Nach mehreren Monaten der intensiven Zusammenarbeit zwischen der rossbach-wojtun GmbH & Co. KG und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards konnte Geschäftsführer Jörg Wojtun ein neues ERP-System in seinem Unternehmen implementieren. Dies geschah auf Basis einer detaillierten Anforderungsanalyse im Rahmen einer Usability-Studie durch die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums.
Die Industrie- und Handelsvertretung rossbach-wojtun GmbH & Co. KG fungiert als Schnittstelle zwischen Herstellern und Kunden. Zudem bietet sie diverse Dienstleistungen im industriellen Bereich an. Die Unterstützung durch ein gut funktionierendes ERP-System ist dabei essenziell, da dieses bei der Planung und Steuerung von Arbeitsprozessen unterstützt. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Auswahl eines passenden Systems schwierig, da es mittlerweile unzählige Anbieter mit unterschiedlichen Schwerpunkten auf dem Markt gibt.
„Es ist nicht leicht, unter all den möglichen ERP-Systemen eines zu finden, das perfekt zu unserem Unternehmen passt. Ich erhoffe mir von der geplanten Anforderungsanalyse mit dem Kompetenzzentrum, dass wir ein System auswählen, welches uns hilft, unsere Schnittstellen zu optimieren und für reibungslose Prozesse sorgt“, sagte Jörg Wojtun bei Projektstart.
In wenigen Schritten zum passenden ERP-System
Für die Kontextanalyse im Rahmen einer Usability-Studie besuchten die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums eStandards das Unternehmen, um an drei Tagen mit den Mitarbeitern der rossbach-wojtun GmbH die täglichen Geschäftsabläufe durchzugehen – von der Abwicklung einer eingehenden Bestellung über die Erstellung einer Rechnung bis hin zum Versand der bestellten Ware. Ziel der Studie war es, herauszufinden, welche speziellen
in Kooperation mit 2 Anforderungen ein ERP-System erfüllen muss, um bei der rossbach-wojtun GmbH gewinnbringend eingesetzt zu werden.
Jeder dieser Arbeitsschritte wurde vom Kompetenzzentrum eStandards dokumentiert und in einer Excel-Tabelle festgehalten. Dem gegenüber wurden in einer User Story die Anforderungen an die ERP-Software gestellt. Die User Story kann zukünftig zudem verwendet werden, auch andere Softwareanwendungen zu implementieren oder als Basis zur Programmierung neuer Software zu dienen. Übrigens: Besonderes Augenmerk wurde auf EDI-Schnittstellen und auf die Revisionssicherheit gelegt. An so vielen Stellen wie möglich sollen Standards zum elektronischen Datenaustausch (EDI) wie ODETTE und EDIFACT zum Einsatz kommen. Ergebnis der Usability-Studie: Die aktuelle Software bedient dringend benötigte Schnittstellen nicht.
In einem nächsten Schritt nutzte Wojtun das erstellte Lastenheft, um Anbietern von ERPSystemen detailliert aufzuzeigen, welche Anforderungen er an ein neues System hat. Auf Basis diverser Gesprächstermine entwickelte er ein Ranking der Anbieter und sendete Beispieldatensätze an seine Favoriten. Das Handling der Beispieldatensätze wurde beim Zweitgespräch von den ausgewählten Anbietern vorgeführt und Wojtun konnte so weitere Anbieter ausschließen.
Letztlich forderte Wojtun auf Basis der Verarbeitung der Beispieldatensätze Angebote ein und traf eine fundierte Entscheidung für ein neues System, welches ihn in seinen Arbeitsprozessen unterstützt und perfekt auf die rossbach-wojtun GmbH zugeschnitten ist.
„Die Anforderungsanalyse hatte unter anderem zur Folge, nochmals über die Abläufe und Prozesse im Unternehmen nachzudenken. Weiterhin konnten die ERP-Anbieter mit dem gleichen Maßstab gemessen werden, da die Anforderungen im Lastenheft gleich sind. Zu guter Letzt hat uns die Anforderungsanalyse Kosten in der Implementierung der Software gespart, da der Softwareberater sich unsere Prozesse nicht erst erarbeiten musste, sondern sie schon durch das Kompetenzzentrum eStandards gut aufgearbeitet vorlagen“, fasst Jörg Wojtun die Zusammenarbeit zusammen.
Ansprechpartner: Jana Behr
Leiterin Öffentlichkeitsarbeit
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards
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Hintergrundinformation Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk. Mittlerweile 26 in Kooperation mit 3 Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren stehen Unternehmerinnen und Unternehmern bundesweit bei der Digitalisierung ihrer Prozesse im Betrieb zur Seite.
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards zeigt kostenlos und anbieterneutral, wie Unternehmen mit Hilfe von Standards nachhaltige und digitale Geschäftsideen entwickeln und in die Praxis umsetzen können. Getragen wird das Kompetenzzentrum von einem Zusammenschluss der Partner der HAGENagentur Ges. für Wirtschaftsförderung, Stadtentwicklung, Tourismus mbH, des Collaborating Centre on Sustainable Consumption
and Production gGmbH, des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik (FIT) Sankt Augustin und des Fraunhofer-Zentrums für Internationales Management und Wissensökonomie (IMW) unter der Konsortialführerschaft der GS1 Germany GmbH. Weitere Informationen unter: www.kompetenzzentrum-estandards.digital
Über Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse
Was ist Mittelstand-Digital? Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen,
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Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstanddigital.de
