Die Optimierung der Unterhaltsreinigung erfolgte in fünf Schritten:
Erstanalyse: Nach einer ersten Sichtung der Verträge, Abrechnungen und Objekte, wurde gemeinsam entschieden, ob das Projekt durchgeführt wird. Dies geschah unverbindlich und kostenlos.
Detailanalyse: Schaffung von Transparenz war Hauptziel dieses Schrittes. Die zu reinigenden Objekte wurden detailliert hinsichtlich des Aufwandes und marktgerechter Preise bewertet. Oftmals arbeiten die Reinigungsfirmen hier mit einem sehr komfortablen Puffer. Anschließend wurde ein genaues Raumbuch erstellt oder aktualisiert. Aus dem Raumbuch geht genau hervor, welche jeweiligen Aufmaße für jedes Objekt bestehen und welcher angemessene Aufwand zur Reinigung erforderlich ist.
Optimierung: Es folgte eine Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen mit anschließender Ausschreibung unter zehn Dienstleistern. Der aktuelle Dienstleister, mit dem vorab schon intensive Gespräche geführt wurden, wurde dabei mit einbezogen. In Absprache mit dem Verein wurde eine Vorauswahl getroffen, wobei die Dienstleister auf Ihre Leistungsfähigkeit und Seriosität geprüft wurden. Gemeinsam mit dem Verein wurden dann Vergabegespräche mir drei Dienstleistern geführt.
Entscheidung: Der Verein entschied sich nach Beratung mit BLC für einen neuen Dienstleister. Grundsätzlich empfehlen wir eine Zusammenarbeit mit dem bestehenden Dienstleister. Eine Entscheidung für einen neuen Dienstleister sollte nur getroffen werden, wenn dies mit deutlichen Vorteilen verbunden ist.
Ergebnis: Der Verein wird ab Herbst 2015 circa 30% geringere Kosten für die Unterhaltsreinigung aufwenden.
Zur Aufrechterhaltung der erzielten Standards werden mit dem Reinigungsunternehmen regelmäßige Evaluierungsgespräche geführt. Das erste Gespräch findet drei Monate nach Vertragsbeginn statt, um etwaige Abweichungen zu erörtern. Danach wird einmal jährlich, idealerweise kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist, ein Evaluierungsgespräch mit dem Dienstleister geführt. BLC bietet die Begleitung dieser Gespräche als kostenlosen Service an.
