Freiburg, 10.05.2011. Wann ist ein System zur Langzeitarchivierung zukunftsfähig? Mit dieser Frage beschäftigen sich Unternehmen, die aktuell eine geeignete Lösung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten einführen möchten. Die Notwendigkeit, sich für ein geeignetes System zu entscheiden, besteht einerseits aufgrund von Compliance-Anforderungen: Zahlreiche Gesetze sowie auch interne Vorschriften regeln die Aufbewahrungspflicht für rechtlich und steuerlich relevante Dokumente, wobei diese gleichzeitig vor Manipulation geschützt werden müssen. Andererseits stoßen heute in vielen Unternehmen die bereits vorhandenen Lösungen an Kapazitätsgrenzen, sind z.T. technisch überaltert oder erweisen sich als zu kostspielig. Es ist daher lohnend, die am Markt bestehenden Lösungen im Detail unter die Lupe zu nehmen und zu vergleichen. So stecken etwa in der Hardwarebindung mancher Technologie erhebliche Kostenfallen. Weitere wesentliche Punkte im Auswahlprozedere sind die Skalierbarkeit der Lösungen sowie das jeweilige Lizenzmodell. Eine Checkliste, zusammengestellt von der iTernity GmbH, gibt Unternehmen wichtige Entscheidungskriterien an die Hand. Die Freiburger Archiv-Experten raten dazu, die in Frage kommenden Lösungen und Angebote anhand der drei Eigenschaften Flexibilität, Kosteneffizienz und Sicherheit zu prüfen und zu bewerten.
Flexibilität der Lösung:
- Ein Langzeitarchiv sollte flexibel in jeder IT-Infrastruktur eingesetzt werden können, beispielsweise mit einem Standalone-File-Server oder auch mit NAS-SAN-Speichern.
- Das Langzeitarchiv muss offen sein für künftige Technologiewechsel. Es sollte hierfür auch reibungslose Migrationen der Archivdaten auf Speicherebene unterstützen.
- Die Unabhängigkeit von Hardware-Herstellern ist wichtig, damit auch bei einem Herstellerwechsel die jeweilige Speicher-Hardware mit der Archivlösung genutzt werden kann.
- Die Option zur Virtualisierung der Langzeitarchivlösung sollte unterstützt werden – idealerweise auch in Kombination mit einer SAN-Virtualisierung.
Kosteneffizienz der Lösung:
- Die Total Cost of Ownership (TCO) lassen sich niedrig halten, wenn die Archiv-Lösung nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist. Dies ermöglicht Zukunftssicherheit ohne eine erneute Lizenzierung bei Hardware- und Technologie-Wechsel sowie Migrationen.
- Ein Investitionsschutz ist gegeben, wenn die Lösung unabhängig von einer bestimmten Speicherhardware einsetzbar ist. Dadurch kann zum Beispiel vorhandener Speicher für die Archivierung genutzt werden.
- Das Lizenzmodell muss übersichtlich und einfach gestaltet sein (beispielsweise auf der Basis des Netto-Archivvolumens). Nur so sind mögliche Folgekosten abzuschätzen.
- Im laufenden Betrieb darf das Langzeitarchiv nur einen niedrigen Administrations- und Wartungsaufwand erfordern.
- Komprimiert das Langzeitarchiv die zu archivierenden Daten, kann dies bis zu 50 Prozent des Speicherplatzes einsparen.
- Die Einführung eines Langzeitarchivs sollte kein ausuferndes Projekt sein. Eine schnelle Implementierung ist zu empfehlen, beispielsweise mit einer vorinstallierten Appliance des Lieferanten.
Sicherheit der Lösung:
- Die Verwendung von 512-bit-Hashwerten schützt die Daten im Langzeitarchiv vor Manipulationen. Aufgrund des Hashwerts kann eine Verifizierung der Daten erfolgen. Archive, die diesen objektorientierten Ansatz unterstützen, ermöglichen auch ein Self-Healing des Archivs, wenn die Daten an mehreren Standorten vorgehalten werden.
- Die Datenverschlüsselung im Langzeitarchiv mit 256 BIT schützt die abgelegten Dokumente vor unbefugten Zugriffen. Verschlüsselungen nach dem Advanced Encryption Standard (AES) bieten dem Unternehmen höchste Sicherheit.
- Hochverfügbare Konfigurationen des Langzeitarchivs unterstützen verschiedene Failover-Szenarien und federn technische Ausfälle ab.
- Die Zertifizierung eines Langzeitarchivs, beispielsweise durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG oder andere übergeordnete Instanzen, belegt dessen technische Eignung in einem Gesamtprozess, der entsprechend der gesetzlichen Vorgaben umgesetzt wurde.
- „Die wichtigste Frage, die sich Organisationen bei der Auswahl eines Langzeitarchivs zum heutigen Zeitpunkt stellen, ist folgende: Entspricht es auch morgen noch den technischen Rahmenbedingungen und wie sieht die Gesamtkostenentwicklung aus? Wegen der zu erwartenden Technologiesprünge und neuer Anforderungen aus den Unternehmen selbst, aber auch aufgrund neuer Compliance-Vorgaben, sollten Unternehmen für alle Fälle vorbereitet sein und ein offenes, flexibles sowie auf Standards basierendes System einsetzen. Unsere Checkliste hilft bei der Bewertung der am Markt angebotenen Systeme“, erläutert Georg Csajkas, Senior Product Manager bei der iTernity GmbH.
* Über iCAS:Die Storage- und Archivlösung iCAS ist eine herstellerunabhängige Middleware für die revisionssichere Langzeitarchivierung von Daten aus DMS- und ECM-Systemen sowie anderen Anwendungen. Ziel der Lösung ist der maximale Schutz der Daten vor Manipulation und Vernichtung und somit die gesetzeskonforme Archivierung.
iCAS ist eine Entwicklung der iTernity GmbH mit Sitz in Freiburg. Der Vertrieb von iCAS-Lösungen erfolgt über verschiedene Partner. Durch die enge Kooperation mit namhaften Technologie-, Storage- und Integrationspartnern zeichnen sich die Archivierungsprojekte durch Qualität, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit aus.
Zu den Anwendern von iCAS zählen Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen sowie Institutionen, Kliniken und öffentliche Verwaltungen aus den verschiedensten Bereichen.
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