Ob nun der traditionsreiche Sparverein irgendwo im Ruhrgebiet, der Förderverein, der das örtliche Theater unterstützt, der Schachclub und der gerne in der Satire als typisch deutsch bezeichnete Kaninchenzüchterverein, sie alle müssen verwaltet werden und das kann ohne das richtige Werkzeug durchaus nervenaufreibend sein. PaperOffice DMS ist das richtige Werkzeug für jeden Verein, was auch immer dessen Zielsetzung ist.
Vereinsverwaltung mit PaperOffice DMS leicht gemacht
Wer als einfaches Mitglied eines Vereins oder als Vereinsverweigerer nun glaubt, dass die Verwaltung eines eingetragenen Vereins keine große Sache sei, der täuscht sich. Allein der Begriff des „eingetragenen Vereins“ (e.V.) beinhaltet eine ganze Reihe von rechtlichen Bestimmungen, denn ein e.V. ermöglicht steuerliche Vorteile, die im Übrigen jedoch aberkannt werden können, wenn die in der Vereinssatzung festgeschriebenen Ziele der Realität zu stark zuwiderlaufen. Damit dies nicht passiert, kann mithilfe von PaperOffice DMS jeder Bereich des Vereins administrativ gesteuert werden. Dazu gehören beispielsweise folgende Segmente:
•Gemeinnützigkeit / Steuern
•Recht
•Kommunikation
•Vereinsveranstaltungen / Vereinsleben
•Mitgliederverwaltung
•Vorstandsarbeit
•Finanzverwaltung
•Inventarverwaltung
Nicht umsonst teilen sich in größeren Vereinen mehrere Mitglieder die Vorstandsarbeit, wobei zu den klassischen Positionen der Vorsitz, die Schriftführung und die Kassenverwaltung gehören.
PaperOffice DMS ist eigentlich eine seit Jahren bei KMU und Selbständigen sehr beliebte Software zur Dokumentenverwaltung. Ihre Werkzeuge eignen sich aber genauso gut für die Vereinsverwaltung.
Vereinsverwaltung vereinfachen, Controlling verbessern, PaperOffice
Ein häufiger Grund für Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Vereins sind Überschneidungen bestimmter Bereiche, die sich letztlich nicht mehr entwirren lassen. Das führt zu Missverständnissen und oft besitzt jedes Vorstandsmitglied seine oder ihre ganz eigene Vorstellung davon, wie die Datenverwaltung aussehen soll. Der Kassenwart nutzt eine einfache Excel-Tabelle zur Listung der Vereinsgelder, der Vorstand glaubt alles im Kopf zu haben und die Schriftführerin legt ihre Protokolle in einer Schublade im Wohnzimmer ab. PaperOffice DMS macht damit Schluss.
PaperOffice DMS ist ein datenbankbasiertes Datenverwaltungsprogramm, das alles für eine saubere, übersichtliche und transparente Vereinsführung bereithält. Dazu gehört unter anderem ein Workflow, der es erlaubt, dass sich der Vorstand des Vereins am jeweils eigenen Rechner untereinander austauscht oder bei Bedarf Projektarbeit betreibt, etwa die Planung der nächsten Veranstaltung.
Alle Maßnahmen können dabei von jeder dazu berechtigten Person dank Versionierung nachverfolgt werden. Gleichzeitig lassen sich für alle Aufgaben im Verein getrennte Bereiche erstellen, in denen sich die dazugehörigen Unterlagen finden, von den Quittungsbelegen für steuermindernde Spendenbescheinigungen bis zur Mitgliederliste, alles natürlich Finanzamtkonform und nach den Verordnungen der GoBD gestaltet.
Eine integrierte KI erleichtert Routinearbeiten, etwa die Erstellung von Rundschreiben an die Vereinsmitglieder, und über die OCR-Texterkennung kann das analoge Vereinsarchiv digitalisiert werden, selbst wenn die Vorlage, beispielsweise das 100 Jahre alte erste Vereinsstatut, mit der Handykamera abfotografiert wurde. Übrigens ist PaperOffice DMS so gestaltet, das sich fast alle Vorgänge intuitiv erlernen lassen und wer möchte, kann sich in kurzen Videos zeigen lassen, wie es geht. Mit PaperOffice DMS macht Vereinsmeierei richtig Spaß.
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