Mal kommen Rechnungen per Post, dann folgen Belegdokumente per E-Mail und der restliche Schriftverkehr wieder per Post. Ein lästiges Problem, für welches sich doch im digitalen Zeitalter so einfach eine Lösung finden lässt. Ein Posteingang in welchem alle Dokumente, Rechnungen, Belege und Bestätigungen direkt auffindbar sind. Das ist der Gedanke hinter einem digitalen Posteingang.
Alle Dokumente werden nun einheitlich erfasst, klassifiziert und digitalisiert, sodass alle Dokumente für alle Mitarbeiter immer und überall abrufbar sind. Die Kerndaten jeder Eingangsrechnung, wie z.B. Lieferantendaten, Rechnungsdatum, -nummer und Rechnungsbeträge, lassen sich vorab automatisiert erfassen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt dann in einem digitalen Posteingangs Workflow. Hierüber können verschiedene Genehmigungsstufen berücksichtigt werden.
Der digitale Posteingang beschleunigt somit Be- und Verarbeitungszeiten, sorgt für einen sofortigen Workflow, ermöglicht einen hohen Servicegrad und, nicht zu vernachlässigen, eine deutliche Kostenersparnis. Denn durch den unternehmensinternen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozessen fallen ca. 8,00 € an Kosten pro Eingangsrechnung an. Bei monatlich 200 Eingangsrechnungen liegen die Kosten schon bei 1600,00 €!
Durch eine gelungene Posteingangsverwaltung mit einem digitalen Posteingang lassen sich jedoch nicht nur Eingangspost und E-Mails spielend leicht managen. Es ist beispielsweise auch möglich eine Integration in Programme von Drittanbietern einzurichten. Besonders beliebt ist hierbei die Integration der Buchhaltungssoftware „DATEV“. Die vorher automatisiert erfassten Rechnungsdaten lassen sich dann vom Steuerberater ebenfalls ohne manuellen Eingabeaufwand in DATEV einlesen. Hierdurch erzielen Unternehmen eine doppelte Kostenersparnis. Eigene Ressourcen werden optimiert und die Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater reduzieren sich ebenfalls.
Durch einen digitalen Posteingang in einem revisionssicheren Online Archiv haben Sie nun einen zentralen Ort für Ihre Daten eingerichtet und endlich wieder Struktur und Ordnung in Ihr Unternehmen. Alles auf einem Blick!
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Über archivwerk:
Das archivwerk ist Ihre Anlaufstelle für Scanservices, Aktenlagerung, digitale Posteingangsprozesslösungen und Dokumentenmanagement. Über unseren Scanservice lassen sich all Ihre Akten und Dokumente in bester Qualität digitalisieren. Durch unsere Hochleistungsscanner ist es auch möglich große Pläne bis DIN A0, kleine Visitenkarten oder sonstige Dokumente wie Rechnungsbelege, Fotos oder gebundene Bücher zu digitalisieren. Des Weiteren ermöglichen wir durch unsere weiteren Services wie digitaler Posteingang und Workflowmanagement ein strukturiertes und effizientes Arbeiten, wodurch Sie nicht nur eine Menge Zeit sparen können, sondern die Kosten in Ihrem Unternehmen erheblich sinken.
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