Die tirol kliniken bereiten gemeinsam mit der plazz AG den Rollout einer digitalen Onboarding-App auf Basis der Plattform Polario vor. Die Lösung soll neue Mitarbeitende strukturiert durch ihren Einstieg begleiten und zugleich Führungskräfte sowie Personalabteilungen entlasten. Nach aktuellem Planungsstand ist die Anwendung für rund 800 Nutzerinnen und Nutzer vorgesehen. Der Rollout soll in Kürze beginnen.
Kern der Lösung ist ein weitgehend automatisierter Onboarding-Prozess. Sobald eine Einstellungszusage im bestehenden Bewerber:innenmanagementsystem erfasst wird, überträgt eine projektspezifische Schnittstelle die erforderlichen Informationen an die Onboarding-App. Der vorbereitete Prozess startet damit ohne zusätzlichen manuellen Impuls durch die zuständige Führungskraft.
„Der Onboarding-Prozess muss so in unsere bestehenden Systeme integriert sein, dass er direkt bei den neuen Mitarbeitenden ankommt und nicht jedes Mal aktiv durch die Führungskraft gestartet werden muss“, sagt Anna Permann, Specialist Employer Branding und Recruiting bei den tirol kliniken.
Einheitlicher Prozess mit zielgruppenspezifischen Inhalten
Mit der digitalen Lösung schaffen die tirol kliniken einen gemeinsamen roten Faden für das Onboarding. Dieser bildet die grundlegenden Schritte für alle neuen Mitarbeitenden ab und kann zugleich um Inhalte für unterschiedliche Rollen, Standorte und Bereiche ergänzt werden.
Eine zentrale Funktion übernehmen die Polario Journeys. Informationen und Aufgaben lassen sich zeitgesteuert und passend zur jeweiligen Zielgruppe bereitstellen. Neue Mitarbeitende erhalten die für sie relevanten Inhalte entlang ihres individuellen Onboarding-Verlaufs, anstatt bereits zu Beginn mit einer großen Menge an Informationen konfrontiert zu werden.
„Gerade in komplexen Organisationen entscheidet sich gutes Onboarding daran, ob Informationen verlässlich, zielgerichtet und zum richtigen Zeitpunkt ankommen“, sagt Jürgen Mayer, Vorstand und CEO der plazz AG. „Gemeinsam mit den tirol kliniken übertragen wir einen klaren, einheitlichen Prozess in die digitale Welt, ohne die Besonderheiten unterschiedlicher Rollen, Standorte und Bereiche aus dem Blick zu verlieren.“
Digitale Dokumentenprozesse entlasten Personalabteilungen
Neben der gezielten Bereitstellung von Informationen unterstützt die App auch den Austausch benötigter Unterlagen. Neue Mitarbeitende können Dokumente innerhalb des Onboarding-Prozesses hochladen. Die zuständigen Personalabteilungen erhalten diese gebündelt und können die weitere Bearbeitung strukturierter organisieren.
Perspektivisch sehen die tirol kliniken zusätzliches Potenzial in der weiteren Systemintegration. So könnte eine direkte Übergabe hochgeladener Dokumente an SAP einen bislang manuell ausgeführten und ressourcenintensiven Arbeitsschritt ersetzen.
Die Kombination aus automatischem Prozessstart, zeit- und zielgruppengesteuerten Journeys sowie digitalen Dokumentenabläufen soll wiederkehrende manuelle Tätigkeiten reduzieren. Die persönliche Begleitung durch Führungskräfte und Teams bleibt ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings.
Feedback fließt in die Weiterentwicklung ein
Bereits vor dem Rollout haben die tirol kliniken einen Feedbackplan entwickelt. Führungskräfte und Mitarbeitende sollen Rückmeldungen zu den Inhalten, Strukturen und Abläufen geben. Da die Projektverantwortlichen Inhalte über das Polario Content-Management-System selbst bearbeiten können, lassen sich insbesondere in der Anfangsphase kurzfristig Anpassungen vornehmen.
Nach dem Rollout soll systematisch ausgewertet werden, wie neue Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilungen den digitalen Prozess im Arbeitsalltag erleben. Die gewonnenen Erkenntnisse bilden anschließend die Grundlage für die laufende Optimierung der Inhalte, Journeys und Systemübergaben.
Über die plazz AG und Polario
Die plazz AG mit Sitz in Erfurt entwickelt digitale Plattformlösungen für Events, Mitarbeitende und Communities. Mit Polario können Organisationen Informationen zielgruppengerecht bereitstellen, Menschen vernetzen und wiederkehrende Prozesse digital abbilden. Die Plattform ist über iOS, Android und das Web verfügbar und lässt sich an die Corporate Identity sowie die bestehende Systemlandschaft eines Unternehmens anpassen.
Weitere Informationen: polario.app
Über die tirol kliniken
Die Tirol Kliniken GmbH ist der größte und vielfältigste Gesundheitsbetrieb Westösterreichs. Zum Klinikverbund gehören die Landeskrankenhäuser Innsbruck, Hall und Hochzirl-Natters, die Landes-Pflegeklinik Tirol, das Ausbildungszentrum West sowie mehrere Tochtergesellschaften.
Weitere Informationen: tirol-kliniken.at
