Anwender können mit der nicht proprietären, flexiblen und offenen Lösung zur Archivierung und Retrieval von E-Mails ihre elektronischen Nachrichten in dem offenen XML-Standard abspeichern. Die E-Mails selbst werden je nach Format als Text-, HTML-, MSG- oder RTF-Dateien abgelegt. Meta-Informationen wie Absender, Betreff und Datum werden als XML-Schlüsselfelder archiviert. Weiterhin speichert die Lösung eventuelle Anhänge und verknüpft sie per Link mit der dazugehörigen E-Mail-Nachricht. Nicht durchsuchbare PDF-Dateien, Bitmaps, Verbunddateien sowie verschachtelte E-Mails werden automatisch mit Hilfe der Information Management Platform und dem Analyse-Paket von ZyLAB verarbeitet. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Informationen im Volltext durchsuchbar sind. Zusätzlich zur Archivierung führt ZyLAB gegebenenfalls eine Textanalyse für die unstrukturierten E-Mails durch. Diese werden dann durch hinzugefügte Tags automatisiert strukturiert.
Das neue E-Mail-Archivierungs-Paket bietet Organisationen eine skalierbaren Ansatz für die Verwaltung von E-Mails. Dadurch sind sie nicht gezwungen, monolithische, teuere „einfach alles speichern“-Lösungen zu kaufen. Vielmehr können sie anforderungsbasiert entscheiden, welche E-Mails sie aufbewahren und welche sie löschen wollen, anstatt dies von der Verfügbarkeit der Mailbox oder von der Serverkapazität abhängig zu machen.
Zusätzlich unterstützt ZyLAB jetzt auf drei verschiedene Arten die Archivierung, Verarbeitung und Offenlegung von E-Mails. Zum einen ist dies die nutzerbasierte Archivierung direkt aus Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Groupwise, bei der die Nutzer von der Schnittstelle des E-Mail-Programms aus ihre Nachrichten archivieren und durchsuchen können. Zum anderen können PST- und NSF-Dateien in voll durchsuchbare Sammlungen von XML-Dateien, nativen Dateien im Fall von Anhängen und (optionale) MSG-Dateien konvertiert werden. Dabei werden TIFF-, PDF- und Bitmap-Dateien von den anderen getrennt und automatisiert durchsuchbar gemacht. Drittens besteht die Möglichkeit einer Server-basierten Archivierung, bei der sämtliche gewünschte Informationen wie E-Mails und Newsgroups vom Microsoft Exchange Server kopiert und als XML-Dateien zusammen mit eventuellen Anhängen gespeichert werden. Die Speicherung in XML gewährleistet die Kompatibilität mit zukünftigen Systemen, ohne die Notwendigkeit von teuren Konvertierungen. Informationen wie der Empfänger, Sender, Datum und Zeit werden automatisch als Schlüsselfelder hinzugefügt, wodurch das Archiv automatisch strukturiert wird.
„Alle unsere Lösungen für die E-Mail-Archivierung unterstützen Unternehmen bei den wichtigen Speicherthemen im Zusammenhang mit E-Mails und reduzieren die Größe von E-Mail-Datenbanken. Ebenso erfüllen sie heutige Anforderungen in Bezug auf Rechtsstreitigkeiten und E-Discovery, Compliance und Corporate Governance“, erklärt Johannes Scholtes, Chief Strategy Officer von ZyLAB. „Heutzutage, wo die enormen E-Mail-Mengen regelmäßig die Speicherkapazitäten zu sprengen drohen, verändern sich die Aufbewahrungsrichtlinien, und immer häufiger kontaktieren juristische Teams die IT-Abteilung, um Unterstützung bei der Vorbereitung auf E-Discovery-Themen zu erhalten. In diesem Zusammenhang sind offene und skalierbare E-Mail-Archivierungslösungen gefragt.“
Über ZyLAB Distribution BV:
Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen sämtliche Daten jeglichen Formats verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. Seit 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen zu den führenden Anbietern der Branche und erfüllt als solcher die Anforderungen seiner Kunden. Dazu bietet er ihnen hochentwickelte Technologien rund um die Mehrsprachigkeit, Suche, Inhaltsanalyse, Dokumentprüfung sowie das E-Mail- und Records Management. Das ZyLAB eDiscovery & Production System wurde konform mit dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entwickelt und umfasst Module für die forensisch auswertbare Datensammlung, die gezielte Aussortierung spezifischer Dokumente, E-Mail-Konvertierung und -Archivierung (Exchange, Lotus Notes und GroupWise) sowie für die juristische Überprüfung. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.
Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de oder auf dem Blog unter http://zylab.wordpress.com/.
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