Sparkassen verarbeiten in der Regel große Mengen papierbasierter Dokumente, von denen viele über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen. Zusätzlich müssen die Finanzdienstleister aufgrund der großen Menge an digitalen Dokumenten auf deren Speicherbedarf achten und einen schnellen Zugriff gewährleisten. Mit dem PDF/A-Format können sie ihre Dokumente langfristig lesbar und in kleinen Dateigrößen – sowohl in schwarz-weiß als auch in Farbe – archivieren. Dieses Langzeit-Format unterstützt der zentrale Dienstleister der Branche, die Finanz Informatik, bereits seit Anfang 2008 in ihrem "OSPlus Archiv ZDA" (Zentrales Dokumenten-Archiv). Seit Sommer 2009 wird PDF/A für gescannte Dokumente auch im Leitfaden des Deutschen Giro- und Sparkassenverbands (DSGV) empfohlen.
Dabei kommt der LuraDocument PDF Compressor nicht nur bei der Bestandsdigitalisierung zum Einsatz, sondern wird auch im Tagesgeschäft genutzt. Mit ihrer Entscheidung für PDF/A als Speicherformat, das sich insbesondere für den Einsatz im Scan-Bereich anbietet, profitieren die Sparkassen von verringertem Speicherbedarf und reduzierter Netzbandbreitenbelastung. Dazu unterstützen moderne Verfahren wie die LuraDocument PDF/A-Technologie das Farb-Scanning bei kleinsten Dateigrößen und gleichzeitig hoher Qualität. Entsprechend können die digitalisierten Dokumente z.B. per E-Mail versendet werden. Sie bleiben bei Bedarf volltextfähig und liegen als PDF/A originalgetreu in einem sicheren ISO-Langzeitformat vor. Zudem lassen sie sich schnell durchsuchen und wieder auffinden.
Dazu Thomas Zellmann, Gesellschafter und Vertrieb für Banken und Versicherungen bei der LuraTech Europe GmbH: „Unsere LuraDocument-PDF/A Basistechnologie bietet gerade im Sparkassenbereich einen klaren ROI mit optimierten Dateigrößen. Wir freuen uns, mit Bechtle einen im Sparkassenumfeld erfahrenen Partner zu haben, der unseren PDF Compressor für Sparkassendokumente optimal einstellen kann und vollständig in die Bechtle Erfassungslösung integriert.“
Mit Bechtles Erfassungslösung OSP-Archiv Link können Sparkassen ihre ein- oder mehrseitigen Dokumente in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen im Format PDF/A-1b im zentralen OSPlus-Archiv der Finanz Informatik archivieren. Diese sind dann als 100% standardkonforme PDF/A-1b-Dateien mit einem beliebigen PDF-Reader, z.B. von Adobe, lesbar. Somit bleiben beispielsweise digitalisierte Kreditakten langfristig lesbar – bei originalgetreuer Wiedergabe.
Manuela Stefen, Fachvertrieb DMS, vom Bechtle IT-Systemhaus Köln, erklärt: „Dass PDF/A die Zukunft für gescannte Dokumente ist, war uns schon vor einem Jahr klar, aber eine derart rasche Akzeptanz und Umsetzung bei den Sparkassen hat uns angenehm überrascht. Tatsache ist, dass der LuraDocument PDF Compressor sich in unsere zertifizierte Erfassungslösung einbinden lässt, wodurch die Sparkassen schnell und direkt von den Vorteilen profitieren.“
In einem Jahr haben sich rund 20 Sparkassen entschieden, PDF/A in Kombination mit der Bechtle-Erfassungslösung einzusetzen. Eine Vorreiterrolle übernahm hierbei die Kreissparkasse Ludwigsburg, die als erste Sparkasse alle Dokumente im zentralen OSPlus-Archiv der Finanz Informatik in Farbe im Format PDF/A-1b archivierte.
Neben dem Einsatz im Scan-Bereich bietet sich PDF/A aber auch für weitere Anwendungen bei den Sparkassen an. Dies belegen bereits erste Projekte, bei denen im Zuge einer allgemeinen Migration vorhandene TIFF-Archivbestände auf das moderne PDF/A Format migriert werden. Weiterhin empfiehlt der Leitfaden des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands PDF/A auch für die Archivierung von E-Mails, um aufbewahrungspflichtige E-Mails in ein langzeitsicheres Format zu konvertieren.
