Mit „piTop Archiving“ steht eine Lösung für sämtliche Branchen zur Verfügung, die sich durch den Wechsel auf eine neue Plattform oder in Folge einer Fusion mit dem Thema Migration und den damit verbundenen gesetzlichen Anforderung auseinander zu setzten haben. Dabei müssen Software-Bibliotheken, Verarbeitungsprotokolle und Migrationsbestände weiterhin lesbar archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Gleichzeitig müssen die Anforderungen der GDPdU erfüllt werden, um die archivierten Informationen jederzeit für eine Prüfung durch die Finanzverwaltung elektronisch zur Verfügung zu stellen.
Die Funktionsweise von „piTop Archiving“ kennzeichnet sich dadurch, dass sämtliche zu archivierenden Daten automatisiert in fälschungssichere PDF-Dokumente umgewandelt werden. In Metadaten enthaltene Informationen, etwa zur Druckaufbereitung, werden ausgewertet und entsprechend verarbeitet. Eine solche Umwandlung ist sowohl für „historische“ Listen als auch im laufenden Produktionsbetrieb integriert möglich. Anschließend werden die Dokumente in eine SQL-Datenbank abgelegt. Die Speicherung erfolgt mit allen relevanten Daten die für eine spätere Recherche notwendig sind.
Die Verarbeitungsgeschwindigkeit bei der Archivierung beträgt etwa 1,4 Mio. Seiten pro Stunde. Um auch sehr große Listen komfortabel abfragen zu können, werden sie bei Bedarf parametergesteuert in handhabbare Größen von beispielsweise 10.000 Seiten gesplittet. Der autorisierte Benutzer kann ganz einfach mit Hilfe einer Browser-Oberfläche die Daten in der SQL-Datenbank recherchieren. Die darüber selektierten Dokumente werden im Acrobat Reader angezeigt. Dem Anwender steht damit der komplette Funktionsumfang des Acrobat Reader bei seiner Suche zur Verfügung.
Wesentlicher Bestandteil bei der Datenarchivierung mit „piTop Archiving“ ist die Möglichkeit, die zu archivierenden Daten auf beliebige WORM-Medien zu schreiben. Dies kann zusätzlich oder alternativ zur Datenbank geschehen. Hierzu können einerseits optische Medien wie CD-R oder DVD-R eingesetzt werden. Sie gewährleisten bei sachgemäßer Lagerung eine Lebensdauer von bis zu 90 Jahren. Mit Hilfe eines angebundenen Brenn-Roboters werden sie vollautomatisch gebrannt und bedruckt. Andererseits können auch Festplatten mit WORM-Eigenschaften zur Archivierung genutzt werden. Diese redundant ausgelegten und nicht wieder beschreibbaren Platten werden durch die piTop-Steuersoftware angesteuert und beschrieben.
Zu den unterstützten Betriebssystemen gehören neben Windows, Unix und anderen unixoiden Systemen, z/OS von IBM und BS2000 von Fujitsu. Eingesetzt wird diese Archivierungslösung bereits in zahlreichen Unternehmen aus der Finanzbranche, wie beispielsweise der Oldenburgischen Landesbank, der Degussabank, dem Bankhaus Max Flessa sowie anderen namhaften Finanzinstituten. „piTop Archiving“ wird sowohl für den Inhouse-Einsatz als auch in der investitionsschonenden Outsourcing-Variante angeboten.
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