Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:
Unternehmen
PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur
Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.
•Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
•Die Visualisierung von Dokumenten
•Kommunikation
•Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
•Archivieren
•Workflow-Management
Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:
•Kollaboration
•Records Management
•Web-Content-Management
Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.
Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.
Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.
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