Pre-Employment Screening gewinnt hierzulande zunehmend an Bedeutung, denn Unternehmen müssen mehr Fallstricke und Manipulationsmöglichkeiten beachten, um kostenintensive Fehlbesetzungen zu minimieren, Compliance-Vorgaben zu erfüllen und den Betrieb vor Haftungs- und Reputationsschäden zu schützen. In der Umfrage eines Webinars zu Pre-Employment Screening von LexisNexis, einem internationalen Anbieter von Lösungen zur Geschäftspartnerüberprüfung, bestätigte die Hälfte der 44 teilnehmenden HR- und Compliance-Manager, dass eine Art Pre-Employment Screening bereits im Unternehmen implementiert sei oder die Vorbereitungen dafür liefen. Dabei gilt es, die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu beachten. „Entscheidend für eine datenschutzkonforme Überprüfung ist, dass der Bewerber über den Prozess der Verifizierung sowie Art, Zweck und Erhebung seiner Bewerberdaten gemäß EU-DSGVO Art. 13, 14 frühzeitig informiert wird. Die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten ist nur erlaubt, wenn dies eine Relevanz für die künftige Tätigkeit hat und der Bewerber einwilligt“, betont Eckhard Neumann, Geschäftsführer der SIGNUM Consulting GmbH, eines Unternehmens, welches tagtäglich im Auftrag deutscher und internationaler Großkunden die Lebensläufe hunderter Kandidaten auf den Prüfstand stellt.
Die Verifizierung von Bewerbungsangaben ist vergleichbar mit dem Sicherheits-Check am Flughafen, schließlich kommen regelmäßig neue Mitarbeiter an Bord. International variierende Berufs- oder Positionsbezeichnungen geben nicht immer Aufschluss über die tatsächliche Betätigung oder Position bei früheren Arbeitgebern. Die Vielfalt bzw. Wertigkeit von Universitätsabschlüssen oder berufsrelevanten Qualifikationen, die im Ausland erworben wurden, ist für HR nur mit hohem Aufwand oder speziell dafür ausgebildeten Analysten nachprüfbar.
Mittlerweile informieren sich viele Recruiter in sozialen Netzwerken über ihre Bewerber. Das ist allerdings zeitaufwändig und auch hier sind die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Ganz gleich, ob der Arbeitgeber selbst recherchiert oder einen unabhängigen Dienstleister damit beauftragt: Bewerber-Checks sollten einer Qualitätskontrolle unterliegen und von geschultem, mehrsprachig ausgebildetem Personal durchgeführt werden. Werden gesetzliche Bestimmungen bei der Suche nach Informationen verletzt, hat das zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen, ganz zu schweigen von der Rufschädigung eines Unternehmens. „Ein risikobasierter Praxisansatz zur Bewerberüberprüfung bei der Personalauswahl sollte in den HR- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens verankert sein“, unterstreicht Holger Berens, Studiengangsleiter für Wirtschaftsrecht und Compliance an der Rheinischen Fachhochschule Köln und Co-Autor des Buches „Pre-Employment Screening – ein risikobasierter Praxisleitfaden zur Bewerberüberprüfung im Personalauswahlverfahren“.
Doch wie kann ein Prüfverfahren an die neuen Herausforderungen angepasst sowie schneller und sicherer in die Praxis umgesetzt werden? Nur wenn eine Einwilligung des Bewerbers im Original vorliegt, darf gemäß EU-DSGVO an Institutionen wie Universitäten, Industrie- und Handelskammern sowie frühere Arbeitgeber herangetreten und die Bestätigung von Bildungsabschluss bzw. Position und Beschäftigungszeitraum eingeholt werden. SIGNUM Consulting hat bei seinen Kunden verschiedene Prüfabläufe entsprechend eines datenschutzkonformen Vorgehens aufgebaut. „Gut ins Recruiting implementiert und mit allen Interessengruppen des Unternehmens abgestimmt, ist PES ein Selbstläufer“, sagt SIGNUM Consulting-Geschäftsführer Eckhard Neumann. Bewerberdaten werden in verschlüsselter Form übermittelt und Statusupdates sowie Kontaktverläufe in einem IP-gebundenen, gesicherten Onlineportal tagesaktuell dokumentiert. Hoch-spezialisierte PES-Analysten von SIGNUM Consulting recherchieren sorgfältig und stellen das Screening-Ergebnis als ausführlichen, standardisierten Bericht der jeweiligen Personalabteilung zur Verfügung. Alle personenbezogenen Daten werden nach drei Monaten gelöscht.
Ziel eines Bewerbungsverfahren ist es, sich ein umfassendes Bild von einem Kandidaten und dessen Qualifikationen zu machen und folglich die ausgeschriebene Stelle mit dem geeignetsten Bewerber zu besetzen. Gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung und Globalisierung sollte eine Prüfung des Lebenslaufs in jedem Recruiting-Prozess effizient verankert sein. Wichtig ist außerdem, dass die Einstellungsentscheidung gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) mit objektiven Fakten belegt werden kann. Nur so tragen gut implementierte und professionell durchgeführte Bewerber-Checks zur Candidate Experience und Arbeitgeberattraktivität bei.
