„Mit den neuen Automation Services haben wir unser Produktportfolio deutlich ausgebaut in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit und vor allem hinsichtlich der Automatisierung von Geschäftsprozessen“, erklärt DocuPortal-Geschäftsführer Holger Zumpe. „Im besonderen Fokus steht hier die Archivierung von E-Mails und gescannten Dokumenten, denn dieses sind die derzeit vordringlichsten Anforderungen in Unternehmen.“
Die ECM Suite von DocuPortal umfasst Dokumentenmanagement, Volltextsuche, Dateivorschau, Collaboration, Informationsmanagement, Workflow, Archivierung und Records-Management in einer einzigen Installation. Damit können Anwender jegliche Inhalte wie Dateien, Informationen, E-Mails oder Belege zentral speichern, strukturieren, bearbeiten, kontrollieren, weiterleiten und archivieren - und vor allem: „Alles. Einfach. Schnell. Finden!“
Automation Services mit Business Process Management
Für zusätzliche Vereinfachungen und damit Entlastung der Anwender sorgen jetzt die neuen Automation Services. Dabei handelt es sich um eine Server-Komponente zur Erweiterung der DocuPortal ECM Suite 9. Sie ermöglicht über entsprechende Module die Anbindung an externe Systeme wie Netzlaufwerke, E-Mail-Server, Datenbanken von anderen Anwendungen. Anwender können dafür bestehende Module von DocuPortal nutzen, oder sich neue Module zur Anbindung beliebiger externer Anwendungen entwickeln lassen – alternativ können sie diese sogar selber erstellen.
Die DocuPortal ECM Suite 9 wird standardmäßig über das DocuPortal-Modul im Automation Server eingebunden. Weiterhin erhältlich sind das File System-Modul zur Verzeichnisüberwachung sowie das IMAP 4-Modul zur Anbindung an E-Mail-Server. Per Business Process Management (BPM) wird in den Modulen festgelegt, wie ein- und ausgehende Datensätze zu bearbeiten sind. Anwender können mit der BPM-Funktionalität Geschäftsprozesse bzw. Prozessregeln erstellen, Abläufe überwachen, austesten, protokollieren und anpassen.
Geschäftsprozess-bezogene Ablage von gescannten Dokumenten
Mit dem File System-Modul wird ein Verzeichnis überwacht, welches das Ablageverzeichnis eines Scanners oder einer Erfassungs-Software repräsentiert. Die gescannten Dateien werden direkt oder mithilfe von Capture Software und zusätzlichen Metadaten abgelegt. Der Workflow, der Änderungen im Verzeichnis überwacht, wandelt die Dateien in das spezielle Objektmodell des File System-Moduls. Dadurch lassen sich dann per Workflow viele Umwandlungs- oder Bearbeitungsfunktionen für dieses Dokument nutzen. Zusätzlich werden die Regeln bestimmt, wo und wie ein Dokument in DocuPortal abgelegt wird. Lässt sich ein Dokument nicht eindeutig zuordnen, erhält automatisch ein Mitarbeiter den Auftrag zur manuellen Ablage.
Automatisierte Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen
Die revisionssichere Ablage von E-Mails, möglichst bezogen auf die zugehörigen Geschäftsprozesse, ist ein wichtiges Thema bei Organisationen. Mit den neuen Automation Services lässt sich jetzt ein entsprechendes Prozedere entwickeln, bei dem z. B. über ein IMAP Modul die zu überwachenden Postfächer in einem E-Mail-Server definiert werden. Über Workflows werden verschiedene Regeln erstellt, die nach bestimmten Kriterien der E-Mails diese inklusive Anhänge in einem bestimmten DocuPortal Ordner (Akte) ablegen. Diese Kriterien können z.B. der Absender, ein bestimmtes Wort im E-Mail-Text oder im Betreff sein. Auch hier können wieder E-Mails, für die sich keine Zuordnungsregeln finden lassen, über einen Bearbeiter zugeordnet werden.
Weitere Neuerungen
Um die Arbeit im Bereich Dokumenten-Management weiter zu vereinfachen, hat DocuPortal unter anderem eine Strukturvorlage für Ordner in die neue Version eingebaut. Sie erlaubt es, in einer Schablone eine Struktur anzugeben, die bei der Neuanlage eines Ordners in diesen kopiert wird. Werden Dateien importiert, können diese jetzt über die Verzeichnisüberwachung auf Wunsch im ursprünglichen Verzeichnis gelöscht werden. Darüber hinaus hat DocuPortal die Funktionalität der Umlaufmappen verfeinert, so dass z. B. „Erstellrecht“ nicht mehr automatisch „Leserecht“ bedeutet und die Auswahl des Speicherortes für eine Umlaufmappe als Baum angezeigt wird. DocuPortal Explorer und DocuPortal Outlook sind jetzt für die automatische Softwareverteilung gerüstet. Außerdem ist der Zugriff per WebService auf weitere DocuPortal-Objekte, nämlich auf die Ablaufliste einer Umlaufmappe, auf Diskussionsbeiträge, Verläufe und Sitzungen möglich.
Über das Unternehmen DocuPortal
Über 230 Kunden setzen bereits die DocuPortal ECM Suite für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein.
Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung aus.
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