Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen immer wichtiger, bevor sie einen Auftrag annehmen oder einen neuen Kunden gerade aus dem Bereich des E-Commerce haben, dass die Bonität überprüft wird. Es ist aus diesem Grund sehr wichtig, die für den eigenen Online-Shop optimale Zusammenstellung an angebotenen Zahlungsverfahren zu wählen. Hier stehen dem Händler eine Vielzahl an unterschiedlichen Bezahlverfahren zur Verfügung, dich sich neben den jeweiligen Kosten und der Akzeptanz bei den Kunden auch durch ein unterschiedlich hohes Zahlungsausfallrisiko unterscheiden.
Es gibt Bonitätsauskünfte über Firmen und Privatpersonen, wo ein Scorewert anzeigt, wie gut oder schlecht die Bonität der angefragten Person ist. Hiernach können Unternehmen dann eher entscheiden, ob sie den Kunden auch tatsächlich per Rechnung beliefern wollen oder doch eine sichere Zahlungsart wie Vorkasse anbieten. Für jede Bonitätsprüfung muss ein berechtigtes Interesse vorliegen und am besten weisen Unternehmen direkt in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingen (AGBs) darauf hin, dass sie Bonitätsauskünfte einholen.
Wenn Unternehmen ohne Bonitätsprüfung auf Rechnung oder Lastschrift liefern und ihr Kunde dann nicht bezahlt, entstehen Zahlungsausfälle, die voran reduziert hätten werden können. Diese Zahlungsausfälle sollten Unternehmen dann direkt an ein Inkassounternehmen abgeben, die sich um den Forderungseinzug kümmern. Unternehmen verlieren im Forderungsmanagement oft viel Zeit, weil erst einmal intern mehrfach gemahnt wird, bevor die Abgabe an ein Inkassounternehmen erfolgt.
Forderungsmanagement ist unverzichtbar
Alle Unternehmen gewähren ihren Kunden auf die erbrachten Leistungen, Lieferungen und Arbeiten kurzfristige Kredite, indem sie den Kunden nach Erbringung der Leistungen Fristen bis zur Bezahlung dieser einräumen. Große Unternehmen sowie Handels- und Handwerksbetriebe kommen ohne ein gut funktionierendes Forderungsmanagement nicht mehr aus. Insbesondere in gesamtwirtschaftlich schwierigen Zeiten ist immer damit zu rechnen, dass Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen können.
Im Forderungsmanagement werden diese Fristen geleitet, gewährt und verwaltet. Dabei soll das Forderungsmanagement Ausfälle von Forderungen so gering wie möglich halten, um die Liquidität des Unternehmens zu wahren. Das Forderungsmanagement verschafft Geschäftsleitungen und Betriebsinhabern diesen Überblick, denn es überwacht die Einhaltung von Zahlungsfristen und achtet darauf, Mahnverfahren fristgerecht durchzuführen. So mancher kleine und mittelständische Betrieb ist wegen ausbleibender Zahlungen seiner Kunden bereits selbst in eine wirtschaftliche Schieflage geraten. Ein stetiger Überblick über offene Forderungen kann daher wichtig für den Bestand des Betriebs oder Unternehmens sein. Wenn offene Forderungen auftreten hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Schuldner erst einmal schriftlich zu mahnen. Sollte auch auf die Mahnung die Zahlung nicht geleistet werden, so kann das Unternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder ein Inkassounternehmen beauftragen. In großen Unternehmen sind eigene Abteilungen für das Forderungsmanagement verantwortlich. Kleine und mittelständische Betriebe nehmen oft eine Software zu Hilfe, die mit der Buchhaltungssoftware verlinkt ist und darauf hinweist, wenn die Bezahlung von Forderungen nach dem Zahlungsziel ausbleibt, diese aber auch wiederum recht teuer sind. Ein effektives Forderungsmanagement ist daher für jedes Unternehmen - gleich welcher Größe - unverzichtbar.