Über Bechtle:
Die Bechtle AG ist mit über 50 IT-Systemhäusern in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktiv und zählt mit Handelsgesellschaften in elf Ländern europaweit zu den führenden IT-E-Commerce-Anbietern. Das 1983 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Neckarsulm beschäftigt derzeit rund 4.400 Mitarbeiter. Seinen mehr als 56.000 überwiegend mittelständischen Kunden aus Industrie und Handel, Öffentlichem Dienst sowie Finanzmarkt bietet Bechtle herstellerübergreifend ein lückenloses Angebot rund um IT-Infrastruktur und IT-Betrieb aus einer Hand. Bechtle ist seit 2000 an der Börse notiert und seit 2004 im Technologieindex TecDAX gelistet. 2008 lag der Umsatz bei 1,43 Milliarden Euro.
Das flächendeckende Netz der regional eigenständig tätigen Systemhäuser sorgt dabei für kurze Servicewege zum Kunden: Kaum ein Standort ist vom nächsten mehr als eine Fahrstunde entfernt.
In 13 Competence Centern hat Bechtle Know-How zu komplexen Fachgebieten (Client Managment; Mobile Computing; Storage & Solutions; IBM Server Storage; Virtualisierung; Cisco; HP ProCurve; Datenschutz & Datensicherheit; IT-Security; ERP / PPS, CRM, BI; Groupware; Dokumenten Management Systeme; SAP Basis & Technologie Services) konzentriert.
Das Competence-Center „Dokumenten-Management-Systeme (DMS)“ mit Sitz im Bechtle IT-Systemhaus Köln, kann auf langjährige DMS-Projekterfahrung aus den Branchen Sparkassen, Banken, Handel und Industrie zurückgreifen.
Das Bechtle-DMS-Team steht seinen Kunden in allen Projektphasen als fachkundiger Partner beratend zur Seite. Das Leistungsangebot umfasst die Durchführung von Vorstudien und ggf. notwendiger Analysen, die Konzeption und Erstellung des Pflichtenhefts über die Planung und Realisierung bis hin zur Dokumentation der Archivlösungen. Die Realisierung beinhaltet neben der Installation und Konfigurierung des Systems die langfristig gesicherte Betreuung durch Support– und Wartungsverträge. Das eingeführte System wird einschließlich aller Arbeitsabläufe in einer Verfahrensdokumentation beschrieben, welche zu Revisionszwecken herangezogen werden kann.
Über LuraTech:
LuraTech liefert Software, Services und herausragenden Support für die Dokumentenkonvertierung. Der LuraDocument PDF Compressor Enterprise ist eine produktionstaugliche Anwendung zur Kompression, Wandlung nach PDF(/A), Zeichenerkennung (OCR), Klassifikation sowie Formulardatenextraktion. Mit DocYard stellt LuraTech eine vollständige Plattform zur Verfügung, die sämtliche Funktionen der Dokumentenkonvertierung in zentral steuerbare Workflows integriert. Seit der Gründung im Jahr 1995 ist LuraTech ein führender Anbieter offener und auf ISO-Normen basierender Dokumenten- und Bildkompressionslösungen.
Zu LuraTechs Referenzkunden zählen unter anderem die Scan-Dienstleister Arvato (Bertelsmann) und Ratiodata, die Deutsche Angestellten-Krankenkasse (DAK), die Hessische Landesbank Thüringen (Helaba), die Kreissparkasse Ludwigsburg sowie weitere Sparkassen, die Stadt Stuttgart und zahlreiche weitere Städte und Gemeinden, der Heinrich Bauer Verlag sowie die Energieunternehmen Vattenfall, RWE und E.ON. Internationale Referenzkunden sind unter anderem die Harvard University, die Library of Congress, die Königliche Bibliothek der Niederlande, das Internet Archive sowie die US Luftwaffe.
LuraTechs Position als ein führender Anbieter basiert unter anderem auf strategischen Partnerschaften, beispielsweise mit ABBYY und der intensiven Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen wie der Technischen Universität Berlin. LuraTech war stimmberechtigter Abgesandter des DIN für die ISO-Normierung JPEG2000 und arbeitet in der ISO-Kommission PDF/A.
LuraTech arbeitet aktiv in unterschiedlichen Verbänden, unter anderem im „Arbeitskreis Standards und Normen“ sowie den Regionalgruppen des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. Darüber hinaus ist LuraTech Initiator und Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center – eines weltweit operierenden Verbandes mit mehr als 100 Mitgliedern. Weiterhin ist LuraTech Mitglied in den Verbänden AIIM, ARMA, NIRMA und TAWPI und arbeitet im AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) mit.
LuraTechs Hauptsitz ist in Berlin, weitere Standorte sind Remscheid und San José, CA (USA). Weitere Informationen unter www.luratech.com.
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