Immer mehr öffentliche Verwaltungen verabschieden sich von ihren Akten und verwalten ihre Dokumente elektronisch. Effizientere Abläufe, höhere Auskunftsbereitschaft gegenüber dem Bürger sowie Platzersparnis sind die Gründe. Um die Papierdokumente nach dem Scannen vernichten zu dürfen, muss sichergestellt sein, dass das digitale Abbild mit dem Original übereinstimmt (Stichwort: ersetzendes Scannen) und über Jahre bzw. Jahrzehnte lesbar bleibt (Stichwort: Langzeitarchivierung). Wie öffentliche Verwaltungen dieses umsetzen können, beschreibt Hans-Joachim Hübner, Vorstandsmitglied der PDF Association, in seinem Vortrag am 3. November ab 14.00 Uhr auf der Fachmesse. Dabei geht er insbesondere auf die Vorteile von PDF/A ein. Das Format stellt die langfristige Reproduzierbarkeit sicher und eignet sich als Träger für zusammenhängende Aufbewahrung von Papier- und elektronischen Dokumenten in einer Datei.
Der zweite Teil des Vortrags behandelt das Thema Barrierefreiheit. Bürgern einfach Informationen zugänglich zu machen, gehört zweifelsohne zum eGovernment und wird von Bundes- und Landesbehörden sowie Kreisen, Städten und Kommunen angestrebt. Mit Einsatz von PDF/UA als ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente sorgen sie dafür, dass auch Bürger mit stark verminderter Sehfähigkeit, nicht ausreichender Beherrschung der Schriftsprache oder motorischen Einschränkungen ohne fremde Hilfe, Dokumente inhaltlich erfassen und interaktiv nutzen. Behörden können mit dem Matterhorn-Protokoll von der PDF Association überprüfen, ob ihre PDF-Dokumente und -Formulare vollständig barrierefrei sind. Es besteht aus 31 Abschnitten, die sich aus 136 einzelnen, präzise definierten Fehlerbedingungen zusammensetzen. Die englische Version des Matterhorn-Protokolls steht hier zum kostenlosen Download zur Verfügung. Eine deutsche Variante folgt in Kürze.
Über die PDF Association
Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.
Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Adlib Information Systems Inc., Adobe Systems Inc., callas software GmbH, Datalogics Inc., DocuSign Inc., intarsys consulting GmbH, levigo solutions GmbH, LuraTech Europe GmbH, Nitro Software Inc. und Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH.
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