„Im Markt fehlte es bislang an umfassenden und vor allem anbieterneutralen Hilfestellungen für die Vorbereitung und Durchführung von DMS-Implementierungen“, begründet Prof. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz und gleichzeitig wissenschaftlicher Leiter des dii die Erarbeitung des Frameworks. Für ihn gehören DMS/ECM-Systeme aufgrund der Digitalisierungsbestrebungen inzwischen zur Selbstverständlichkeit der Unternehmen. „Sie haben sich nicht nur als fester Bestandteil von Lösungskonzepten für die technikgestützte Unternehmensorganisation etabliert, sondern bilden auch eine Katalysatorfunktion in der weiteren digitalen Entwicklung."
„Die digital gesteuerten Geschäftsprozesse benötigen Daten in einem Format, das sie auch verstehen, verarbeiten und weitergeben können. Da jedoch ein wesentlicher Teil der Unternehmensinformationen unverändert als unstrukturierte Daten besteht, kommt den DMS/ECM-Lösungen die Rolle eines Impulsgebers und Entwicklungsbeschleunigers für die weiteren Digitalisierungspotenziale zu“, erklärt Komus.
Gleichzeitig weist er darauf hin, dass insbesondere die Integrations-, Qualitäts- und kollaborativen Anforderungen an Dokumente kontinuierlich steigen. „Aufgrund der heute vielfältigen Bedingungsfelder ist eine Komplexität erwachsen, die es nahe legt, Best Practice-Standards für die Projektrealisierung und den Betrieb der DMS/ECM-Strukturen zu entwickeln.“ Nicht zuletzt aus diesem Grund hat das dii eine Dreiteilung des Frameworks vorgenommen. In dem ersten und als Workflow-orientiertes ECM bezeichneten Teil steht das klassische Dokumentenmanagement im Vordergrund. Er beschäftigt sich neben einer marktbezogenen Positionierung und perspektivisch angelegten Bedeutungsklärung von ECM mit der systematischen Marktevaluierung und praxisnahen Implementierung entsprechender Systeme.
Inhaltlich ergänzt wird dies durch den vom dii konzipierten ECM-Performance-Index zur praxisgerechten Qualitätssteuerung der Prozesse im Dokumentenmanagement. „Obwohl der DMS- bzw. ECM-Markt schon auf eine längere Geschichte zurückblickt, ist die Frage der Prozessqualität bei diesen Lösungen bisher kaum diskutiert worden und sind hierfür vor allem keine praxisgerechten Methoden entwickelt worden“, kritisiert Komus. „Mit dem ECM-Performance-Index wollen wir einen Impuls setzen, um dem für Effizienzstrategien immer wichtigeren Qualitätsaspekt die notwendige Aufmerksamkeit zu verleihen.“
Gleichzeitig trägt diese Komponente des Regelwerks seinen Aussagen zufolge zu der Bezeichnung ECM-Intelligence bei. „Wir verstehen unter intelligenten DMS- bzw. ECM-Strukturen, dass sie dynamisch und wandelbar angelegt sind und sich außerdem über Kennzahlen analysieren und qualitativ steuern lassen.“ Diesem Selbstverständnis folge auch die inhaltliche Ausrichtung des Frameworks.
Die zwei weiteren Teile widmen sich mit Social ECM dem kollaborativen Aspekt und mit Process ECM der Integration der DMS-Prozesse in die unternehmensweite Prozessstrukturen. Sie werden im ersten Halbjahr 2013 erscheinen.
