Seit kurzem haben Unternehmen in Italien die Auflage, Meldungen an das zuständige Handelsregister im PDF/A-Format abzugeben. Davon sind beispielsweise Bilanzen, Urkunden, die Anzeige von Veränderungen bei Unternehmensanteilen, geschäftliche Transaktionen, Übernahmen, Fusionen oder Insolvenzen betroffen: „Dieser Verpflichtung konnten wir schnell und gut nachkommen“, erklärt Giada Marangone, Leiterin Unternehmenskommunikation bei CGN Services. CGN ist ein Netzwerk mit mehr als 20.000 Fachleuten aus dem Finanz-, Rechts-, Steuer- und Arbeitswesen, die ihre Expertise auf kurzen Wegen privaten Steuerzahlern und Unternehmen über das Internet und telefonisch anbieten. Die Mitglieder profitieren von Services, die sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dazu gehört z.B. die elektronische Bereitstellung von Handelskammerformularen, von Informationen über rechtliche Neuerungen, die Unterstützung steuerlicher Verpflichtungen durch den Online-Transfer von Zahlungsnachweisen, die Nutzung von Datenbanken sowie Beratungen und Schulungen. „Wir bieten den Experten unseres Netzwerks auch die Nutzung von Softwarelösungen an“, so Marangone. „Damit diese ihre Dokumente im erforderlichen PDF/A-Format an die Handelskammern übergeben können, suchten wir nach einem geeigneten Werkzeug für die Konvertierung und Validierung.“
Entscheidung für den pdfaPilot
Der erste Weg auf der Suche nach einer geeigneten Lösung führte CGN auf die Webseite des PDF/A Competence Center (www.pdfa.org) und die dort gelisteten Lösungen. „Es gibt zehntausende Formulare, die unsere Mitglieder bei den Handelskammern einreichen“, so Marangone. „Für alle muss sichergestellt sein, dass die Software sie sicher nach PDF/A konvertiert. Deshalb haben wir eine ausführliche Testreihe gestartet. Die Herausforderung bestand darin, ein Produkt zu finden, das möglichst wenig komplex, leicht bedienbar sowie – in Bezug auf das Betriebssystem – wenig invasiv war. Nach einer umfassenden Analyse haben wir uns für den pdfaPilot von callas software entschieden.”
Das Entwicklungsteam von CGN integrierte das Tool in seine eigene Datenübertragungsplattform, über welche die Mitglieder Zugriff auf die angebotenen Services haben. CGN beliefert seine Mitglieder außerdem regelmäßig mit einer Programm-CD, die ihnen die Interaktion mit der Datenübertragungsplattform des Netzwerkes ermöglicht. Da die PCs der Mitglieder sehr unterschiedlich – teilweise auch mit veralteten Betriebssystemen – ausgestattet sind, war es unumgänglich, dass die Lösung ohne Änderungen an den Registerdateien und ohne besondere Konfigurationen auskommt. „Das waren für uns entscheidende Eigenschaften, die wir letztendlich im pdfaPilot vorgefunden haben“, fasst Andrea Cappellato, Technischer Leiter bei CGN, zusammen. „Mit ausschlaggebend war auch, dass dieses Tool bereits von InfoCamere, einem IT-Partner der italienischen Handelskammern, verwendet wird.“
pdfaPilot für alle
Somit erweiterte das CGN-Team seine neue Services-Plattform, indem es die Mitglieder ebenfalls mit dem pdfaPilot ausstattete. „Die Software lässt sich von einer CD direkt auf eine Festplatte kopieren und kann anschließend sofort genutzt werden. Die Oberfläche der Anwendung ist dabei an die Windows-Umgebung angelehnt und funktioniert ohne besondere Konfigurationen, die Programmausführung verläuft transparent“, erklärt Cappellato.
Anwender können entweder aus dem Textdokument oder von einem vorhandenen PDF eine Urkunde im PDF/A-Format erzeugen. Dazu starten sie einfach den virtuellen Druckertreiber und erhalten dann das Dokument, das anschließend vom pdfaPilot validiert wird. Dieses lässt sich schließlich direkt über das Internet an das zuständige Registeramt der Handelskammer schicken.
Der pdfaPilot konvertiert Dokumente aus nahezu sämtlichen Quellen. Dennoch kann die Software nicht alle PDF-Dateien reparieren. Dies ist für Computer-Laien eine schwierige Situation. „Um hier unseren Mitgliedern schnellstmögliche Hilfe zu gewährleisten, haben wir für unser Call Center ein Dokument erstellt, das die wichtigsten Fragen und Antworten zusammenfasst“, erläutert Cappellato. „Aufgrund der Konvertierungsmöglichkeiten des pdfaPilot und der präzisen Anleitung, wie sich Compliance-konforme Dokumente erzeugen lassen, konnten aber die meisten Probleme bisher eigenständig gelöst werden.“
Ein notwendiger Schritt
Der finale Schritt für die Anwender ist die Übertragung der Urkunde im PDF/A-Format in das webbasierte ‚Front Office‘ von InfoCamere, Telemaco genannt. “Zuvor werden jedoch die sensiblen Daten aus dem Formular für eine letzte Überprüfung an uns übertragen“, erklärt Marangone. „Damit wird umgehend die ‚Sauberkeit‘ der zu übertragenden Daten sichergestellt. Unsere Aufgabe besteht in erster Linie darin, den Spezialisten unseres Netzwerks durch beschleunigte IT-Prozesse zu einer geringeren Arbeitsbelastung zu verhelfen.“
Diese klare Definition ist – neben der kostenlosen Mitgliedschaft - vielleicht der entscheidende Faktor, wenn es um die Entscheidung zwischen verschiedenen Anbietern geht. „Und die Sorgfalt, mit der wir diesen neuen Service eingeführt haben, sollte im gleichen Kontext gesehen werden“, resümiert Marangone.
Über callas software
callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung.
callas software unterstützt Agenturen, Verlagen und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt.
Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren, vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software.
Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert.
callas software unterstützt aktiv internationale Standards und wirkt in ISO, CIP4, der European Color Initiative und der Ghent PDF Workgroup mit. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center.
Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.callassoftware.com.
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