ALPLA hatte sich das Ziel gesetzt, alle Werke im Rahmen des Projekts „eMIS“ in ein standardisiertes Berichtswesen auf Datenbankbasis für einheitliche Reports zu integrieren. Das enterprise Management Informationssystem („eMIS“) ermöglicht allen Verantwortlichen jederzeit und weltweit Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten mit Hilfe einer Webplattform. Eigene Ergänzungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich. Ebenfalls besteht die Möglichkeit über Budgetvarianten Simulationen zu starten oder auf sich ändernde Marktsituationen schnell zu reagieren, ohne kompliziert das Soll-Budget zu verändern. Alles wird vom System dokumentiert und historisiert.
Für „eMIS“ wurde ursprünglich ein Data Warehouse auf Basis von MS-SQL-Server 2000 mit Analysis Services aufgebaut. Darin werden die benötigten Produktionsdaten aus den Werken automatisiert importiert. Nach der ersten Stufe der BI Implementierung mit Standardreports erfolgte die sukzessive Erweiterung der Systeme, um eine zielgerichtete und durchgängige Optimierung zu erreichen. Denn es wurde festgestellt, dass sich die Werke hauptsächlich als Datenlieferanten für die Zentrale verstanden und nicht als direkter Nutzer der selbst berichteten Daten. Zudem entsprach die Flexibilität der Reports nicht den Anforderungen und konnten bestimmte Fragestellungen in der Zentrale nur durch ineffiziente Prozesse beantwortet werden.
Daraus wurden Aktionen bei ALPLA abgleitet, um eine langfristige Optimierung der festgestellten Situation zu erhalten. Beginnend für den zentralen Sales-Bereich wurde ein Prototyp für die Datenanalyse erstellt, um das generelle Konzept der flexiblen Datenanalyse zu prüfen. Das Projekt „eMIS goes region“ wurde danach initiiert. Dies bedeutet, dass das DWH mit einer neuen technologischen Komponente für den Ad-hoc bzw. Analysebereich mittels einem speziellen OLAP-Cube-Design für die Abfrage geschaffen wurde, um dann mit Standardtools Daten abfragen zu können (MS Excel 2007 mit direkter Verbindung zum DWH).
Der Vorteil der gewählten Technik lag klar auf der Hand: Es mussten keine neuen BI Tools angeschafft werden. Das bestehende Potential der ohnehin lizenzierten MS Analysis Services konnte voll ausgeschöpft werden, ebenso vermindert sich der Schulungsaufwand immens. Ziel des Projekts war es, das Rollenverständnis in den Werken vom „Datenlieferanten“ zum „Datennutzer“ umzukehren und Potentiale bei der Generierung entscheidungsrelevanter und komplexer Berichte und Auswertungen zu heben.
Nach den erfolgreichen Tests im Sales-Bereich wurden die Cubes mit Einkaufs-, Finanz- und Produktionsdaten gestaltet. In der Perspektive Produktion wurde der Fokus auf die langfristige Beobachtung von Sachverhalten gelegt. So z.B. Benchmarks gegenüber anderen Ländern/Regionen. Beispielfrage: Wie ist die Auslastung eines speziellen Maschinentyps in allen Regionen über unterschiedliche Perioden? Ein weiteres wesentliches Ziel der Initiative war die Verbesserung der Datenqualität in den Vorsystemen, aus denen sich das MIS u.a. speist, da Massedaten jetzt gezielter sichtbar gemacht werden können.
Durch diese Maßnahmen erfolgte ein Schritt weg von der herkömmlichen Datenaufbereitung hin zur Informationsnutzung und Interpretation, also eine qualitative Verbesserung von Controllingtätigkeiten. Konkret konnten durch die Verwendung der OLAP-Technologie Fragestellungen innerhalb weniger Minuten beantwortet werden, welche zuvor Stunden für die Zusammenstellung benötigt hätten. Komplexe Fragestellungen können heute jederzeit flexibel und individuell durch die User selbst beantwortet werden, auch wenn das Datenvolumen sehr groß ist.
