Die Zumutbarkeit besteht im Einzelfall, soweit eine elektronische Kasse Verwendung findet und diese notwendendigen Aufzeichnungen ohne Weiteres erfasst und auf Dauer zugänglich macht. Der Zugriff auf die so gespeicherten Daten kann durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung gem. § 147 Abs. 6 AO geltend gemacht werden.
Im vorliegenden Fall handelte es sich bei der Klägerin um die Betreiberin einer Apotheke. Damit traf sie die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Hierfür verwendete sie ein IT-Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung, welches insbesondere für Apotheken entwickelt worden war. Eine modulare IT-gesteuerte Registerkasse erfasste die Einnahmen eines Tages. Die Klägerin wertete diese mit Hilfe von Tagesendsummenbons aus und trug die Summe von Hand in ein Kassenbuch ein. Als die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe verlangte, verweigerte die Klägerin dies. Zur Begründung führte sie aus, es bestehe keine Verpflichtung ihrerseits zur Einzelaufzeichnung.
Der Bundesfinanzhof hob das stattgebende Urteil des Finanzgerichts auf und wies die Klage ab. Dabei stellte der Senat auf § 238 Abs. 1 S. 1 HGB ab, wonach die Klägerin verpflichtet gewesen sei, die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Zudem müsse sie die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen. Sinn und Zweck der Buchführung sei es, jederzeit einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte vornehmen zu können. Dies gelte auch gegenüber Dritten. Somit entspreche es auch den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung, dass verdichtete Buchungen als Einzelpositionen aufzugliedern seien. Solange es im Einzelfall dem Steuerpflichtigen zuzumuten sei, sei dies auch auf Bargeschäfte anzuwenden. Grundsätzlich stehe es jedem frei, darüber zu entscheiden, wie der einzelne Warenverkauf in der Buchführung auftauche. Wenn der Pflichtige aber ein Kassensystem verwende, welches alle Kassenvorgänge einzeln und detailliert erfasse und dauerhaft zugänglich mache, sei eine Berufung auf Unzumutbarkeit einer Aufzeichnungsverpflichtung nicht möglich. In diesem Fall habe er i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO seine Aufzeichnungen aufzubewahren.
Die Finanzbehörde dürfe in diesem Fall gem. § 147 Abs. 6 S. 2 Alt. 2 AO im Rahmen einer Außenprüfung die Daten, die von einem Datenverarbeitungssystem wie einer IT-gesteuerten Kasse aufgestellt wurden, für die weitere Prüfung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger anfordern.
