Ob nun die in Deutschland führenden Zweige der Automobiltechnik mit all ihren Nebengeleisen oder die große Zahl der Selbstständigen wie niedergelassene Ärzte, Versicherungsagenturen, Pflegedienste, Reinigungsfirmen, Steuerberater, Handwerker jeder Couleur und auch Behörden beziehungsweise Ämter, sie alle sind auf eine funktionierende Administration, sprich Verwaltung und Steuerung interner wie externer Vorgänge angewiesen. Das ist einfacher gesagt als getan, denn jede Branche besitzt ihre Besonderheiten bei der Datenverwaltung. Große Firmen lassen sich mitunter ihr Dokumentenverwaltungssystem in Form einer Software quasi auf den Leib schneidern. Doch so etwas ist eine sehr teure Angelegenheit und es kann mitunter Monate oder sogar Jahre dauern, bis alle Betriebsteile des jeweiligen Unternehmens in die Software integriert sind. Dabei geht es wesentlich einfacher, und zwar mit einer Software, die sich selbst an die Umgebung anpasst, die dazu noch ein sehr günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt und bei der DATENSICHERHEIT groß geschrieben wird.
Datenverwaltung mit PaperOffice
Lieferanten, Klienten, Kunden oder Patienten, das Rechnungs- und Mahnwesen, die Buchhaltung, das Finanzamt, die Auftragsverwaltung, die interne Aufgabenverwaltung, all dies sind Vorgänge, die in der Regel mit Dokumenten und Dokumentation zusammenhängen. Die sowohl formgerechte als auch effiziente Verwaltung dieser Dokumente ist in vielen Unternehmen ein Problem, weil herkömmliche Office-Programme dafür nur bedingt geeignet sind. PaperOffice hingegen ist als Dokumentenmanagementsoftware genau dafür konzipiert. Dabei baut die PaperOffice DMS auf den Betriebssystemen von Microsoft Windows auf. Der Marktführer ist mit seinen Betriebssystemen, aber auch mit seinen Office-Lösungen weltweit auf 78 % aller Computer zu finden. Darum lässt sich PaperOffice problemlos auf den meisten Rechnern installieren und in Betrieb nehmen und dann kann es auch schon losgehen.
Zunächst archiviert PaperOffice die vorhandenen Daten und verschlüsselt diese auch gleich. Das dient der Sicherheit, denn Office-Dokumente in Formaten wie Word oder Excel sind sehr beliebte Ziele von Hackern oder Kriminellen, die Ransomware einsetzen, um Firmen zu erpressen.
Dann geht PaperOffice auf die Suche nach Dubletten, doppelt oder mehrfach in verschiedenen Ordnern abgelegten Dokumenten gleichen Inhalts, denn solche Dubletten sorgen im Betriebsablauf immer wieder für Verwirrung, weil eventuelle Änderungen daran, aber auch das reale Eingangs- oder Erstellungsdatum nicht mehr nachvollziehbar sind. Bei PaperOffice gibt es nur jeweils ein Dokument, das jedoch mit einer Historie ausgestattet ist. Jede Änderung wird festgehalten und aufgezeigt. Bei Bedarf kann das Dokument dann an diesen Änderungspunkten wiederhergestellt werden.
Einfach einfacher mit PaperOffice
In Office-Anwendungen Ablagemasken oder Dokumentenvorlagen zu erstellen, die dazu noch GdPDu und GoBD konform sind, ist eine Wissenschaft für sich. In PaperOffice übernimmt diese Aufgabe PIA, die integrierte künstliche Intelligenz, die für die Ablage zuständig ist und alle eingehenden Dokumente erfasst und entsprechend ihrer Erkennungsmerkmale automatisch richtig zuordnet.
Auch die Suche im Archiv wird mit PaperOffice zum Kinderspiel. Jedes abgespeicherte Dokument ist mit bestimmten Suchwörtern indexiert und lässt sich über die Live-Stichwortsuche blitzschnell aufrufen. Verschiedene Filterfunktionen erlauben zum Beispiel das Heraussuchen von Dokumentenreihen, etwa monatliche Rechnungen, und deren Export in Excel. Hinzu kommt der Workflow-Manager in PaperOffice, die Netzwerkfähigkeit für bis zu 800 Terminals und vieles mehr. PaperOffice macht das Dokumentenmanagement nicht zum Kinderspiel, aber einfach, preisgünstig, sicher und effizient.
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