Der Umfang an Daten, der sich auf den Rechnern von Firmen, Behörden, Vereinen oder auch Privatleuten sammelt, nimmt von Jahr zu Jahr exorbitant zu. Ein wortwörtlich bildhaftes Beispiel hierfür ist die Anzahl digitaler Dokumente. Jeden Tag werden neue Formulare, neuer Text, E-Mails, Listen, Auswertungen und noch vieles mehr erstellt, versendet und abgespeichert. Nicht nur für den Normalbürger ein Problem, sondern in viel größerem Umfang für Unternehmen, denn Daten sind in vielen Firmen längst das wichtigste Potenzial.
Entsprechend bestehen zwei Felder, deren Bedeutung mit der Datenflut wächst, die Datenverwaltung und die Datenspeicherung. Genau diesen Bereichen widmen sich PaperOffice und QNAP mit größter Leidenschaft, weshalb beide zusammen eine durchaus fruchtbare Verbindung ergeben.
PaperOffice DMS – die clevere Braut
Datenmanagement Software dient zunächst dazu, auf Rechnern oder Servern den bestehenden und zukünftig anfallenden Daten eine Struktur zu geben, die zum Beispiel das Auffinden archivierter Dokumente beschleunigt. Eine Aufgabe, die PaperOffice dadurch bewältigt, dass zunächst alle bestehenden Daten in die Softwarestruktur eingebunden und indexiert werden. Genauso wie fortlaufend jedes neu hinzukommende Dokument. Analoge, eingescannte Formate werden dafür zunächst mittels OCR-Texterkennung umgewandelt und über einen Stichworte-Index und bestehende Stammdaten suchfähig gemacht. Mit der in PaperOffice eingebundenen Suchmaschine lassen sich nun beliebige Dokumente in Sekundenbruchteilen finden, selbst wenn der Anwender nur ungefähr weiß, um welches Dokument es sich handelt.
Das ist aber nur ein Teil der Aussteuer, die die Braut mitbringt.
Workflow-Steuerung, Massenimport wie Export, Verschlüsselung, Formularerstellung, automatisierte Ablage sowie automatisiertes Rechnungswesen und Netzwerkverwaltung sind weitere Stichworte im Zusammenhang mit PaperOffice DMS. Eine umfangreiche, jedoch unkomplizierte Software, die Zeit, Ressourcen und bares Geld spart, wovon immerhin über 900.000 Nutzer weltweit überzeugt sind und die regelmäßig von der Fachpresse zum Preis-Leistungssieger erklärt wird.
QNAP NAS – Bräutigam mit eigenem Haus
Das gerade für Unternehmen die zentrale Speicherung von Daten große Vorteile besitzt, ist keine Neuigkeit. Angeschlossene Netzwerkrechner greifen gemeinsam darauf zu und speichern gemeinsam darauf ab. Allerdings raten Fachleute dazu, den Datenspeicher möglichst nicht in den Händen Dritter zu lassen. Gemeint ist damit natürlich die Daten-Cloud im Internet. Auch das Team von PaperOffice sieht hier mehr Gefahren als Vorteile und rät zum eigenen NAS, einem Network Attached Storage.
Das taiwanesische Unternehmen QNAP, im Jahr 2004 gegründet, zeigt sich hierbei als der ideale Vater des Bräutigams, denn die von QNAP gefertigten NAS passen in ihrer Architektur hervorragend zur PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware. Den Beweis dafür tritt das Unternehmen durch zahlreiche Auszeichnungen in seiner jungen Geschichte an und autorisierte PaperOffice im Jahr 2020 zum einzigen zugelassenen Dokumentenmanagement Anbieter weltweit.
Weltweit zeigt sich die Fachpresse von den QNAP NAS-Servern begeistert, etwa durch die Verleihung des sehr angesehenen „Red Dot Design Award“ im Jahr 2018 für das Produktdesign des TVS-951X. Ein NAS mit einem Gehäuse, das Funktionalität und Attraktivität glänzend miteinander vereint, eben ein Haus für Datenspeicher, wie es sich eine Braut mit Namen PaperOffice DMS nur wünschen kann.
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