Bonn, 12. Oktober 2011. Im Frühjahr kommenden Jahres erscheint die finale Fassung der DIN 31644. Diese Norm formuliert standardisierte Anforderungen beim Aufbau und Unterhalt digitaler Langzeitarchive. An deren endgültiger Formulierung hat sich der VOI unter Federführung seines Competence Centers „Standards & Normen ECM“ aktiv beteiligt. Bereits im vergangenen Jahr hat der VOI erfolgreich an der Technischen Richtlinie 03125 „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR)“ mitgewirkt.
Im August 2010 hat der Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen (NABD) innerhalb des Deutschen Instituts für Normung (DIN) den Entwurf der DIN 31644 „Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“ zur Stellungnahme veröffentlicht. Nachdem der VOI den Entwurf analysiert hatte, war man sich im VOI klar, als führender Fachverband für das DMS- und ECM-Thema im Sinne der freien Wirtschaft reagieren zu müssen. „Die damals vorliegende Version hätte eine unnötige Mehrbelastung und Einschränkung für die freie Wirtschaft dargestellt“, erläutert Ralf Kaspras, Leiter des VOI Competence Center „Standards & Normen ECM“. Wesentliche Kritikpunkte seitens des VOI waren, dass der Entwurf zu einseitig auf die Belange von öffentlichen Archivaren ausgerichtet sei (ohne tatsächlich jedoch auf diesen Bereich beschränkt zu sein), die Kopplung an weitere Normen, deren fortlaufende Harmonisierung nicht sichergestellt werden kann, das Fehlen eines internen Kontrollsystems zur laufenden Überwachung der Kriterien sowie einige formale Unstimmigkeiten. Zu den formalen Unstimmigkeiten gehörten der Bezug auf einen bereits veralteten Stand des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (TR VELS) und das Fehlen von Verweisen auf etablierte Prüfverfahren, wie zum Beispiel die VOI-„Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen“ (PK-DML) oder die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ des Fachausschusses für Informationstechnik des Institutes der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW RS FAIT 3).
Dr. Klaus-Peter Elpel und Dipl.-Inform. Ralf Kaspras nahmen als Vertreter des VOI an der Einspruchssitzung des NAB15 zur DIN 31644 teil und erarbeiteten mit dem Ausschuss die erforderlichen Korrekturvorschläge. Vor kurzem hat Hans-Jörg Wiesner, verantwortlicher Projektmanager des Arbeitsausschusses, mitgeteilt, dass die Ergebnisse der Einspruchssitzung in das konsolidierte Norm-Manuskript übernommen worden sind. „Mit dieser Einflussnahme hat der VOI einmal mehr seine fachliche Kompetenz im Sinne der Unternehmen wahrnehmen können“, sagt Dr. Klaus-Peter Elpel, stellv. Vorsitzender des VOI-Vorstandes.
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Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM (Enterprise Content Management) und DMS (Dokumenten-Management-Systeme) in Deutschland.
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