Um genau an diesem Punkt die Mitarbeiter und Verantwortlichen zu entlasten, setzt die Projektmanagementsoftware „fx-project“ auf ein eigens ausgeklügeltes E-Mail-System, bei dem für divers eintretende Ereignisse automatisch E-Mails erzeugt und an hinterlegte zuständige Empfänger versendet werden. Je nach Benutzereinstellung des Empfängers erhält dieser seine E-Mail in der von Ihm gewählten Sprache. Das macht die globale Zusammenarbeit in komplexen Unternehmen einfacher. Werden Aufgaben erledigt, Ressourcen neu zugeteilt, Projekte verschoben, Urlaube beantragt, oder Termine angelegt oder abgesagt, so werden automatisch die Personen informiert, die es betrifft. Beantragt beispielsweise der Projektmitarbeiter Peter Meier einen Urlaub, weil er seine langjährige Freundin Fiona heiraten möchte, so wird automatisch eine E-Mail an den Vorgesetzten erzeugt, die sowohl alle Aufgaben von Herrn Meier anzeigt als auch die davon betroffenen Projektleiter. Die einzelnen Projektleiter erhalten eine Benachrichtigung mit den einzelnen Aufgaben des Mitarbeiters. So können alle Beteiligten frühzeitig kommunizieren und eine gemeinsame Lösung finden.
Durch ein eingebautes Warnsystem werden automatische Nachrichten erzeugt, die das Unternehmen vor bösen Überraschungen schützen können. So lässt sich beispielsweise eine Warnmeldung einstellen, wenn z.B. 75 % des geplanten Budgets für eine Aufgabe oder ein Projekt verbraucht sind, oder bei einem wichtigen Auftrag die Deadline bereits zu 85 % erreicht ist. Der Projektleiter kann frühzeitig reagieren und eingreifen um den Projekterfolg nicht zu gefährden.
Warum das alles? Natürlich kann ein automatisiertes E-Mail System niemals den direkten Kontakt zwischen den Mitarbeitern und Kollegen ersetzen. Es hilft jedoch, dass keine Informationen verloren gehen und die ohnehin ungeliebten “Statusberichte“ im Hintergrund erzeugt werden, ohne unnötig Zeit in Anspruch zu nehmen. Für die Projektteams bleibt somit mehr Zeit, um sich den wichtigen Kernaufgaben Ihrer Arbeit zu widmen.
Der Passauer Softwarehersteller FeRox Management Consulting GmbH unterstützt seit über 10 Jahren mit seiner 100 % webbasierten Projektmanagement- und Controlling-Software fx-project jede Art von Unternehmen und Größe, um das Erreichen von definierten Projektzielen zu ermöglichen. „fx-project“ besticht durch ein innovatives Lizenzpunktesystem, bei dem sich die Programmfunktionen individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Für seine graphische Projektplanung wurde fx-project erst kürzlich sowohl beim „Industriepreis 2015“, als auch beim „Innovationspreis-IT“ der „Initiative Mittelstand“ mit dem Zertifikat „Best of 2015“ ausgezeichnet. Nähere Infos erhalten Sie unter www.fx-project.de oder per Mailanfrage an @email.
