Die Mehrheit der befragten Unternehmen (62 %) nutzen MS Teams erst seit oder unmittelbar vor der Corona-Pandemie und der einhergehenden Pflicht zum Home-Office – das zeigen die aktuellen Zahlen. Dabei benötigten 55 % der befragten Unternehmen nur 1–6 Monate von der ersten Planung bis zum Rollout. 24 % gaben an, dass die Einführung von MS Teams bei ihnen mehr als 12 Monate in Anspruch genommen hat. Hier gibt es nach Aussagen der Studie noch großen Nachholbedarf.
Die durchschnittliche Größe eines Projektteams in MS Teams liegt bei 2–10 Mitgliedern (60 %). Dieses Ergebnis bestätigt die empfohlene Teamgröße nach Aussage von Microsoft von 6–10 Mitgliedern. Fast alle befragten Unternehmen nutzen MS Teams für Projektteams (89 %) und Abteilungsteams (86 %). Auch Organisationsteams sind mit 64 % häufig vertreten.
Herausforderungen und Porbleme
Die Studie deckt jedoch auch Herausforderungen der Unternehmen bei der Nutzung von MS Teams auf. Die Dateiablage und gemeinsame Dokumentennutzung sind noch nicht in vielen Unternehmen etabliert, d. h. viele Nutzer wenden diese Funktionen der gemeinsamen Kollaboration nicht an. Weitere Herausforderungen ergeben sich durch zu viele Teams innerhalb eines Unternehmens. Jedes vierte Unternehmen hat laut der Studie über 1000 Teams. Das hat einen fehlenden Überblick der Mitarbeiter über ihre Teams und Dateien bzw. Nachrichten zur Folge.
Viele Unternehmen schöpfen das Potenzial von MS Teams nicht vollständig aus. So werden Registerkarten, Apps, Dateiablage und die gemeinsame Dateinutzung von nur rund 30 % der befragten Unternehmen genutzt. Nur 18 % nutzen einen automatisierten Prozess. Die Studie begründet dies darin, dass häufig ein klares Governance-Konzept fehlt und passende Governance-Tools nicht genutzt werden. Laut Prof. Dr. Arno Hitzges können dank eines automatisieren Prozesses Zeit und Kosten eingespart werden und gleichzeitig Richtlinien eingehalten werden. Mit schnellen Prozessen bestünde auch nicht die Gefahr der sinkenden Akzeptanz, so die Schlussfolgerung.
Fast die Hälfte der Befragten (48 %) verbringt pro Woche 2–5 Stunden mit der Verwaltung routinemäßiger Aufgaben. Dazu fällt z. B. die Teamerstellung oder Löschung, die Vergabe von Genehmigungen, Support oder auch das Nachfragen bei fehlerhaften Anlagen etc. Jedes fünfte Unternehmen benötigt in der Woche mehr als 5 Stunden. Prof. Dr. Arno Hitzges weist darauf hin, dass ein unnötig hoher Verwaltungsaufwand bei vielen Unternehmen hinter MS Teams steckt. Deshalb lohnt es sich für ihn, vor der Einführung von MS Teams ein IT-Governance-Konzept zu erstellen, sodass routinemäßige Verwaltungsaufgaben minimiert werden.
