Aber nur eine ISO 9001:2015? Das war nicht der Plan. Wenn schon der Aufwand gestartet wird, muss es auch ein gesamtheitlicher Plan sein, der dem Unternehmen, den Kunden und den zuständigen Behörden einen echten Mehrwert bietet.
Also fiel die Entscheidung: Erst einmal den gesamten Bereich Ausfuhr und Ausfuhrkontrolle überarbeiten. So wurde zuerst der AEO-C - nach Ausarbeitung der notwendigen Dokumente und mit Unterstützung des zuständigen Hauptzollamtes - beantragt und bewilligt. Danach folgten, nach Aufbau der notwendigen Dokumentationen und Beantragungen, weitere Bewilligungen des HZA. In diesem Zusammenhang wurde ein umfangreiches innerbetriebliches Compliance-Programm (ICP) aufgebaut, um den immer komplexeren Anforderungen der Ausfuhrkontrolle gerecht zu werden.
Nach diesen ersten komplexen Arbeitsschritten, fiel im August 2020 der Startschuss für den Aufbau der ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015. Als Partner für das Projekt hat sich die Kitotec GmbH für die HSE Cert GmbH und den Dipl. Kaufmann Peter Nelke in Oelde entschieden. Eine sehr gute Entscheidung! Da sich die HSE Cert GmbH als Zertifizierungsstelle und Peter Nelke als Berater extrem schnell und kompetent in das Projekt eingearbeitet hatten und die meisten Prozesse in der Kitotec GmbH schon hinsichtlich einer ISO 9001 aufgebaut waren, konnte nach relativ kurzer Zeit Anfang Dezember 2020 die Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen werden.
Da war doch was vor der ISO!
AEO-C, EA, REX, SDE und ICP – erarbeitet, beantragt, bewilligt! Dies war viel Arbeit und hat für die zuständigen Behörden erst einmal nichts mit einer ISO Zertifizierung zu tun. Aber warum nach den Mühen des Aufbaus der Dokumente und Prozesse diese nicht als elementare Bestandteile in das Managementhandbuch implementieren?
Darin bestand die Kernidee, die seit Beginn der Planung bei der Kitotec GmbH entstanden ist: „Lasst uns alle Prozesse in der 9001 zusammenführen und das System bestmöglich optimieren!“
Und jetzt?
Zurücklehnen? Nein! Alle diese, sagen wir interessanten Entwicklungen am Wirtschaftshimmel wie Lieferkettengesetze, Compliance und noch mehr Compliance sind auf den ersten Blick ein gewaltiger Kraftakt für große Unternehmen, werden aber in der Folge und in welcher Form auch immer nach „unten“ weitergereicht. Also startete die Kitotec GmbH das nächste Projekt, um sich für die Zukunft noch besser aufzustellen.
Erst einmal wurde ein „Code of Conduct“ erarbeitet, der diesen Namen auch verdient. Und wohin damit? Als Download in zehn Sprachen auf der Website, damit den Kunden und Lieferanten das Dokument jederzeit zur Verfügung steht.
Mitte Dezember 2020 erfolgte dann der Anruf in Oelde bei der HSE Cert GmbH und Peter Nelke mit der Botschaft: Lasst uns die ISO 19600:2016 (Compliance) und SA 8000:2014 (Social Accountability) aufbauen.
Am 08. April 2021 war es dann geschafft. Die Zertifizierung erfolgte problemlos dank der sorgfältigen und vor allem motivierten Arbeitsweise aller Beteiligten.
Das Fazit?
Durchatmen. Und ja es hat sich gelohnt. Aber das System muss gepflegt und weiterentwickelt werden. Eine ISO Zertifizierung als einzelnen und einmaligen Arbeitsschritt zu betrachten wäre ein Fehler. Wenn das Unternehmen langfristig von den Mühen und Kosten, die am Anfang standen, profitieren möchte, ist ein permanenter Entwicklungsprozess notwendig. Das heißt nicht, dass man sich zu Tode verwalten soll. Das ist nicht der Sinn und Zweck einer Zertifizierung. Aber ein kritisches Betrachten und Anpassen der Prozesse muss jederzeit möglich sein und auch durchgeführt werden. Denn dann, so das Team der Kitotec GmbH, sorgt das System neben den Vorteilen von gesteigerter Effizienz und Prozesssicherheit für einen erleichternden Arbeitsalltag.
