Der bequeme und rasche Zugriff auf benötigte Dokumente ist ein wesentlicher Faktor für die Vereinfachung der täglichen Arbeit. Oft sind es wiederkehrende Suchroutinen, die durchlaufen werden müssen. Bisher mussten Anwender für die Suche nach Dokumenten im DocuWare-Archiv dieses öffnen und dort ihren Suchbegriff eingeben. Mit dem neuen Modul von Behrens & Schuleit, das als Integrationsschnittstelle für die verschiedenen Applikationen im Unternehmen fungiert, ist dies nicht mehr nötig. Statt dessen können Anwender aus jedem System heraus – ob Office, CRM oder ERP – mit einer Tastenkombination gezielt ein gewünschtes Dokument aufrufen. Dies kann eine Ausgangsrechnung sein, die über die Rechnungsnummer gesucht wird, oder der Auftrag über den Kundennamen, der Schriftverkehr über den Absender etc.
Die verschiedenen Suchprofile werden anfänglich einmal konfiguriert. Dafür wird ein Suchbegriff definiert und die gewünschte Tastenkombination zugewiesen. Nach diesem Begriff kann später sowohl metadaten- als auch volltextbasiert gesucht werden. Außerdem lässt sich „manuell“ nach Dokumenten suchen; hierbei wird ein Suchbegriff spontan eingegeben. Die Anzahl der definierbaren Suchprofile ist unbegrenzt.
Vorteilhaft ist auch die Möglichkeit der Suche nach Prozessen. Hier recherchiert der Anwender nach einem bestimmten Dokument, woraufhin der BS Finder alle zum gleichen Bearbeitungsprozess dazugehörigen Dokumente ebenfalls bereit stellt. Im Fall z. B. einer Reklamation stehen so umgehend Angebot, Auftrag, Rechnung und sonstiger Schriftverkehr zum jeweiligen Fall parat und der Mitarbeiter ist sofort auskunftsfähig.
Über die Behrens & Schuleit GmbH:
Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, der Flughafen Düsseldorf, das Maritim Hotel Düsseldorf, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.
Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Mitarbeiter und verfügt – neben seiner Zentrale in Düsseldorf – über Vertriebsbüros in Bad Bentheim, Meckenheim und Osnabrück. Geschäftsführer sind Dieter Rick und Thomas Rick. Behrens & Schuleit ist aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Darüber hinaus ist Thomas Rick Vorsitzender des Regionalkreises Niederrhein des BJU – DIE JUNGEN UNTERNEHMER (www.behrens-schuleit.de).
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