Sulzbach. Die Intensivseminare „Elektronische Archivierung/ Dokumenten-Management“ von der Zöller & Partner GmbH warten in der zweiten Jahreshälfte 2011 mit einer erweiterten Agenda auf. Die Seminarkernthemen decken den kompletten Archivierungs- und DMS-Bereich ab – über Dokumentformate, Dokumenteneingangs- und -ausgangsbearbeitung, Integration in Fachanwendungen, elektronische Akten, rechtliche Grundlagen und Entwicklung einer ECM-Strategie bis hin zur Projektorganisation und Systemeinführung. Aktuelles: Aufgrund des wahrscheinlich bereits ab 1. Juli 2011 geltenden Steuervereinfachungsgesetzes erläutern die Experten der herstellerunabhängigen Unternehmensberatung deren Auswirkungen. Danach ist die elektronische Rechnung jetzt auch ohne die bisher erforderliche qualifizierte elektronische Signatur der papierbasierten gleichgestellt. Ebenfalls neu ist ein Vortragsslot, der sich daran angrenzend der automatischen Rechnungseingangsbearbeitung widmet.
Die Seminare finden statt am 29./30. August 2011 in Frankfurt am Main, am 17./18. Oktober 2011 in Hamburg, am 07./08. November 2011 in Zürich, am 28./29. November 2011 erneut in Frankfurt am Main, am 07./08. Dezember 2011 in München und schließlich am 13./14. Dezember 2011 in Berlin.
Alle Teilnehmer erhalten die von Zöller & Partner erstellte aktualisierte Auflage der DMS-Marktübersicht, die der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. herausgegeben hat. Darüber hinaus sind die umfassende Seminardokumentation einschließlich Checklisten und Projektwerkzeugen sowie Pausenverpflegung und Mittagsbuffet in der Seminargebühr in Höhe von € 1.200 bzw. CHF 1.500 zzgl. Mehrwertsteuer enthalten.
Die Flut analoger und vor allem digitaler Unterlagen und Dateien stellt die Anwender vor immer größere Probleme. Dokumente aus unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formaten entziehen sich einer effizienten Verwaltung, auch aufgrund der unkontrollierten Verteilung auf lokale Ablagen, auf File-Servern, E-Mail-Systemen und vielen weiteren Repositories. Die „vollständige Akte“ ging schon lange verloren. Mitarbeiter finden Unterlagen nicht da, wo sie sie vermuten, und das kostet Zeit, Geld und ein ruhiges Gewissen, wenn es um die ordnungsgemäße Aufbewahrung geht. Das gilt für archivierte Belege ebenso wie für lebende Dokumente in Teamprojekten.
Verwirrende Vielfalt
Die ECM-/DMS-Branche liefert Lösungen für diese Probleme, macht es den Anwendern aber schwer, sich im Dickicht der Schlagworte zu orientieren und die richtigen Systeme auszuwählen. Das liegt zum einen an den unklaren Begrifflichkeiten (Archivierung, DMS, ECM, Collaboration, Workflow, Records Management etc.), aber auch an der für den Neueinsteiger schwierigen Vergleichbarkeit der Angebote.
„Ich dachte, das ist Standard“
Daher werden die für ein erfolgreiches Projekt wichtigen Detailunterschiede erst sehr spät im Projektverlauf sichtbar, vor allem bei den DMS-Kern- und Erweiterungsfunktionen, bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und Skalierbarkeit sowie den Customizing- und Programmierwerkzeugen, Benutzerführung in den Oberflächen u.v.a. Die Folge sind ungeplante und erhebliche Zusatzkosten, vor allem bei den Dienstleistungspositionen. Unverzichtbare Grundvoraussetzungen für den Projekterfolg sind daher Kenntnisse dessen, was ein modernes DMS an Funktionalität im Standard mitbringt und wo man Anpassungen erwarten muss, wie man diese ermittelt, entsprechende Anforderungen formuliert und daraus eine fachliche und funktionale Konzeption der Lösung erarbeitet. Wichtig ist die Konsensfähigkeit dieser Fachkonzeption, die sowohl für den Anwender als auch den Anbieter über die verschiedenen Projektphasen hinweg – von der Systemauswahl bis zur Einführung – eine verbindliche und zunehmend detaillierter werdende Arbeitsgrundlage darstellen soll.
Solide Wissensgrundlage: Der Blick „unter die Haube“
Das Seminar vermittelt Neueinsteigern eine solide Wissensgrundlage zu einer Fülle funktionaler, organisatorischer, aber auch technischer und rechtlicher Aspekte und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen aus der DMS-Praxis. Es wird aber auch häufig genutzt, um erfahrene Mitarbeiter zu wichtigen Einzelthemen auf den aktuellen Stand zu bringen. Die seit vielen Jahren hervorragende Bewertung durch die Teilnehmer www.zoeller.de/seminarbewertung.htm bestätigt das praxisnahe Konzept.
Inklusive!: Ein Exemplar der aktuellen VOI / Zöller & Partner DMS-Marktübersicht
Die Seminarteilnehmer erhalten als Ergänzung der umfangreichen Seminardokumentation ein Exemplar der von Zöller & Partner erstellten aktuellen VOI DMS-Marktübersicht (950 Seiten, 51 Systeme). Das Inhaltsverzeichnis und ein Auszug aus der Studie stehen unter www.zoeller.de zur Verfügung.
Termine für die nächsten Intensivseminare:
29./30. August 2011, Frankfurt am Main, Marriott Hotel
17./18. Oktober 2011, Hamburg, Marriott Hotel
07./08. November 2011, Zürich, Marriott Hotel
28./29. November 2011, Frankfurt am Main, Marriott Hotel
07./08. Dezember 2011, München, Marriott Hotel
13./14. Dezember 2011, Berlin, Marriott Hotel
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