Hinter Problemen im Job oder scheiternden Projekten liegt häufig eine wesentliche Ursache: mangelnde Kommunikation. karriere.at (http://www.karriere.at), Österreichs größte Jobbörse, stellte den Usern per Online-Voting die Frage: „Office-Kommunikation: Woran scheitert sie zumeist?“ Das Ergebnis zeigt auf, dass sich Arbeitnehmer und Unternehmensvertreter fast einig darüber sind, warum Effizienz oft auf der Strecke bleibt – Defizite in der Kommunikationskultur sind schuld.
547 User auf Arbeitnehmerseite wurden im letzten Monat per Online-Umfrage befragt, warum die Verständigung in Teams oft nicht so funktioniert, wie sie sollte. Mehr als die Hälfte (51 Prozent) ist sich sicher: Es hapert an der Kommunikationskultur. Ein Viertel (24 Prozent) gibt an, dass zu viele Informationen im Umlauf seien, es jedoch an den Strukturen mangelt, um diese auch optimal zu steuern. 19 Prozent sind überzeugt, dass wichtige Informationen zwischen den Hierarchieebenen versickern und letztlich nicht so ankommen, wie sie sollten. Nur sechs Prozent glauben, dass Office-Kommunikation an zu wenigen Besprechungs- und Rückzugsmöglichkeiten scheitert.
Reibungsverluste in Hierarchieebenen
Ein Thema, bei dem seltene Einigkeit zwischen Arbeitnehmern und den ebenfalls befragten Unternehmensvertretern besteht. 147 HR-Manager, Führungskräfte und Unternehmer gewichten die Hauptprobleme scheiternder Büro-Kommunikation gleich wie ihre Mitarbeiter. Allerdings vermuten sie etwas stärkere Reibungsverluste, wenn Informationen die Hierarchieebenen passieren (24 Prozent) und schätzen die herrschende Kommunikationskultur etwas besser ein (47 Prozent).
Meetingkultur ist Hebel für Produktivität
„Kommunikation im Unternehmen ist gerade in Zeiten nahezu unbegrenzter technischer Möglichkeiten das große Thema. Funktioniert sie nicht, geht – oft unbewusst – großes Potenzial verloren“, kommentiert karriere.at-Geschäftsführer Jürgen Smid das Umfrageergebnis. Die Auswirkungen von schlechtem Informationsaustausch in Organisationen sind nämlich enorm, betont Smid: „Die Folge ist nicht nur schlechtere Produktivität durch fehlende Infos, sondern es wird durch mangelnde Kommunikation oft auch eine Negativ-Spirale in Gang gesetzt, die bestehende Strukturen gefährden kann. Stimmen die Kommunikationswege nicht, wird in der Belegschaft automatisch mehr „für den Mistkübel“ gearbeitet, es kommt zu Frustration und es fließt oft viel Energie in die Verteidigung und Profilierung der eigenen Leistung, anstatt das Ganze im Blick zu haben.“
Einen wesentlichen Ansatzpunkt sieht Smid darin, Strukturen zu schaffen, die reibungslosen Informationsaustausch garantieren und damit positive Effekte auf die Kommunikationskultur haben: „Viele Arbeitnehmer empfinden Meetings und Besprechungen aufgrund mangelnder Struktur als bloße Zeiträuber. Hier liegt viel Potenzial brach, das in vielen Fällen aber mit einigen, wenigen Änderungen in der Meetingkultur aktiviert werden kann.“
Fünf Tipps für produktivere Meetings:
1. Alle Teilnehmer wissen, worum es im Meeting gehen wird, bereiten sich rechtzeitig vor und erscheinen pünktlich.
2. Nur diejenigen Teilnehmer einladen, die am Projekt mitarbeiten sollen und können.
3. Meetings werden zeitlich realistisch ausgeschrieben, die Dauer wird eingehalten und der Projektleiter führt konsequent durch das Meeting.
4. Alle Termine werden stets über die verwendete Kalender-Funktion ausgeschrieben (Outlook etc.). Jeder pflegt seinen Kalender. Besprechungszimmer werden immer reserviert.
5. Nach jedem Meeting gibt es ein Protokoll (inkl. Notizen, Fotos etc.), das jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt wird.
Grafik zum Download:
•http://www.karriere.at/static/office-kommunikation.jpg
Weiterführender Artikel mit zusätzlichen Expertenstatements:
•http://www.karriere.at/blog/office-kommunikation.html
Das Umfrageergebnis im Detail:
Office-Kommunikation: Woran scheitert sie zumeist? (547 Arbeitnehmer)
Fehlende Besprechungs- und Rückzugsmöglichkeiten (6 Prozent)
Infos versickern zwischen den Hierarchieebenen. (19 Prozent)
Mangelnde Kommunikationskultur. (51 Prozent)
Zu viele Infos, zu wenig Struktur. (24 Prozent)
Office-Kommunikation: Woran scheitert sie zumeist? (147 Unternehmensvertreter)
Fehlende Besprechungs- und Rückzugsmöglichkeiten. (6 Prozent)
Infos versickern zwischen den Hierarchieebenen. (24 Prozent)
Mangelnde Kommunikationskultur. (47 Prozent)
Zu viele Infos, zu wenig Struktur. (23 Prozent)
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