1. Kundenbedürfnisanalyse
Der interne oder externe Kunde muss systematisch analysiert werden. Unter dem Stichwort „Harter Nutzen“ werden Umsatz und Kosten betrachtet. Die „weichen Nutzen“ betreffen die Kriterien Zeiten, Wissen, Qualität, Sicherheit und Image.
2. Schwachstellenanalyse
In den meisten Projekten wird zunächst der bisherige Prozess beschrieben, obwohl dieser in aller Regel nicht rund lief. Der Aufwand ist hierbei hoch, der Nutzen niedrig. Relevanter ist eine umfassende Analyse der Schwachstellen. So genannte „schwierige“ Mitarbeiter und Kunden geben hierzu wertvolle Hinweise.
3. Geschäftsprozessoptimierung
Für ein nutzenstarkes Projekt ist es wichtig, den idealen Prozess zu beschreiben – losgelöst von der heutigen Situation. Hierzu steht das extrem schnelle Werkzeug QEPAS zur Verfügung. Die Komplexität sollte reduziert, die typischen „Bypässe“ außerhalb des neuen Systems auf jeden Fall vermieden werden.
Ein Knackpunkt ist häufig das Berichtswesen. Hier sollte analysiert werden, welche Reports tatsächlich genutzt werden und relevant für die Geschäftsprozesse sind.
Der neue Prozess wird umfassend beschrieben. Dies ermöglicht eine technische Detaillierung und Abnahme im weiteren Projektverlauf.
4. Nutzenschätzung
Unter Anwendung des Schätzverfahrens „Benefit Points“ kann die Nutzenschätzung pragmatisch in Euro vorgenommen werden. Hierbei werden neben Projektkosten und weiteren harten Kriterien auch weiche Faktoren berücksichtigt.
5. Aufwandsschätzung
Mit einer Methode wie zum Beispiel den „Function Points“ kann der Aufwand eines Projekts in Euro abgeschätzt werden. Relevant ist in diesem Zusammenhang auch die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO), unter die auch Wartungskosten und ähnliches fallen.
6. Effizienzquotient
Der Effizienzquotient lässt sich einfach ermitteln, indem man den Nutzen in Euro durch den Aufwand in Euro teilt. Das Ergebnis führt zu einer Go- oder No-Go-Entscheidung.
7. Beschlussvorlage
Die Beschlussvorlage umfasst die Ergebnisse aus Nutzen und Aufwand in Euro sowie dem Effizienzquotienten und der ermittelten Amortisationszeit.
8. Technisches Feinkonzept
Erst zu diesem Zeitpunkt wird das technische Feinkonzept erstellt. Auch hier fällt wieder eine Go- oder No-Go-Entscheidung. Bestätigt sich der ursprünglich ermittelte Aufwand, kann das Projekt starten. Ist der Aufwand höher als in der Beschlussvorlage, wird entweder die Beschlussvorlage neu erstellt oder das Projekt komplett gestrichen.
9. Abnahme
Die Abnahme erfolgt auf Basis der QEPAS-Dokumentation aus Schritt Drei. „Ausreden gelten nicht“, kommentiert Nutzenscout Karl-Heinz Hellmann.
10. Kennzahlen
Auf der Basis der Kennzahlen, die in Schritt Vier ermittelt wurden, kann die Nachhaltigkeit überprüft werden. Der eigentliche Projektnutzen tritt in aller Regel erst nach dem Roll-out auf.
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