Synology NAS mit PaperOffice DMS – Einfacher geht´s nicht

Zunächst die gute Nachricht: je höher ein Unternehmen digitalisiert ist, desto weniger ist es von Datendiebstahl, Spionage und Sabotage betroffen. Was sich auf den ersten Blick seltsam anhören mag, ist jedoch durchaus richtig, denn je mehr sich eine Firma digitalisiert, desto mehr investiert sie auch in den Aspekt der Sicherheit.

Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass 47 % aller in der Studie befragten Firmen in den letzten 2 Jahren durch digitale Angriffe Schäden erlitten haben. Mit 24 % richtete hierbei Schadsoftware oder Malware den weitaus größten Schaden an. Dabei werden Kommunikations- aber auch Kunden- und kritische Geschäftsdaten entwendet oder sogar dazu genutzt, das betroffene Unternehmen zu erpressen. Vor allem gestohlene Kundendaten sind hierbei aus mehrfacher Hinsicht äußerst heikel. Nicht nur der allgemeine Geschäftsschaden ist es, sondern ebenso der Imageverlust und nicht zuletzt eventuell zu erwartende Strafzahlungen, weil der Sorgfaltspflicht gemäß der GoBD beziehungsweise der DSGVO nicht Genüge getan wurde. Das können bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Umsatzes sein.

Mein PC, meine Burg?

Das private Anwender ihre Daten auf den Festplatten ihrer Rechner belassen, ist überwiegend der Bequemlichkeit geschuldet und führt nicht selten zu verzweifelten Ausrufen, wenn es zum Crash des Datenspeichers kommt oder Hacker den Computer eroberten. Wenn in einem Unternehmen die Datenspeicherung auf dem Einzelplatzrechner vorgenommen wird, so ist dies schlicht grob fahrlässig. Bei kleinen und mittelständischen Firmen mit einem Rechner-Netzwerk kommt noch hinzu, das die Datenspeicherung auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-Rechner unnötig Zeit und Ressourcen kostet.

Burgen und Festungen waren dem Untergang geweiht, weil sie neuer Technologie, aber auch einer aufgeklärten Denkweise nichts entgegensetzen konnten. Heutige Unternehmer, wie auch Privatanwender oder Behörden, können etwas tun, um aus ihren als „Burgen“ konzipierten PCs oder Laptops ein System zu machen, das sowohl Sicherheit als auch die Möglichkeit bietet, das Maximum an Leistung herauszuholen.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit dem eigenen NAS, dem Network attached Storage, bleibt die Datenspeicherung im Haus. Gleichzeitig findet eine Dezentralisierung statt. Rechner und Datenspeicher sind physisch voneinander getrennt. Im Idealfall übernimmt nun auf dem Arbeitsplatz-Rechner beziehungsweise im Netzwerk die PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware die Verwaltung der Daten und dies macht sie mit einem sehr umfangreichen Werkzeugkasten und auf einem Sicherheitslevel, das moderner Militärstrategie entspricht. Dabei schützt sie gleichzeitig den Synology NAS vor Angriffen moderner Raubritter, die zum Beispiel als Ransomware einzudringen versuchen. Den Zugriff auf den Datenspeicher erhalten nur die in das Netzwerk eingebundenen Rechner. Das können bei PaperOffice bis zu 800 Terminals sein, die von der Bequemlichkeit des NAS profitieren, der weitaus funktionaler und sicherer als die Cloud im Internet ist. Immerhin sind es nicht nur außerhalb des Gesetzes stehende Wegelagerer, die an Firmendaten brennendes Interesse zeigen. Alle in den USA ansässigen Cloudbetreiber und deren Auslandstöchter müssen den US-Geheimdiensten aufgrund des Patriot-Act von 2001 Zugang zu den gespeicherten Daten gewähren. Die Doppelfestung PaperOffice DMS und Synology NAS schützt davor.

Dabei ist die Synology NAS Einrichtung sehr einfach und kann ohne weiteren administrativen Aufwand in 5 Schritten realisiert werden:

https://youtu.be/OR7wjUHQsys

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

* PaperOffice Testversion ************

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter:

https://www.paperoffice.com