Schon bald könnten alle Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, die Arbeitszeiten all ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen. Das haben die Richter am EuGH entschieden und die EU-Mitgliedstaaten stehen jetzt in der Pflicht, entsprechende Richtlinien einzuführen. Das könnte auch für die Unternehmen in Deutschland weitreichende Folgen haben.
Zwar nutzen schon die meisten Unternehmen Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten. Eine konsequente Umsetzung ist aber häufig nur mit großem Aufwand möglich. Denken wir z.B. an die Mitarbeiter im Vertrieb, im Field Service oder z.B. in der Montage, die im Firmenauftrag unterwegs sind und die stationären Systeme nicht nutzen können. Diese Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten häufig noch auf Papier oder in Excel-Listen und reichen diese dann an den Innendienst zur Weiterverarbeitung weiter. Dort werden die Daten dann aufwendig in die firmeneigene Zeiterfassung überführt und eingepflegt.
Das geht auch anders. Mobile Arbeitszeiterfassung über App und Smartphone bzw. Tablet vereinfacht diesen Prozess enorm. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter im Außendienst. Zugleich kann auch in Büros oder Produktionsstätten eine App-basierte Lösung eingesetzt werden. Die Arbeitszeiterfassung kann alternativ über stationäre Tablet-Terminals erfolgen. Dies ist nicht nur eine kostengünstige Variante der Zeiterfassung. Sie ermöglicht auch umfassende Auswertungsmöglichkeiten. Zudem kann das Tablet auch für andere interne Prozesse verwendet werden (z.B. zur Besucheranmeldung).
Mobile Arbeitszeiterfassung auf dem Smartphone
Auch die Mobile2b GmbH aus Köln bietet mit seiner Cloud-Lösung myBusiness.AI die Möglichkeit, Arbeitszeiten per App zu erfassen und auszuwerten. Für die Mitarbeiter wird ein Konto am Backend angelegt. Dann laden sich die Benutzer die Zeiterfassung-App im jeweiligen Store (iOS oder Android) herunter. Über Benutzernamen und Passwort melden sich die Mitarbeiter einmalig an und schon können sie auf dem Smartphone oder Tablet „an- und abstempeln“. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Internetverbindung vorhanden ist. „Offline“ werden die Daten in der App lokal gespeichert und bei bestehender Internetverbindung dann übertragen.
Mitarbeiter können zudem zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende automatisch daran erinnert werden, die Arbeitszeit zu erfassen. Fehlende Einträge werden damit vermieden. Über die App können Außendienst-Mitarbeiter auch ihr Arbeitszeitkonto einsehen. Sie haben einen Überblick über die gesamten geleisteten Stunden und Überstunden. Über die App können Sie beispielsweise auch Urlaub beantragen.•
Verwaltungsaufwand für Innendienst fällt weg
Im Backend werden die Arbeitszeiten für den Innendienst übersichtlich dargestellt. Dort können die Büromitarbeiter auch sehen, welche Mitarbeiter nicht gestempelt haben und dies im Notfall händisch nachtragen. Für den Innendienst bedeutet die Arbeitszeiterfassung per App auch eine deutliche Entlastung. Es müssen keine Arbeitszeiten von Außendienst-Mitarbeitern mehr eingepflegt werden. Alle erfassten Arbeitszeiten laufen direkt ins IT-System und werden dort ausgewertet. Auch Pausen, Urlaub und Krankheitstage werden automatisch berücksichtigt und fließen in die Auswertung mit ein.
Die App zur Arbeitszeiterfassung bietet noch mehr. Arbeitszeiten lassen sich auch mit Projekten, Aufträgen oder Kunden verknüpfen. Somit kann genau erfasst werden, wieviel Zeit ein Mitarbeiter z.B. für ein bestimmtes Projekt aufgebracht hat. Oder die erfasste Arbeitszeit kann als Abrechnungsgrundlage hergenommen werden, wenn der Mitarbeiter die Zeit auf einen bestimmten Kunden gebucht hat.•
USP im Vergleich zu anderen mobilen Lösungen
Auf myBusiness.AI können aber nicht nur Arbeitszeiten erfasst werden. Die App bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse schnell und einfach zu digitalisieren. Statt Papierformulare werden digitale Checklisten auf dem Smartphone oder Tablet abgearbeitet.
Das funktioniert folgendermaßen: Ein Mitarbeiter erstellt ohne Programmierkenntnisse digitale Formulare (z.B. Kontrollblätter, Abfragen, Arbeitsprotokolle). Der mobile Mitarbeiter erhält Arbeitsaufträge oder Aufgaben in die App und erfasst Daten digital mit dem Smartphone oder Tablet. Abgeschlossene Aufgaben werden automatisch in die Unternehmens-Cloud übertragen, ausgewertet und archiviert.
Einzelne Module wie z.B. Auftragsmanagement, Zeiterfassung oder Bestandsverwaltung können miteinander verknüpft und somit zu einer Business-App-Plattform „aus einem Guss“ zusammengefügt werden. Die Module können aber auch separat genutzt werden. Die Kosten im „Software-as-a-service“-Modell richten sich dabei immer an der Anzahl der genutzten Module sowie der Benutzer.
