage: Statt mit irgendwelchen bundesweiten Durchschnittspreisen oder fremden Projekt-Richtwerten zu rechnen, greift der KI-PreisNavigator ausschließlich auf die tatsächlich abgegebenen Angebote des eigenen Baubetriebes zurück. Vorgeschlagen wird also kein theoretischer Preis, sondern ein Wert, den das Unternehmen selbst bereits einmal kalkuliert und für auskömmlich angegeben hat.

Das hat mehrere praktische Konsequenzen:

• Betriebseigene Preise. Die Vorschläge spiegeln die eigene Kostenstruktur, die eigenen Nachunternehmer-Konditionen und die eigene Kalkulationsphilosophie wider – nicht den Durchschnitt von anderen Marktteilnehmern.
• Konsistenz über Angebote und Mitarbeiter hinweg. Wenn mehrere Kalkulatoren auf dieselbe gepflegte Datenbasis zugreifen, verschwinden zufällige Preisunterschiede zwischen Personen. Das Preiswissen des Betriebs bleibt auch dann erhalten, wenn erfahrene Mitarbeiter ausscheiden.
• Wettbewerbsvorteil statt Gleichmacherei. Würden alle Bau- und Handwerksbetriebe mit denselben öffentlichen Preisen arbeiten, gliche sich die Kalkulation an. Eine eigene, gewachsene Datenbasis ist dagegen ein individueller Vorsprung, den kein Wettbewerber einsehen oder kopieren kann.
• Ein Datenschatz, der mitwächst. Jedes weitere Angebot vergrößert und schärft die Basis. Die Daten gehören dem Betrieb, bleiben lokal in seiner Hand und werden mit der Zeit zu einem eigenständigen Vermögenswert – nicht zu einem Beitrag für das Modell eines externen Anbieters.

Damit verschiebt sich auch die Bewertung der Anfangsphase: Dass das System zu Beginn erst Angebote sammeln muss, ist kein Nachteil, sondern der Aufbau eines betriebseigenen Vermögenswerts. Wer früh beginnt, seine Angebote konsequent zu speichern, hat später die belastbarere Datenbasis – und damit den größeren Nutzen.

Woher kommt ein guter Preis

Ein belastbarer Einheitspreis ergibt sich nicht aus einem anonymen Marktdurchschnitt, sondern aus Faktoren, die nur der eigene Betrieb kennt: tatsächliche Material- und Lohnkosten, Nachunternehmer-Konditionen, Gerätekosten und der Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Dieses Wissen steckt bereits in jedem abgegebenen Angebot.

Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Cloud-Plattformen, die Preise aus fremden Projekten oder geteilten Datenpools ableiten, liefern bestenfalls einen Durchschnitt – und schicken in der Regel Ihre sensiblen Kalkulationsdaten dafür auf fremde Server. Ein guter Preis ist aber selten ein fremder Preis. Es ist einer, den Ihr Betrieb in vergleichbarer Situation schon einmal sauber ermittelt hat. Der KI-PreisNavigator findet genau diese Position in Ihrer eigenen Historie – lokal, ohne dass eine Zahl das Haus verlässt – und schlägt sie als Ausgangspunkt vor. Die Feinjustierung für Baustelle, Auslastung und Wettbewerbslage bleibt Sache des Kalkulators.

Was es praktisch bringt

Die Zeitersparnis hängt direkt von der gepflegten Datenbasis ab. Bei einem LV mit rund 200 Positionen lassen sich sicher 30 bis 60 Minuten pro Ausschreibung einsparen, weil für einen Großteil der Positionen keine manuelle Vergleichspreissuche mehr nötig ist. Bei mehreren Angeboten pro Woche summiert sich das auf mehrere Arbeitstage im Monat – bei gleichzeitig einheitlicherer Preisfindung.

Hier gilt: mehr ist mehr. Je mehr Angebote gespeichert werden, desto größer die Datenbasis und desto belastbarer die Vorschläge. Erste brauchbare Ergebnisse für neue Angebote sind bereits mit wenigen gespeicherten Angeboten möglich.

Für wen sich das Produkt eignet

Die Lösung eignet sich für alle Betriebe, die wiederkehrende Leistungspositionen kalkulieren – gerade auch für jene, die keine kostspielige Kalkulationssoftware anschaffen oder betreiben wollen. Das System kann etwa im Hochbau (Rohbau, Ausbau, schlüsselfertig), im Tiefbau (Straßen-, Kanal-, Leitungsbau, Erdarbeiten), in der Gebäudetechnik (Elektro, SHK, Lüftung, MSR), in den Ausbaugewerken (Trockenbau, Maler, Estrich, Fliesen, Tischler), im GaLaBau und sicher auch in Planungs- und Ingenieurbüros genutzt werden.

Rahmenbedingungen

Der KI-PreisNavigator ist kein eigenständiges Produkt, sondern eine Erweiterung für eine aktivierte Vollversion von GAEB-Online 2025 (Einzelplatz, USB oder Terminalserver) und vollständig in deren Oberfläche integriert. In der Demoversion von GAEB-Online 2025 funktioniert er nicht – dort werden Texte, Mengen und Preise zu Demonstrationszwecken verfälscht, sodass die KI keine sinnvollen Ergebnisse liefern könnte.

Anders als die übrigen Produkte des Anbieters gaeb-online (Einmalkauf) wird die KI-Erweiterung im Abo angeboten: 25 Euro netto pro Monat und Arbeitsplatz, feste Laufzeit zwölf Monate (300 Euro netto jährlich). Eine kostenlose, siebentägige Testphase ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung steht zur Verfügung.

Schon bei einem einzigen gewonnenen oder sauberer kalkulierten Auftrag pro Jahr zahlt sich das Abo in der Regel aus. Wer regelmäßig Angebote erstellt, spart vor allem Zeit bei der Preisfindung – und gewinnt durch belastbare, auf eigenen Daten basierende Kalkulationen an Sicherheit. Damit rechnet sich die Investition von 300 Euro netto jährlich meist bereits nach wenigen kalkulierten Angeboten.

Fazit

Der KI-PreisNavigator steht für einen pragmatischen KI-Ansatz in der Baukalkulation: kein Blackbox-Automatismus, sondern ein transparentes Werkzeug, das vorhandenes Kalkulationswissen nutzbar macht, Routinearbeit abnimmt – und die fachliche Hoheit beim Kalkulator belässt. Gerade für Betriebe mit hohem Angebotsaufkommen und ausgeprägtem Datenschutzbedürfnis dürfte diese Kombination ein gewichtiges Argument sein.

Weitere Informationen findet man unter https://www.gaeb-online.de/gaeb-ki-preisnavigator.html