Fairness halber muss man sagen: eine chaotische Datenhaltung führt nicht zum Ruin einer Firma, allerdings können die daraus resultierenden Konsequenzen von Branche zu Branche drastisch variieren.
Schauen wir uns die klassische Datenorganisation mittelständischer und großer Unternehmen an, so werden alle unternehmenseigenen Inhalte meist auf einem bestimmten Netzlaufwerk verwaltet.
Mittels einer (mal mehr, mal weniger organisierten) Ordnerstruktur werden Bild-, Layout- und Kundendaten verwaltet. Darüber hinaus finden sich dort meist auch Daten aus dem Rechnungswesen, wie beispielsweise Rechnungen, Aufträge und Lieferscheine, wieder.
So manch ein Leser wird gerade innerlich nicken, da die besagte Organisation im eigenen Unternehmen exakt so umgesetzt wird. Wie gesagt: die Auswirkungen können, je nach Unternehmen und Branche, variieren. Die offensichtlichste Konsequenz aus einer derartigen Verwaltung ist die mangelnde Auffindbarkeit von wichtigen Daten.
Problematisch wird es jedoch sobald sensible Daten verwaltet werden, die mangels fehlendem Zugriffsmanagement versehentlich in die falschen Hände gelangen. Sei es die allgemeine Öffentlichkeit, andere Kunden oder sogar die direkte Konkurrenz.
Besonders im Bereich der Produkthersteller ist ein wasserdichtes Datenmanagement unerlässlich. Nicht selten kommt es vor, dass aufgrund mangelhafter Datenorganisation falsche Produktangaben oder Preise an die Öffentlichkeit getragen werden. Der daraus resultierende Schaden für das eigene Unternehmen ist in solchen Fällen nicht auszudenken.
Um solch kostspielige Pannen zu vermeiden, werden branchenübergreifend immer häufiger Systeme zur internen Produktdatenverwaltung eingesetzt. Man spricht hier von “Product Information Management (PIM)” Lösungen. Diese Softwarelösungen finden ihren Einsatz bevorzugt bei Produktherstellern, Zulieferern, der Automobilbranche und Medienunternehmen.
Dabei stellen PIM Lösungen den zentralen Dreh- und Angelpunkt der internen Datenaufbereitung und -verwaltung dar. Durch die Integrierbarkeit in Drittanbieter-Software, wie beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Content Management Systeme oder Customer Relation Management Lösungen, wird ein einheitliches und vor allem zentrales Datenmanagement ermöglicht.
So ist es beispielsweise möglich, dass das PIM ohne Umwege mit Bild-, Video- oder Dokumentendaten aus einer Mediendatenbank angereichert wird. Auf Basis der Bildinformationen (z.B. Dateiname) lassen sich anschließend automatisch Stammdaten aus Ihrem SAP extrahieren, welche am Artikel im PIM gepflegt werden.
Somit erfolgt die Datenpflege der Produkteigenschaften am Produktbild nicht nur automatisch, sondern zu 100 % fehlerfrei, da SAP zu jeder Zeit das federführende System hinsichtlich der Produktdatenerstellung bleibt.
Sollte Sie Ihre Daten im SAP dennoch ändern, werden die aktualisierten Stammdaten zeitgleich an das PIM und die Mediendatenbank weitergereicht. Dort werden die entsprechenden Datensätze aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht. Durch diese Automation vermeiden Sie die manuelle und fehleranfällige Pflege Ihrer Artikeldaten an verschiedenen Stellen. Zusätzlich lassen sich mit den Daten im PIM auch E-Commerce Lösungen oder die eigene Webseite anreichern.
Professionelle PIM Lösungen sind daher ein ungemein mächtiges Tool in der Handhabung, Verwaltung und Aufbereitung von Produktdaten. Möchten Sie mehr über die vielfältigen Möglichkeiten von PIM Software erfahren, dann ist unser Beitrag zum Thema Product Information Management eine optimale Informationsquelle:
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