Externes Forderungsmanagement
Viele Unternehmen gehen dazu über, das Forderungsmanagement einem externen Anbieter zu überlassen. Zahlreiche Rechtsanwälte sind inzwischen auf den Forderungseinzug spezialisiert und arbeiten eng mit Inkassounternehmen zusammen. Für große Unternehmen kann sich das Outsourcing des Forderungsmanagements lohnen. Kleine und mittlere Betriebe sehen in der Beauftragung eines Inkassounternehmens nicht selten die letzte Möglichkeit, ihre Forderungen einzutreiben. Mit der Beauftragung eines Inkassounternehmens werden den Unternehmen einige Vorteile geboten. Das Inkassounternehmen übernimmt für diese das Eintreiben der Schulden welche von der ersten Mahnung bis hin zur Zwangsvollstreckung gehen. Auf diese Weise kann das Unternehmen auf eigene Mahnaktionen verzichten. Gerade Handwerksbetriebe und kleine Handelsbetriebe haben oft nicht die zeitlichen Möglichkeiten, ihr Forderungsmanagement selbst zu organisieren. Die Kosten für die Tätigkeit der Inkassounternehmen tragen zum Teil die säumigen Schuldner. Aber auch dem Gläubiger als Auftraggeber entstehen meist zusätzliche Kosten. Beim Treuhandinkasso bleibt der ursprüngliche Gläubiger wirtschaftlicher Eigentümer der Forderung und das Inkassounternehmen zieht diese Forderung für den Gläubiger beim Schuldner ein. So kann der Gläubiger bei dieser Art des Inkassos die Art und Weise der Einziehung der Forderung bestimmen.
Expertentipps für die Praxis
1: Vermeidung von Fallstricken in der Vertragsgestaltung und in den AGB.
Viele Verträge enthalten Formfehler oder Ungenauigkeiten, die es einem findigen Schuldner erlauben, Geld zurückzuhalten oder gar nicht zu bezahlen. Daher muss man exakt auf die eindeutige, formal richtige Formulierungen und Inhalte - im Vertrag, den AGB und auf den Rechnungsunterlagen achten. Bei Musterformulierungen oder -verträgen sollten in jedem Fall geprüft werden, ob eventuell einzelne Bestandteile für Ihren Zweck angepasst werden müssen.
2: Dokumentierung aller geschäftlichen Vorgänge.
Ebenso wichtig wie der Vertrag selbst sind Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb sollten alle Lieferungen, Abnahmen, zusätzliche oder später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter oder erbrachte (auch zusätzliche) Dienstleistungen, Service- oder Garantiefälle etc. dokumentiert werden. Im Zweifel kann man damit die erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen - notfalls auch vor Gericht.
3: Rechnungen immer zeitnah stellen.
Am besten unmittelbar nach der Lieferung/Erbringung der Leistung. Das schont die Liquidität, und der Kunde hat noch einen frischen Eindruck der erbrachten Leistung, was bei zufriedenen Kunden häufig eine positive Wirkung auf die Zahlungsbereitschaft hat.
4: Bonität prüfen
Bei Neukunden oder Geschäften mit einem besonders großen Auftragsvolumen sollte die Bonität Ihrer Kunden vor Vertragsabschluss geprüft werden. Das geht entweder über diverse Wirtschaftsauskunfteien und Schnittstellen im Shop (z.B. Buergel, Schufa, Inkasso) oder mit einer entsprechenden Selbstauskunft Ihres Geschäftspartners (beispielsweise indem er seine Zahlungsfähigkeit plausibel belegen kann, etwa mit Sicherheiten, eigenen Forderungen etc.).
5: Etablierung eines festen Mahnwesens bzw. Forderungsmanagements.
Aufbau eines strukturierten, mehrstufiges Mahnwesen mit festen Fristen, Musteranschreiben und klaren Zuständigkeiten. Nicht scheuen, als letzten Schritt auch gerichtliche Maßnahmen gegen einen Kunden einzuleiten. Es gibt Kunden, die damit rechnen, dass gerade kleine Unternehmen vor diesem Schritt zurückschrecken. Alternative ist es auch das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen zu Outsourcen, dies hat den Vorteil das in den meisten Fällen der Kunde auch noch bleibt und weiterhin Kunde ist.
6: Zwischenzahlungen aushandeln.
Bei Auftrags- oder Projektgeschäft ist es ratsam, einen Zahlungsplan zu vereinbaren, in dem Anzahlungen oder Zwischenzahlungen gemäß dem Arbeitsfortschritt festgelegt werden.
7: Das Zahlungsverhalten analysieren.
Anlegen eines Profils, zumindest von den größten/wichtigsten Kunden, in dem deren Zahlungsverhalten erfasst ist. Dank dieses "Frühwarnsystems" kann entsprechend reagiert werden, wenn ein Kunde häufiger auffällig wird. Die Maßnahmen reichen dann von einem freundlichen Gespräch bis zum Kürzen der Kreditlinie.
Wenn die Kapazitäten und Ressourcen im Unternehmen nicht ausreichen kann auch ein Inkassounternehmen beauftragen. Das Inkassounternehmen ist ein (Rechts-) dienstleister für Forderungsmanagement und übernimmt alle jeweiligen Aufgaben, mahnen des Schuldners per Brief, Telefon oder persönlich, beantragen eines gerichtlichen Mahnbescheids, leiten der Zwangsvollstreckung, aushandeln von Ratenzahlung des Schuldners und schont gleichzeitig die wertvolle Kundenbeziehung.
