XML ist ein offenes und nicht-proprietäres Format, das für die Strukturierung, Speicherung und Übermittlung von Informationen aus beliebigen Dateispeichern (Festplatte, Netzwerk-Server, Cloud) entwickelt wurde. Mit der exponentiellen Zunahme von Unternehmensinformationen und offenlegungspflichtigen Daten werden die Speicheroptionen mit XML besonders interessant. Insbesondere dann, wenn die Speicherhardware an ihre Kapazitätsgrenzen kommt, lässt sich – ohne Störung des laufenden Betriebs – ein zusätzlicher XML-Speicher parallel schalten. Darüber hinaus bietet XML ein extrem flexibles Schema für das Metadaten-Management, das weit über das Angebot herkömmlicher relationaler Datenbanken hinaus geht.
„Selbst in tausend Jahren werden Menschen eine XML-Datei öffnen und lesen können, ohne dafür spezielle Software zu benötigen“, erklärt Johannes C. Scholtes, Chief Strategy Officer für ZyLAB. „Da Unternehmen keine Datenbanken anschaffen müssen, sparen sie sich die Kosten für deren Lizenzen, Wartung und Pflege. Außerdem entfällt der Aufwand für wiederholte Dateikonvertierungen, die immer dann anfallen, wenn neue Versionen erscheinen und ältere nicht mehr unterstützt werden.“
In dem Podcast beschreibt Scholtes die Vorteile der XML-basierten Systeme von ZyLAB für sämtliche Write-Once-Read-Many (WORM)-Daten, wie z. B. im Fall von E-Discovery-Aktivitäten oder bei Ermittlungen. Zu diesen Vorteilen gehört unter anderem der Zugriff auf unveränderte, native Dateien. Denn ein XML-Archiv bewahrt die Integrität der Daten und ermöglicht Anwendern den Rückgriff auf 100prozentig intakte Dateien. Weiterhin erlaubt XML die Bereitstellung von Daten für mehrere Parteien, denn durch seine Flexibilität erfüllt es unterschiedliche Anforderungen beim Offenlegungsprozess und macht damit endlose Konvertierungen überflüssig. Zusätzlich unterstützt das Format die schnelle und umfassende Suche nach Informationen. So können Anwender mit der bewährten Such-Engine von ZyLAB in Kombination mit XML-Dateien ihre Daten um flexible Metadaten-Schemata anreichern. Für diese lassen sich dann Suche-, Datamining- und Analyse-Prozesse durchführen, die eine Relevanzeinstufung wesentlich erleichtern.
Die Information Management Platform von ZyLAB archiviert sämtliche Unternehmensdaten – von E-Mails und elektronisch gespeicherten Informationen über SharePoint-Daten, Datenbankinhalten bis hin zu gescannten Papierdokumenten – in einem XML-Archiv. Jedes der anwendungsspezifischen Systeme von ZyLAB bietet darüber hinaus Tools zur Verwaltung der Archivinhalte, z.B. für die Suche, EDRM-Prozesse (im Rahmen von E-Discovery-Aktivitäten) oder auch für das Richtlinien-konforme Records Management.
Über ZyLAB Distribution BV:
Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen sämtliche Daten jeglichen Formats verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. Seit 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen zu den führenden Anbietern der Branche und erfüllt als solcher die Anforderungen seiner Kunden. Dazu bietet er ihnen hochentwickelte Technologien rund um die Mehrsprachigkeit, Suche, Inhaltsanalyse, Dokumentprüfung sowie das E-Mail- und Records Management. Das ZyLAB eDiscovery & Production System wurde konform mit dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entwickelt und umfasst Module für die forensisch auswertbare Datensammlung, die gezielte Aussortierung spezifischer Dokumente, E-Mail-Konvertierung und -Archivierung (Exchange, Lotus Notes und GroupWise) sowie für die juristische Überprüfung. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.
Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de oder auf dem Blog unter http://zylab.wordpress.com/.
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