Die St. Antonius-Hospital GmbH verzeichnet jährlich den Eingang von rund 16.000 Rechnungen, die nach der Freigabe durch die Buchhaltung gesetzeskonform archiviert werden. Allerdings erfolgt der bisher manuell geprägte Freigabeprozess nicht immer ausreichend schnell, um in jedem Fall das angebotene Skonto nutzen zu können. Zudem erzeugen Verzögerungen zusätzliche Arbeitsschritte und der Zugriff auf archivierte Papier-Rechnungen ist relativ aufwändig, da sie zunächst herausgesucht, kopiert und dann über die Hauspost zugeleitet werden.
„Durch den Einsatz der DMS-Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung erwarten wir eine bessere Kontrolle des gesamten Prozesses und deutliche Effizienzeffekte. So soll sich die Anzahl der Zahlungserinnerungen und Mahnungen deutlich reduzieren, aber auch jederzeit ein klarer Überblick der aus Rechnungen resultierenden finanziellen Verpflichtungen entstehen“, erläutert Jens Breer, Projektleiter des St. Antonius-Hospitals, den Nutzen dieser d.velop-Lösung. Gleichzeitig soll sie einen jederzeitigen und schnellen Zugriff auf die Rechnungen durch das Controlling und die Geschäftsführung sicherstellen.
Aber die Digitalisierungsoffensive der Klinik beschränkt sich nicht nur auf die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung. In einem weiteren Schritt sollen aus Kosten- und ökologischen Gründen auch die rund 12.000 Ausgangsrechnungen jährlich elektronisch archiviert werden. Obwohl bereits elektronisch an die Krankenkassen versandt, müssen sie bisher ausgedruckt und als Papierdokumente archiviert werden.
Einfacher bei gleichzeitig höherer Transparenz und Wirtschaftlichkeit soll es auch beim Vertragsmanagement werden. Die St. Antonius-Hospital Gronau GmbH ist über zahlreiche Verträge insbesondere mit regionalen Geschäftspartnern verbunden. Da in der Regel mehr als ein Geschäftsbereich involviert ist, benötigen sie alle einen unmittelbaren Zugriff auf die Vertragsinhalte samt Anlagen. Der bislang strukturierte Prozess findet jedoch ohne ausreichende IT-Unterstützung statt. „Durch den Einsatz der d.velop-Lösung wird die zentrale Ablage in Verbindung mit einem fein justierbaren Rechtekonzept eine deutlich vereinfachte Verteilung der Dokumente ermöglichen. Zudem wird stets der aktuelle Stand der Verträge zugänglich und wir werden über das DMS-System automatisch an vertragliche Fristen erinnert“, beschreibt Jens Breer einige der Nutzeneffekte.
Eine weitere Digitalisierungsmaßnahme der St. Antonius-Hospital GmbH betrifft das interne Qualitätsmanagement. Es umfasst derzeit etwa 12.000 Dokumente, die regelmäßig hinsichtlich der Inhalte und Gültigkeit überprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden müssen. Durch die Zertifizierung nach unterschiedlichen Vorgaben und Normen (OnkoZert und DIN EN ISO) müssen zahlreiche Dokumente in Ablagen für die unterschiedlichen Systeme doppelt vorgehalten werden. Mit der Überführung in ein Dokumenten-Management-System ist die Erwartung verbunden, einen optimierten Prozess hinsichtlich der Verteilung und der Bearbeitung der Dokumente zu erreichen. Zukünftig sollen doppelt vorhandene Dokumente über Verweise abgebildet und somit auch Veränderungen in den Dokumenten automatisch in die unterschiedlichen QM-Systeme übernommen werden.
Zusätzlich wird die d.velop-Software das Workflow- und Aufgabenmanagement vereinfachen sowie die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten beispielsweise durch eine automatische Wiedervorlage beschleunigen. Auch eine handschriftliche Unterzeichnung bedarf es nicht mehr, weil die Freigabe über den elektronischen Fingerabdruck erfolgt.
Ein Bild kann hier heruntergeladen werden: http://www.denkfabrik-group.com/downloads/d-velop/Ludger_Vormann_und_Ch…
Bildunterschrift:
Da sich die St. Antonius-Hospital im Rahmen einer d.velop-Kampagne zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung für die DMS-Lösung entschieden hat, überreichte Christoph Pliete, Vorstandsvorsitzender der d.velop AG (rechts im Bild), ein Scanner-System an den Geschäftsführer der St. Antonius-Hospital Gronau GmbH Herrn Ludger Vormann.
