Mit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes sind Bundesbehörden ab 1. Januar 2020 dazu verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zur Umsetzung der rechtlichen Vorgaben sind zahlreiche organisatorische und technische Rahmenbedingungen notwendig. Die TROPPER DATA SERVICE AG empfiehlt daher, das Projekt frühzeitig anzugehen. IT-Verantwortliche in öffentlichen Einrichtungen, aber auch aus Unternehmen, die die IT & Business in Stuttgart besuchen, erhalten dazu in dem Vortrag von Stefan Kirchner Informationen und Grundlagenwissen vermittelt. Der Referent erklärt: „Nicht nur für Behörden können von elektronischer Aktenhaltung profitieren, sondern auch Unternehmen. Abläufe werden effizienter und Zugriffsmöglichkeiten auf prozessrelevante Dokumente transparenter.“
In seinem Vortrag erläutert er zunächst die generellen Anforderungen an die elektronische Aktenführung sowie die technischen, wie die elektronische Signatur oder das ersetzende Scannen und Archivierung nach TR-ESOR. Anschließend stellt er typische Szenarien, wie das Anlegen oder Verakten von Vorgängen oder das Generieren von Vermerken dar. Darauf folgend steht die Integration als Thema auf der Agenda. Hier geht Stefan Kirchner auf die Basisanforderung, nämlich das E-Mail-Management mit ECM Strukturen zu kombinieren, ein und zeigt die praktische Umsetzung anhand von Microsoft Outlook bzw. Exchange. Der nächste Part widmet sich dem Workflow-Management, dessen Arten und Anforderungen, bevor die Darstellung eines möglichen Ablaufs zur Einführung der E-Akten den Vortrag beendet.
Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen, eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin. Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen und Dresden angesiedelt. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.
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