22 Mitarbeiter hat das Unternehmen, das auch Ausbildungsbetrieb und in erster Linie für Privatkunden tätig ist. Für die tägliche Personalorganisation ist die geoCapture-Anwendung unverzichtbar. „Wir haben lange gesucht, bis wir die passende Lösung gefunden haben“, so Ralf Cremers. Eine Lösung, die für die Mitarbeiter draußen aber auch im Büro wenig Aufwand erfordert, zuverlässig und zugleich unkompliziert ist. „So sind wir auf geoCapture gestoßen.“ Vor allem ging es Cremers um die Optimierung der Zeiterfassung.
Die geschah vor Umstellung auf geoCapture komplett manuell. Die Mitarbeiter stempelten bei Arbeitsbeginn ein, zum Feierabend wieder aus; alle Daten mussten per Hand in den Computer übertragen werden. Das war zeitaufwändig, verursachte Kosten und war zudem potentiell fehleranfällig. Jetzt funktioniert die Zeiterfassung dank geoCapture-Chip effizient und sicher: Jeder Mitarbeiter bucht sich bei Arbeitsbeginn mit seinem individuellen Chip in das System ein (und bei Arbeitsende wieder aus) - damit stehen die Daten zur weiteren Bearbeitung direkt zur Verfügung.
„Das ist eine praktische Sache“, sagt Daniela Komanns, die jeden Tag im Unternehmen Cremers mit der geoCapture-Anwendung arbeitet. „Ich rufe morgens die Daten der Mitarbeiter vom Vortag auf und schaue kurz drüber, ob alles passt. Wenn sich jemand krank gemeldet hat, trage ich das ein. Das dauert in der Regel nur wenige Minuten – und damit ist die Erfassung der Arbeitszeit erledigt.“ Branchenspezifische Besonderheiten – das so genannte Schlechtwettergeld etwa – sind in geoCapture ebenso hinterlegt wie die Abrechnung von Fahrzeiten. „Wenn es nach der Arbeit von der Baustelle in den Feierabend geht, dann ist die Fahrzeit für den Fahrer bezahlte Arbeitszeit. Die übrigen Kollegen im Auto haben abrechnungstechnisch schon Feierabend“, erklärt Ralf Cremers. „Dieser Unterschied lässt sich mit geoCapture einfach erfassen: Die Beifahrer stempeln sich im Fahrzeug per Chip aus, der Fahrer erst in der Firma – und schon passt alles.“
Auch in der Nachkalkulation von Aufträgen spielt geoCapture seine Stärken aus. Die Daten der Arbeitszeiterfassung lassen sich in das Programm DATAflor importieren, mit dem bei der Firma Cremers Projekte von der ersten Planung bis zur Rechnung durchgeführt werden. So kann man genau nachhalten, welcher Mitarbeiter mit welcher Stundenzahl an welchem Projekt beteiligt war. „Das klappt problemlos, da muss ich so gut wie gar nicht nacharbeiten“, so Daniela Komanns. Auch die Mitarbeiterabrechnung wird über den Datenimport aus geoCapture nach DATAflor erheblich erleichtert.
Die GPS-Ortung der Fahrzeuge ist für den Arbeitsablauf der Cremers GmbH ein Extra. „Bei Gartenpflegeaufträgen spielt das eine Rolle. Ich sehe, wo die Kolonne gerade arbeitet und kann meine Fahrten zu den Baustellen entsprechend planen“, erklärt Petra Cremers, die sich im Unternehmen u.a. um das Thema Gartenpflege kümmert. „Und wir können die Kunden schnell informieren, wenn sich zeitlich etwas ändert.“ Ihr Eindruck: „geoCapture ist wirklich benutzerfeundlich.“
Fazit: Dank geoCapture konnte die Zeiterfassung bei der Cremers GmbH erheblich vereinfacht und kostengünstiger gestaltet werden. Branchenspezifische Besonderheiten der Lohnberechnung im Garten- und Landschaftsbau sind in geoCapture bereits hinterlegt. Für besonders effiziente Arbeit bei Lohnabrechnung und Nachkalkulation des Kundenauftrages sorgt der problemlose Datenimport von geoCapture nach DATAflor.
