Organisationsprojekte mit dem Ziel der Transformation von einer traditionellen Arbeitsweise hin zu einer digitalen Arbeitsweise, erfordern die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Digitalisierung der Eingangspostverwaltung bleibt von diesen Vorhaben jedoch häufig unberührt.
Sven Heimberger, Geschäftsführer der Next Iteration, erkannte in Gesprächen mit Kunden die Problematik und begegnete ihr mit der Entwicklung einer eigenen Lösung. Dabei war es ihm als Microsoft Gold Partner im Bereich Cloud Productivity ein Anliegen, diese Aufgabe ausschließlich mit Hilfe von Microsoft 365 Applikationen zu lösen.
Im Rahmen der konventionellen Bearbeitung von eingehender Post in Papierform wird in der Regel im ersten Schritt die Eingangspost geöffnet und entsprechend ihrem Inhalt aus- bzw. vorsortiert. Anschließend werden die Schriftstücke manuell an die entsprechenden Ansprechpartner verteilt, die diese dann manuell weiterverarbeiten. Dieser Verarbeitungsprozess wird den Ansprüchen der digitalen Arbeitswelt nicht gerecht, so ermöglicht er beispielweise nicht die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten.
Der digitale Posteingang der Next Iteration ändert dieses Vorgehen grundlegend und nimmt Unternehmen unter Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz Arbeitsschritte ab und führt diese selbstständig und automatisiert aus. Dadurch muss fortan nur noch der kleinste Teil der Bearbeitung im Posteingangsprozess, das Öffnen und im Stapel Scannen der Briefe manuell durchgeführt werden. Alle weiteren Prozessschritte, das Sortieren, Klassifizieren, Speichern und das Weiterleiten an den zuständigen Ansprechpartner führt die KI selbstständig aus. In Abhängigkeit von der vorangegangenen Klassifizierung nach Inhalt werden die digitalisierten Schriftstücke entweder direkt in digitale Postmappen einsortiert oder automatisiert mittels digitaler Geschäftsprozesse weiterverarbeitet.
Damit schafft der digitale Posteingang der Next Iteration einige wichtige Vorteile für Unternehmen. Das gesamte physische Postaufkommen wird einheitlich und digital erfasst, klassifiziert und automatisiert weiterverarbeitet, aufbewahrt oder archiviert. Dadurch sinken die Bearbeitungszeiten für jedes Schriftstück, Projektpausen und Leerläufe aufgrund von Informationsmangel durch fehlende oder falsch abgelegte Postdokumente werden verhindert und Mitarbeiter entlastet. Zusätzlich profitieren alle Mitarbeiter von der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Dokumente, der schnelleren Bearbeitung und Zustellung von Posteingängen und gesetzliche Fristen und Regelungen werden zuverlässig eingehalten. Und das alles auf Basis der sicheren und bewährten Technologie von Microsoft 365, die bereits in vielen Unternehmen standardmäßig im Arbeitsalltag eingesetzt wird.
Weitere Informationen zum digitalen Posteingang der Next Iteration finden Sie unter: https://nextiteration.de/fokusthemen/dokumentenmanagement-beratung/digitaler-posteingang/