Da BI natürlich auch Prozesse unterstützt, wurden weitere Projekte gestartet. Hierfür wurde wiederum das BI-Tool Arcplan in Kombination mit der SQL Datenbank verwendet, insbesondere aufgrund seines flexiblen Aufbaus und der Möglichkeit der Dateneingabe. Exemplarisch kann die Umsetzung des Projektes „Kreditverwaltung“ als erfolgreicher BI-Prozess erwähnt werden, in welcher die Fachabteilung Treasury (Hr. Mag. Thomas Mathis) gemeinsam mit dem BI-Team (Hr. DI Klaus Wurmsdobler und Hr. Lukasz Fratczak MSc) die konsequente evolutionäre BI-Strategie realisierte. ALPLA hat hier eine eigene Treasurylösung realisiert, die es erlaubt, den gesamten Finanzierungsprozess von Beginn der Konditionenverhandlungen bei internen Darlehen bis hin zur Nachvollziehbarkeit der Zins- und Tilgungszahlungen einzelner Konzerngesellschaften untereinander aber auch bei Banken zu verwalten.
Ein weiteres Beispiel ist die Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen wie Maschinen und Maschinenkomponenten. Gemeinsam mit dem Internal Audit (Hr. Mag. Harald Dür) wurde eine Lösung etabliert, die alle physischen Ressourcen in den über 140 Standorten verwaltet. Bei benötigten Ressourcenverlagerungen kann dies nun durch eine zentrale Stelle im Konzern durchgeführt werden, gleichzeitig erfolgt eine Bewertung des Anlagevermögens für die buchhalterischen Prozesse. Alle Beteiligten werden bei der Auslösung des Prozesses automatisiert benachrichtigt und die Historie einzelner Ressourcen kann detailliert und vor allem transparent nachvollzogen werden. Somit ist ein effizienter Einsatz von Maschinen innerhalb der Gruppe gewährleistet.
Durch die konsequente Umsetzung einer einheitlichen und durchdachten BI-Strategie, welche in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen mit dem Urprojekt „eMIS“ durch den Leiter der IT/Organisation, Hr. Mag. Klaus Metzler MBA, gestartet wurde, besitzt ALPLA heute eine breite und durch etwa 800 User weltweit akzeptierte Reporting und Analyselandschaft sowie Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse. Der Erfolg ist nicht zuletzt durch die Implementierung einer BI-Abteilung im Konzern möglich geworden, die von Anfang an IT, betriebswirtschaftliches Wissen und Methodenkompetenz vereinte.
Das Beratungsunternehmen Actinium Consulting GmbH, das die Anfänge der BI-Projekte bei ALPLA begleitete und bis heute innovative technologische Impulse einbringt, bescheinigt dem Unternehmen entgegen dem allgemeinen Trend, der erst kürzlich in einer BI-Studie festgestellt wurde, eine hohe Lösungskompetenz, da Anforderungen und Prozesse im Vorfeld klar konzeptioniert wurden und somit konsequent und erfolgreich umgesetzt werden konnten.
Über Actinium
Die Actinium Consulting GmbH ist ein 1999 gegründetes Beratungsunternehmen mit Sitz in Lindau (Bodensee) und Projektbüros in Stuttgart, Darmstadt, Selm (Dortmund) und Graz. Beratungsschwerpunkte sind Business Intelligence, Business Consulting und Business Integration. Das Leistungsspektrum deckt alle Projektphasen von der Beratung und Evaluierung über die Konzeption bis zur Implementierung ab. Zu den Kunden gehören beispielsweise Thyssen Krupp Nirosta, Ravensburger, ALPLA, Nokia, Süddeutscher Verlag, T-Systems, Krombacher, Österreichischer Rundfunk, Falkensteiner Michaeler Tourism Group und zahlreiche andere namhafte Unternehmen.
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